За какой год уничтожать кадровые документы в 2020 году

График отпусков должен быть утвержден не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ), то есть в 2000 году до 17 декабря. Государственные учреждения используют унифицированную форму графика Т-7, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Издайте приказ о составлении графика и укажите в нем срок составления графика, поручения ответственным лицам и срок их исполнения.

При составлении графика отпусков обязательно учтите, что некоторые работники имеют право использовать отпуск в удобное для них время, в том числе до истечения шести месяцев непрерывной работы в вашей организации, или в иные периоды, установленные нормативными правовыми актами РФ (ч. 3 ст. 122, ч. 4 ст. 123 ТК РФ).

Включайте в график все работников, которые у вас есть на тот момент. Новичков, оформленных на работу после утверждения графика, включать в него постфактум не нужно. Их отпуска войдут в график на следующий, 2022 год. А в 2021 году отпуск таким сотрудникам предоставляйте на основании заявлений.

Внешних совместителей можно включить в график, если они успели предоставить справку или выписку из графика отпусков с основной работы. При этом укажите тот же период отпуска, что и на основной работе (ст. 286 ТК РФ).

В график должны быть отражены все дни основных и дополнительных отпусков. В этом году их нужно особенно внимательно посчитать, поскольку из-за пандемии кто-то свой отпуск многократно дробил, кто-то использовал авансом, кто-то, наоборот, использовал не все дни. О неиспользованных днях отпуска сделайте пометку в графе «Примечание», например: «5 календарных дней – перенос с прошлого года».

Если у вас есть профсоюз, направьте ему проект графика в течение 5 рабочих дней со дня составления (то есть до утверждения). Если профсоюз не согласен с проектом графика и подготовил предложения по его совершенствованию, можете принять их либо в течение 3 дней после получения этих предложений провести с профсоюзом дополнительные консультации для достижения взаимоприемлемого решения. При недостижении согласия оформляется протокол разногласий, после чего можно график все же утвердить. При этом профсоюз, в свою очередь, может обжаловать график в ГИТ или в суд, а также начать процедуру коллективного трудового спора (ст. 372 ТК РФ).

Предоставьте график отпусков руководителю кадровой службы для подписания и руководителю организации для утверждения. В графе формы Т-7 «Номер документа» укажите порядковый номер в соответствии с принятой в организации нумерацией для таких документов. Конкретную дату утверждения проставьте в графе «Дата составления».

Несмотря на отсутствие в законодательстве прямого требования об этом, утвержденный график отпусков доведите до сведения всех работников под подпись, в частности, заранее можно дополнить таблицу формы Т-7 графика графой 11 или завести отдельный журнал ознакомления с графиками отпусков.

Вносимые в график изменения должны быть оформлены приказом работодателя.

Проверить в большой организации все трудовые договоры в конце года, конечно, проблематично, поэтому можно взять за правило каждый год просматривать трудовые договоры, заключенные в текущем году. В первую очередь проверьте, на всех ли работников они оформлены, есть ли в договорах подписи, в том числе подписи, подтверждающие получение второго экземпляра договора.

Также проверьте, не указана ли у кого-то зарплата ниже МРОТ.

Убедитесь, что имеются все необходимые дополнительные соглашения к трудовым договорам, в частности с теми, кого перевели на удаленную работу, кому изменили режим рабочего времени.

Следующее, на что обратим внимание, – трудовые книжки. Напомним, что в силу ст. 66 ТК РФ работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого проработавшего у него свыше 5 дней, если работа у данного работодателя является для сотрудника основной. Значит, нужно проверить наличие записи о приеме на работу и ее правильность.

С начала 2021 года заводить трудовые книжки не придется, если человек принимается на работу впервые. Продолжать вести их нужно будет, только если работник написал соответствующее заявление или не написал ни заявление о выборе бумажной трудовой книжки, ни заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

До конца года, а точнее, до 31 декабря генпрокуратура формирует и размещает на своем сайте сводный план проведения плановых проверок. Чтобы узнать, попала ли ваша организация в план проверок, которые проводятся ГИТ, ФСС, ФНС, прокуратурой и иными контролирующими органами, зайдите на этот сайт либо на сайты самих органов.

В план проверок в 2021 году могут попасть работодатели с высоким, значительным, средним и умеренным риском.

К сведению: перечни работодателей, чья деятельность отнесена к имеющей значительный или высокий риск, размещены в открытом доступе на сайте Роструда.

Если вы попали в план проверки ГИТ, работы у вас прибавится. Напомним, что ГИТ обязаны контролировать:

• исполнение работодателями законодательства о труде;

• соблюдение процесса расследования и учета несчастных случаев на производстве;

• расчет и выплату заработной платы, льгот, пособий, страховых взносов и т. п.

При проверке инспекторы затребуют:

• организационно-распорядительные документы;

• внутренние локальные акты в которых содержатся нормы трудового права;

• документы, устанавливающие организационно-правовую форму, права и обязанности предприятий или предпринимателя;

• трудовые договоры и допсоглашения к ним;

• трудовые книжки;

• приказы по личному составу, личные карточки;

• документы, подтверждающие прохождение медосмотров, если этого требует работа на предприятии;

• документы, подтверждающие расчет и выплату заработной платы, льгот, гарантий, компенсаций, пособий, взносов и т. п.

Для подготовки к проверке вы можете пройти самопроверку на сайте ГИТ.

Также в конце года подведите итоги:

• по квотам рабочих мест для инвалидов;

• по сдаче отчетности и форм в службу статистики (в соответствии с календарем, опубликованным на сайте Федеральной службы государственной статистики).

Если кадровик осуществляет воинский учет, придется проверить и документы воинского учета для военкомата (местной администрации).

Помимо отчетов, проверьте различные книги, журналы учета и регистрации, ведущиеся в отделе кадров. Если какой-либо из них подходит к завершению или в организации они ведутся по годам, необходимо завершить эти журналы и подготовить новые.

Как обычно, в конце года начинается работа с архивом кадровых документов. В частности, организуйте хранение отработанных документов за предыдущий год и уничтожение документов с устаревшими сроками хранения.

Если в организации нет номенклатуры дел – документа, представляющего собой систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения, – или она уже устарела, то составьте новую. Этот документ значительно облегчит подготовку дел к архивному хранению.

Если кому-то из сотрудников придется работать во время новогодних праздников, подготовьте заранее его письменное согласие на работу в праздники и приказ о привлечении к работе в эти дни.

Если в организации пропускной режим, составьте график дежурств и список привлекаемых работников и передайте его на проходную (охраннику или другому лицу).

* * *

Мы перечислили основные мероприятия в кадровом делопроизводстве в конце года. Понятно, что проверить всю кадровую документацию за короткий срок невозможно. В этом плане полезен кадровый аудит, который можно спокойно провести в любое время в течение года. Ну а если он не проводился, придется напряженно поработать. Особенно если ваша организация включена в план проверок на 2021 год. Впрочем, если подготовить четкий план действий и запастись спокойствием, решить все эти задачи будет не так уж сложно. У вас все получится!

С 1 января все российские работодатели могут вести бумажную и электронную трудовые книжки на работников. Такие изменения прописаны в Трудовом кодексе РФ. Выбирать формат свой трудовой будет каждый работник в течение 2020 года. Об этих изменениях всем работодателям придется уведомить каждого работника до 1 июля 2020 года и получить подпись работника под уведомлением. А подать заявление о переходе на электронную трудовую работники смогут до 31 декабря.

Форма уведомления работника о переходе на электронную трудовую книжку разработана Пенсионным фондом России, но можно использовать и произвольную форму. Главное — обязательно проанализировать локальные акты организации и своевременно внести изменения в действующие трудовые договоры, коллективный договор; правила внутреннего трудового распорядка и регламент работы кадровой службы. С новыми редакциями локальных нормативных документов нужно ознакомить работников.

Всем, кто в первый раз трудоустроится в 2021 году, оформлять бумажные трудовые книжки будет не нужно. Для них предусмотрены только электронные. Сведения о трудовой деятельности до 2020 года тех, кто решит перейти на электронную форму, переносить в ЭТК не будут, а бумажную книжку нужно будет вернуть под личную подпись.

Изменения в кадровом делопроизводстве в 2020 году

Каждый работодатель, в силу требований законодательства, в любом случае обязан собирать, хранить, передавать персональные данные, то есть вести их обработку. В связи с этим на практике он признается оператором персональных данных независимо от других обстоятельств. Обычно ответственным за обращение с персональными данными должностным лицом является кадровик или лично руководитель.

В конце 2019 года в КоАП РФ внесены поправки, направленные на усиление мер административной ответственности за нарушения в сфере обработки данных и распространения информации. В отдельный состав правонарушения выделено невыполнение оператором обязанности по обеспечению записи, систематизации, накопления, хранения, уточнения (обновления, изменения), извлечения персональных данных граждан с использованием баз данных, находящихся на территории РФ. И это напрямую касается всех работодателей, которые хранят информацию о своих работниках и клиентах в электронном виде.

За нарушение устанавливается штраф в размере:

• для граждан — от 30 000 до 50 000 рублей;
• для должностных лиц — от 200 000 до 500 000 рублей;
• для юридических лиц — от 2 миллионов до 6 миллионов рублей.

При повторном нарушении штрафы будут выше:

• для граждан — от 50 000 до 100 000 рублей;
• для должностных лиц — от 500 000 до 1 миллиона рублей;
• для юридических лиц — от 6 миллионов до 18 миллионов рублей.

Правительство РФ в середине прошлого года постановлением от 10.07.2019 № 875 утвердило новый производственный календарь на 2020 год. Из 366 календарных дней (високосный год) будет 248 рабочих, 118 выходных и праздничных дня.

Установлены переносы выходных и праздничных дат, определено количество сокращенных рабочих дней, особенности труда и отдыха при стандартной пятидневной и шестидневной рабочих неделях. Работодатели обязаны руководствоваться производственным календарем для планирования и установления графика работы.

В соответствии с поправками в Трудовой кодекс РФ будет разрешен обмен электронными заявлениями между работниками и работодателем. До сих пор такие электронные заявления и документы работодатели могли принимать только от дистанционных работников. На остальных документах им была необходима «живая подпись», в противном случае возникал риск признания заявления недействительным.

Вводить в организации электронный кадровый документооборот или нет, будут решать сами работодатели. В случае издания соответствующего приказа в электронную форму можно перевести заявления:

• о приеме на работу;
• об увольнении;
• о предоставлении отпуска;
• другие кадровые документы.

Работнику потребуется электронная подпись, которую можно получить бесплатно на сайте госуслуг. Обмен документами будет происходить по адресу электронной почты, указанному работником.

Срок хранения документов налогового учета с 2020 года должен соответствовать как перечню Росархива, так и Налоговому кодексу РФ. Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ, он составляет не менее 4 календарных лет и исчисляется с момента окончания года, в котором был завершен регистр налогового учета. При этом, если в других нормативных актах для документа установлен срок хранения, превышающий 4 года, соблюдать нужно его.

Сроки хранения таких документов с 18.02.2020 регламентируются пунктом 8 раздела II приказа Росархива. Для определенных документов срок хранения зависит от даты их оформления. Срок хранения документов, оформленных до 2003 года — 75 календарных лет, начиная с года, следующего за годом их создания. Кадровые документы, созданные после 2003 года, нужно хранить не менее 50 лет. В перечень кадровой документации входят трудовые и гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа, личные карточки сотрудников, а также невостребованные оригиналы их трудовых книжек, дипломов, военных билетов, удостоверений, свидетельств.

Для некоторых документов установили специальный срок хранения, которого раньше не было:

• документы о дисциплинарных взысканиях – 3 года;
• заявления о выдаче документов, связанных с работой, и их копии – 1 год;
• документы учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) – 45 лет.

Каждая организация обязана хранить документы, иначе придется нести ответственность.

В соответствии со статьей 120 НК РФ, налогоплательщик наказывается штрафом в размере 10 тысяч рублей, если не представит налоговые и бухгалтерские документы учета за один налоговый период. Если налогоплательщик не может представить документы учета за несколько налоговых периодов, его ждет штраф в размере 30 тысяч рублей. Кроме того, если это привело к снижению налогооблагаемой базы, ФНС вправе оштрафовать организацию в размере 20% от суммы недополученных налогов, но не меньше 40 тысяч рублей.

Согласно статье 15.11 КоАП РФ, за грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету должностные лица несут административную ответственность и наказываются штрафом от 5 до 10 тысяч рублей, а при повторном нарушении штрафом от 10 до 20 тысяч рублей или дисквалификацией на срок от 1 до 2 лет.

За нарушение правил хранения архивной документации по статье 13.20 КоАП РФ предусмотрен штраф от 300 до 500 рублей.

Не тратьте время на задачи, которые не приносят прибыль!

Передайте бухгалтерию на аутсорсинг. Мы возьмём на себя всё ведение и безопасное хранение вашей документации.

• Архив исчез: что делать? Восстанавливаем кадровую документацию

• Как кадровику подготовить документы для архивного хранения

• Правильно систематизируем, формируем и уничтожаем кадровые документы

Изменения отразились на номенклатуре дел и документообороте госорганов, бюджетных и коммерческих организаций (Таблица 1).

Таблица 1: Изменения в сроках хранения документов до и после введения Перечня 2019.

Учитывать изменения нужно и при кадровом документообороте. Личные карточки сотрудников, трудовые договоры, документы о приёме, переводе и увольнении с работы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, теперь следует хранить 75 лет. А документы, законченные делопроизводством, позднее указанного срока – 50 лет.

Отдельные кадровые документы получили индивидуальный срок хранения:

• журналы, книги учета инструктажа по охране труда — 45 лет;
• предупреждения, уведомления работников — 3 года;
• заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копии — 1 год.

Внести все изменения нужно до момента сдачи итоговых записей номенклатур структурных подразделений в службу делопроизводства. То есть, до конца 2020 года.

Обозначить дату перехода должен руководитель организации. Предварительно издав соответствующий указ или распоряжение.

В конце года останется только заполнить сводную номенклатуру. Внести сведения о количестве дел временного и постоянного хранения, а также дела с отметкой «ЭПК».

5 главных новостей 2020 года для кадровиков

В номенклатуре дел организации следует обновить только те статьи, которые ссылаются на Перечень 2010 года. Для этого нужно провести выверку номенклатуры и актуализировать её.

1. Сравните Перечень 2019 г. с перечнем 2010. Обратите внимание на новые тематические подзаголовки, категории и комплексы документов.
2. Проведите сверку заголовков, сроков хранения. Укажите новые статьи. Для учета изменений следует использовать рабочий экземпляр номенклатуры дел. Он станет основой для разработки новой номенклатуры на 2020 год (или изменений к ее первоначальному варианту) и для подготовки к утверждению номенклатуры дел на следующий 2021 год.
3. Потребуется приказ об отмене старой и введении новой номенклатуры, а также проект сводной номенклатуры дел. Его следует согласовать с начальниками структурных подразделений и экспертной комиссией организации.

Для удобства утверждённую номенклатуру дел можно поделить на разделы и передать каждый из них в соответствующее структурное подразделение организации.

АХО. Секретариат и делопроизводство

К списку статей

• Свежие
• Посещаемые

Первичные документы бухгалтерского учета очень важны, ведь от их правильного оформления зависит многое, в том числе достоверность отчетности и налоговых платежей. Формы первичных документов бухгалтерского учета и разъяснения по их применению и заполнению вы найдете в этой рубрике сайта.

• отсутствие таких нарушений в прежние периоды;
• погашение долгов по зарплатам менее, чем через два месяца после того, как было возбуждено уголовное дело;
• выплата сотрудникам компенсации за задержку зарплаты;
• отсутствие другого состава преступления в действиях работодателя.

С июля 2020 года все кадровые документы оформляйте по правилам нового ГОСТа. Узнайте, какие виды бланков теперь можно использовать, какие четыре новых реквизита добавил ГОСТ, как располагать реквизиты на угловом и продольном бланках.

Российская трехсторонняя комиссия по регулированию социально-трудовых отношений на заседании, прошедшем 25 декабря 2020 года, утвердила Единые рекомендации по установлению систем оплаты труда работников государственных и муниципальных учреждений на 2020 год.

Кадровое делопроизводство предполагает особые условия хранения всех документальных сведений. Кадровый отдел, а при его отсутствии в компании — сам руководитель несут полную ответственность за сохранность всех обязательных бумаг. У того или иного документа может быть разная степень значимости, определяющая конкретный срок его хранения на предприятии.

С 18.02.2020 изменились сроки хранения документов по налогам и кадрам

Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет. По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив.

С первого дня работы вашей компании необходимо заняться вопросом кадрового делопроизводства (КДП). Трудовая инспекция может нагрянуть с проверкой в любое время, и, если бумаги будут не в порядке, руководитель получит штраф. Рассказываем, как запустить кадровый учет с нуля пошагово.

• 1 год – для графиков отпусков;
• 3 года – приказы по командировкам;
• 5 лет – табеля учета рабочего времени и приказы, для которых не установлен иной период (премии, выговора и т.д.).
• 10 лет – коллективные договора.

Есть документы, которые учреждение должно хранить постоянно, например учетную политику. Таблица со сроками хранения, поможет определить какие бумаги можно выбросить. Ведь сроки у всех разные. Если ошибетесь со сроком и уничтожите архив раньше, то учреждение оштрафуют.

Срок хранения документа отсчитывают с момента окончания его действия или закрытия отчетного периода (года). Как правило, отсчет периода, в течение которого необходимо хранить документ начинают с 01 января, года следующего за годом, в котором документ закончил свой срок действия.

Порядок и сроки хранения закреплены законодательно. Несоблюдение условий обращения с бумагами грозит организации серьезными последствиями: крупными штрафами или уголовным преследованием. Но если период хранения истек, то их необходимо уничтожить.

Шаг 4. Утилизация бумаг, которые внесены в акт. Их разрешено измельчить с помощью специальной техники (шредер), измельчить вручную, сжечь. Способ прописывают в акте об утилизации. Просто выбрасывать бумаги без измельчения нельзя, так как это приведет, например, к разглашению персональных данных сотрудников. А за это нарушение организация несет ответственность (ст. 90 ТК РФ).

Кадровая документация издается по поводу отношений работников и работодателей. Последствия этих отношений проявляются на протяжении длительного времени. Потеря или порча трудовой книжки, потеря других бумаг приводит к необходимости их восстановить. Например, важно хранение трудовых договоров по кадровому делопроизводству. С их помощью восстанавливаются сведения о средних заработках для расчета пенсий или размера пособий.

Сроки хранения документов по кадрам варьируются от 1 до 75 лет. Полный перечень сроков приведен в Приказе Минкульта № 558 от 25.08.2010. Используйте в работе памятку: таблицу сроков хранения кадровых документов.

* Сроки хранения кадровых документов, которые установлены Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, требуется привести в соответствие со статьей 22.1 закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ. То есть если документы созданы до 2003, они должны храниться 75 л. со дня создания. С 2003 — 50 л. со дня создания.

** Часть документов хранится постоянно.

*** Оформлять для сотрудника служебное задание и командировочное удостоверение не обязательно (Постановление Правительства от 29.12.2014 № 1595). Эти документы отменили с 08.01.2015.

Документация кадровой службы по окончании работы с ними подлежат хранению. Ответственность возложена на руководителя и инспектора по кадрам. Правила и требования к хранению кадровых документов в организации утверждаются специальным положением.

Архив предприятия организуется в специальном помещении.

Организации вправе передавать кадровые документы на хранение в госархивы (125-ФЗ).

На крупных предприятиях все вопросы определения сроков и отбор к уничтожению проводит специальная экспертно-проверочная комиссия (ЭПК). Создается приказом руководителя предприятия.

Правила сохранения кадровой документации должны строго соблюдаться. За нарушение предусмотрена гражданско-правовая и административная ответственность. Регламентируется она статьями 13.20, 13.25, 19.5, 19.6, 19.7 КоАП РФ.

Виды наказания ответственных лиц:

• предупреждение;
• штраф от 300 до 500 рублей (ст. 13.20 КоАП);
• дисквалификация на срок от 1 до 3 лет при грубом или повторном нарушении (ч. 2 ст. 5.27 КоАП).

Предложения по внедрению электронного кадрового документооборота Минтруд начал готовить с 2017 года. Изначально ведомство выступало за нововведения, которые позволят:

• предоставить работодателю право принимать решение о полном либо частичном ведении документов, связанных с кадровым делом, в электронной форме;
• все расходы по ведению документов в электронной форме возложить только на работодателя;
• уравнять с точки зрения юридической силы документы в электронном и бумажном виде;
• обязать работодателя предоставлять электронные документы в бумажном виде по требованию работника.

При Минтруде действует рабочая группа, цель которой — подготовить законодательные предложения, связанные с переводом кадрового документооборота в электронный вид.

На Всероссийской неделе охраны труда, которая прошла весной 2019 года, министр труда и социальной защиты Максим Топилин подтвердил намерения чиновников перевести проверки ГИТ в электронный формат. Это позволит сэкономить время работодателя, ускорить и оптимизировать сам процесс проверки. Так, например, в ходе плановой проверки инспектор труда сможет пользоваться специальной базой данных для проверки кадровых документов в электронном виде, без необходимости выезда к работодателю.

Известно, что с подробностями перевода бумажной трудовой в электронный вид чиновники уже определились. Это произойдет поэтапно и начнется с того, что новые данные работодатели будут вносить уже в электронном формате. Затем все ранее прописанные в бланках данные перенесут в компьютерные базы.

Полный отказ от обычных трудовых книжек планируется с 1 января 2027 года. Таким образом, привычный документ превратится в электронный файл, который будет храниться в системе персонифицированного учета.

Несмотря на то, что с 2021 года все трудовые будут вестись только в электронной форме, работники и работодатели, для которых традиционный формат кажется наиболее приемлемым, вправе продолжить вести бумажные трудовые книжки вместе с электронными.

С 1 января 2021 года работодатели вернут работникам бумажные трудовые книжки, поскольку с них снимется ответственность за их хранение и ведение. Исключение составят только лица, написавшие заявление о продолжении ведения бумажного аналога.

У электронных трудовых масса преимуществ:

• упрощают ведение кадрового производства;
• снимают вопрос о соблюдении сроков выдачи книжек при увольнении;
• освобождают работника от необходимости запрашивать у работодателя копии трудовой;
• стандартизация и ведение кадровой информации в специализированных базах данных;
• возможность для работников контролировать в режиме онлайн все сведения, которые вносятся в их трудовую.

Сейчас действует двойной учет трудового стажа: органы ПФР делают это на лицевых счетах работников, а работодатели — в трудовых книжках.

Сведения о стаже фонд берет из данных индивидуального лицевого счета работника. Поэтому эксперты считают, что с появлением электронных трудовых книжек пропадет ненужная двойная работа в учете стажа.

С 1 января 2020 года работодателям придется представлять сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц в информационную систему ПФР по форме СЗВ-ТД, и делать это нужно будет ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

С 1 января 2021 года эта информация при приеме на работу или увольнении должна отправляться не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего документа.

Хранение документации на предприятии регламентируется ФЗ «Об архивном деле в РФ», ФЗ «О бухгалтерском учете», НК РФ.

• Документ подтверждающий, что сотрудник получил образование за счет фирмы, хранится не меньше 4 лет.
• Личные карточки, трудовые договоры, личные дела – 75 лет.
• Документы, связанные с аттестацией рабочих мест – 45 лет.
• Приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие документы личного состава – 75 лет.
• Приказы о взысканиях, предоставленного отпуска, командировок по России –5 лет.

Это документы, которые могут проверить налоговые органы. Период проверки ограничен сроком – 3 года. Из этого следует, что хранить их надо более 3 лет. Налоговый Кодекс говорит о хранении продолжительностью в 4 года. К ним относятся документы затрагивающее налоговый и бухгалтерский учет, подтверждающие доходы и расходы организации.

Первичная документация на предприятии должна хранится 5 лет. Отчеты по бухгалтерии и балансы непременно отправляются в спецархив. Вышеперечисленные документы до присоединения к бухгалтерским балансам должны храниться в специализированных местах под ключом (сейфах).

Хранение кадровых документов — обязанность всех работодателей. Это определено ст. 17 закона от 22.10.04 № 125-ФЗ об архивном деле в Российской Федерации. Перед этим требованием закона все равны: и компании, и ИП, и государственные органы.

Кадровая документация занимает значительное место в общем объеме оформляемых работодателем бумаг. Если у него работает несколько сотен или тысяч сотрудников, количество кадровых документов может достигать нескольких тысяч единиц. Но и микроработодателям, у которых трудятся 2-3 человека, без такого рода документов не обойтись. И все они подлежат хранению в течение законодательно установленных сроков.

Основной особенностью, связанной со сроками хранения кадровых документов, является продолжительность периода, в течение которого их нельзя уничтожать. К примеру, информация, связанная с личным составом, подлежит длительному хранению (75 лет или в течение всего периода существования компании). К таким кадровым документам относятся трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, личные карточки сотрудников и иные созданные у работодателя бумаги, связанные с трудовыми взаимоотношениями его с работником.

На срок хранения дел, формирующихся в кадровой службе, оказывают влияние многие факторы. Например, из-за разной степени важности графика отпусков и штатного расписания сроки хранения указанных документов различаются в 5 раз (1 год и 5 лет соответственно).

С 13.03.2016 до 50 лет сокращен срок хранения некоторых документов по личному составу. Подробнее об этом — в материале
.

Новые сроки хранения документов: таблица

В личное дело работника входят все документы о работнике: трудовая деятельность, образование. Оно формируется в течение всей учебы или работы. С 2005 г. оформление личных дел является обязательным для государственных органов власти, для фирм это является добровольным делом.

На практике в работе организации концентрация всех сведений о работнике в одном месте позволяет упростить поиск информации в нужный момент, своевременное применение гарантий и льгот.Документы, собранные в одном месте, обеспечивают лучшую сохранность.

Документы в личное дело складываются по мере поступления. После приказа об увольнении, личное дело сотрудника отправляется в спецархив.

У государственных служащих передается через 10 лет нахождения в кадрах, у остальных – не более 3 лет. При подготовке к передаче в спецархив возможна группировка нескольких личных дел в наряд (прошить в одном деле).

На обложке личного дела указываем фамилию, имя, отчество сотрудника. Срок хранения личных дел работника ¾ века – 75 лет, руководителей – не уничтожаются.

Состав личного дела в законодательстве не определен. Его состав может быть прописан в инструкции по кадрам. Так как в них входит конфиденциальная информация они должны хранится в специально отведенных местах с доступом только у кадровой службы и руководителей (например, сейфах). Лучше систематизировать их в алфавитном порядке.

Внутренняя опись документов. Так как документы, находящиеся в личном деле обладают важностью, следует произвести внутреннюю опись документов. С заведением личного дела заводится внутренняя опись. По мере заполнения папки, соответственно заполняется и опись с нумерацией вкладываемых документов.

Это позволит упростить поиск нужного документа. Опись нумеруется отдельно от других документов. В случае создания наряда в архив, внутренняя опись составляется с включением личных дел.

• Анкета, личный листок по учету кадров.
• Резюме (или автобиография).
• Копии документов об образовании.
• Личные документы сотрудника.
• Справки и другие документы, подтверждающие изменения анкетных данных работника.
• Свидетельство о заключении брака.
• Копии всех приказов о назначении, переводе, поощрениях, командировках, отпусках, увольнении.
• Обязательно подписанные с двух сторон: работником и работодателем.
• Трудовой контракт.
• Данные аттестаций.
• Характеристики или рекомендательные письма с прошлого места работы.
• План карьерного роста.

Основные виды документов, образующихся в процессе деятельности предприятия:

• Управленческая документация.
  Это документы деятельность организации без которых, невозможна. К ним относятся планирование деятельности, обеспечение материально-техническое, решение административно-хозяйственных вопросов.
• Бухгалтерская и налоговая документация.
• Внешние первичные документы — это документы, поступающие в организацию и исходящие из нее. Например, товарные накладные и акты, упрощенно-передаточный документ. Они варьируются от направления хозяйственной деятельности предприятия.
• Внутренние первичные документы – для внутреннего обращения, связанные с хозяйственной деятельностью организации и исчисление налогов. К ним относится учетная политика, планы счетов, учет основных средств, авансовые отчеты, акты сверок и т.д.
• Документы банка – движение безналичных денежных средств на расчетном счете организации. К ним относятся платежные поручения, выписки из банка и т.д.
• Кассовые документы – движение наличных денежных средств. К ним относятся ПКО, РКО, авансовые отчеты по выданным денежным средствам.
• Отчетность в налоговую и бухгалтерский баланс, различные отчеты.
• Документы по учету кадров и оплате труда.

К документам по учету кадров относится штатное расписание, тарифные сетки, трудовые книжки, трудовые договоры, организационная структура, ведомости по заработной плате, приказы по сотрудникам и т. д. Также свидетельства об аттестации работников, повышением квалификации, переобучением.

Специализированные документы, связанные с производственной деятельностью предприятия. К таким документам можно отнести строительную и проектно-сметную.

На протяжении деятельности любого предприятия образуется большое количество документов. Кадровая служба в данном случае не только не является исключением, но и является структурным подразделением организации, в котором возникает наибольшее количество различных документов, соперничать с которым может разве что бухгалтерия. Как правило, на любом предприятии рано или поздно встает вопрос о дальнейшей судьбе документов, образовавшихся в деятельности предприятия. Обычно существует две крайности: либо с каждым годом выделяется все больше и больше места под постоянно растущий объем бумаг, но при этом придерживаются принципа «ни одного документа в мусорную корзину», либо по окончании года максимальное количество документов просто уничтожается, поскольку руководитель и/или главный бухгалтер сочли их устаревшими. Ни один из вышеназванных подходов не отражает правильного и, главное, правомерного хранения кадровой документации организации. К сожалению, какого-либо отдельного нормативного акта, регулирующего правила хранения только кадровой документации, пока не издано, в связи с чем необходимо руководствоваться общими правилами и сроками хранения документов, образующихся в процессе деятельности организации. Правильное хранение документа необходимо в целях рациональной организации документационного обеспечения деятельности организации, а также строгого соблюдения действующих нормативных документов в сфере документации и информации.

Ответственность за сохранность документов организации несет руководитель. Документы должны храниться в закрывающихся шкафах, предохраняющих их от пыли, воздействия солнечного света. Изъятие и выдача документов из дел постоянного срока хранения не разрешается.

Необходимо обратить внимание, что организация вправе заключить договор с архивом и впоследствии передавать на хранение в архив документы, образовавшиеся в процессе деятельности организации, срок хранения которых истек. В случае, если такой договор не заключен, организация будет сдавать в архив только приказы по личному составу работников и ведомости начисления заработной платы.

Основным документом в области установления сроков хранения документов является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 6 октября 2000 г., далее по тексту Перечень). Указанный Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т.е. общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных). Перечень служит целям сохранения, организации и качественного пополнения состава Архивного фонда Российской Федерации. Перечень используется при формировании дел, при подготовке номенклатур дел, при разработке схем классификации документов, при разработке ведомственных перечней документов, примерных номенклатур дел, а также в практике работы экспертно-проверочных комиссий (ЭПК) архивных органов и экспертных комиссий (ЭК) организаций.

В указанном Перечне кадровой документации посвящено два раздела:

— раздел 7 включает документацию по трудоустройству, организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;

— раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении.

Сроки хранения документов, указанные в Перечне, распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.

Организации применяют указанные в Перечне сроки хранения документов по-разному. Временные сроки хранения применяются всеми организациями. Постоянный срок хранения применяется теми государственными, муниципальными организациями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, и негосударственными организациями, с которыми заключены соответствующие соглашения (договоры), т.е. источниками комплектования архивов.

Организации, документы которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы, т.е. не являются источниками комплектования архивов, могут применять постоянный срок хранения. Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, хранят документы постоянного срока по Перечню следующим образом: государственные, муниципальные организации — 10 лет; негосударственные организации — не менее 10 лет. Дальнейший срок хранения документов определяет организация в соответствии с действующим законодательством и/или необходимостью практического использования документов.

Документы с ограниченным периодом хранения:

• ПКО/РКО.
• Квартальные бухгалтерские отчеты.
• Документы по ревизии.
• Акты о взаимных расчетах между организациями.

Документы постоянного хранения:

• Приказы по основному виду деятельности.
• Годовые бухгалтерские балансы.
• Годовые отчеты по налогам.
• Документы о переоценке основ.фондов.
• Связанные с векселями.

Хранения до минования надобности:

• Приказы по сотрудникам.
• О начисленных налогах.
• Договоры страхования.
• Расчетные счета сотрудников.

На документах проставляется о

Хранения до замены новыми документами:

• Бланки форм статистической отчетности в организациях.
• Положения.
• Инструкции.

Новые сроки хранения документов в 2020 году: переходим на новый Перечень

В государственных и муниципальных организациях документацию комплектуют в установленном порядке для передачи в архив. А вот в коммерческих — все не так просто. Ответить на вопрос, как определяются сроки хранения персональных данных и других сведений и документов, помогут ЛНА организации. Они составляются на основе существующих НПА и сложившейся практики делопроизводства.

• Минтруд законодательно закрепил порядок проведения эксперимента по использованию кадровых электронных документов (Приказ от 14.05.2020 № 240н).

Закон от 24.04.2020 № 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов…», принят в разгар эпидемии. Он вступил в силу 5 мая 2020 года, и с этой даты запущен эксперимент по кадровому ЭДО, который продлится до 31 марта 2021 года.

При подведении промежуточных итогов проведения экспериментов чиновники Федеральной службы по труду и занятости отметили (Информация Минтруда от 26.06.2020):

• Работодатели вправе использовать для кадрового ЭДО как собственные информационные системы, так и платформу «Работа в России».
• Для работы в системе работодателю нужно зарегистрироваться в ЕСИА и иметь УКЭП, а работнику ─ учетную запись на портале Госуслуг.
• Во второй половине июля после отбора Минтрудом работодателей начнется тестовый период на платформе «Работа в России».
• С 01.10.2020 данный сервис станет доступным для заинтересованных работодателей.

Используя новый сервис, кадровики смогут заключать, изменять, расторгать и хранить трудовые договоры в электронном виде, а также вести кадровый документооборот без дублирования на бумаге.

• Больше не требуется отправлять на обязательные медосмотры сотрудников, проводящих за компьютером более 50% рабочего времени (Приказ Минтруда от 03.04.2020 № 187н, Минздрава от 03.04.2020 № 268н).

Об этом наконец договорились Минздрав, ФМБА, Минэкономразвития и Роструд. С мая 2020 года вступили в силу поправки в п. 3.2.2.4 Перечня вредных и (или) опасных производственных факторов.

Теперь, если есть результаты СОУТ, подтверждающие оптимальные/допустимые условия труда на рабочем месте, работодатель не обязан направлять для прохождения медосмотра сотрудников, проводящих за компьютером больше половины рабочего времени.

• Периодические медосмотры в особых случаях можно отложить на 6 месяцев (Приказ Минздрава от 18.05.2020 № 455н).

В случае введения режима повышенной готовности или режима ЧС по решению работодателя периодические медосмотры сотрудников можно отложить на период до 6 месяцев.

Данный порядок не касается предварительных медосмотров и случаев, когда условия труда сотрудников по результатам СОУТ отнесены к подклассам 3.3 и 3.4, а также занятых на работах, перечисленных в п. 14-26 Перечня работ из Приложения № 2 к Приказу Минздрава от 12.04.2011 № 302н.

• Дистанционные медосмотры водителей могут стать реальностью (законопроект № 972386-7).

Работодатели (компании и ИП) по закону обязаны организовывать обязательные медосмотры водителей (п. 3 ст. 23 Закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения»). В удаленных регионах выполнить это бывает затруднительно из-за проблем с кадрами и/или сложностями по оснащению в каждой транспортной компании кабинета медосмотра.

Проблему хотят решить на законодательном уроне, позволив компаниям, ИП и самозанятым лицам проводить медосмотры водителей дистанционно с применением телемедицинских технологий. Это позволит решить комплекс задач: оптимизирует издержки работодателей по проведению обязательных медосмотров, ускорит процессы цифровизации в данной сфере и т. д.

Подсказки для работодателя

• Если медосмотр проводится удаленно от места работы или в другом регионе, поездку к врачу можно признать командировкой (Письмо Минтруда от 22.01.2020 № 15-2/В-137).
• Если работодатель компенсирует работнику суммы его расходов по прохождению им самостоятельно обязательного медосмотра, такие суммы компенсации облагаются страховыми взносами и с них удерживается НДФЛ (Письмо ФНС от 27.01.2020 № БС-4-11/1082).

• Работодателей с 18.02.2020 обязали выдавать сотрудникам-военнообязанным при приеме или увольнении дополнительную справку (Постановление Правительства от 06.02.2020 № 103).

Дополнительный документ понадобится, если у сотрудника нет регистрации по месту жительства/месту пребывания. Оформленная работодателем справка позволит работнику встать на воинский учет по месту пребывания.

Коротко о новой справке:

• Выдается по специальной форме (Приложение № 2 к Приказу № 103).
• Содержит сведения о компании и данные работника (его должность, номер приказа о приеме/увольнении).
• Передается работником в военкомат вместе с заявлением о постановке на воинский учет.

Работодатель обязан отслеживать место регистрации или место фактического проживания сотрудника при заполнении учетных документов. При изменении адреса проживания в учетные документы необходимо внести соответствующую запись и уведомить об этом военкомат в 2-недельный срок.

• С 5 мая 2020 года выросли штрафы за воинский учет (Закон от 24.04.2020 № 132-ФЗ «О внесении изменений…»).

За ошибки в ведении воинского учета кадровикам и руководителям придется уплачивать штрафы в повышенном размере:

Срок давности привлечения к административной ответственности за нарушения воинского учета вырос с 2 месяцев до 3 лет (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ).

Подсказка для работодателя

Похожие записи:

• Сколько времени держат в больнице с инсультом
• 4 фсс корректировка за 1 кв 2018
• Прием в школу при переезде