Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Систематизация документов на пк осуществляется с помощью». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
По признаку географическому группируется документация корреспондентов в определенном регионе (к примеру, это может быть переписка между предприятиями-изготовителями Краснодарского края).
Поскольку информатика (и всё, что с ней связано, — электроника, робототехника и т.д.) — быстроразвивающаяся отрасль, школьная программа по ряду тем может отставать от действительности.
Содержание:
Систематизация документов на предприятии
Основной принцип расположения бумаг — хронологический. При формировании дела документы проверяются и сортируются по срокам создания, затем подшиваются, их список вносится в оформление дела и заверяется. Добавленные после документы также вносятся в список и размещаются в конце.
Принципы систематизации, перечень всех дел, которые ведутся у вас в течение года, фиксируются в документе «Номенклатура дел», который утверждается руководителем предприятия и является законом в течение года.
Прежде всего, систематизация документов необходима во время проведения оптимизации документооборота, во время создания архивов, как материальных (бумажных), так и электронных, создания различных баз данных.
В небольшой фирме для этих же целей достаточно создать несколько каталогов на одном или нескольких компьютерах и предоставить их для совместного доступа с использованием средств Windows 95 (если используются старые компьютеры с небольшим объемом оперативной памяти — с помощью Windows 3.11 для рабочих групп).
Может возникнуть вопрос: а так ли важна скорость сортировки? Безусловно, в приведенных выше примерах сортировка производится достаточно быстро. Но представьте, что нам нужно отсортировать в порядке возрастания большой массив чисел.
Это не исключает возможности одновременного использования его и как рабочего места одного из сотрудников, тем более что на современном жестком диске емкостью в несколько гигабайт (1 Гб ≈ 1 000 Мб ≈ 1 000 000 Кб)* может разместиться много тысяч документов, обычно имеющих размер, исчисляемый в десятках килобайт.
Безусловно, систематизация документов длительный процесс, требующий от исполнителей предельной концентрации внимания, а также специальных знаний. Именно поэтому проведение систематизации документов Вашей фирмы лучше всего перепоручить специалистам архивариусам. В большинстве случаев это работы разовые, что предполагает что дешевле нанять организацию со стороны и оплатить по безналичному расчёту.
Но вскоре выяснилось, что никаких особенно ценных товаров под пуховиком не было. Девушка всего лишь купила и спрятала под пуховиком два воздушных шара.
Чтобы избежать подобного беспорядка в документации и всех нежелательных последствий, с этим связанных, необходимо регулярно производить систематизацию документов.
Рекомендуется устанавливать автоматическое подключение только для постоянно используемых ресурсов (папок и дисков), так как включение компьютера в тот момент, когда сетевой диск недоступен (компьютер, на котором он расположен, выключен), приведет к приостановке запуска операционной системы и выводу на экран соответствующего сообщения.
Авторский. Если над определенными документами работает один автор или авторский коллектив, можно систематизировать бумаги именно по этому признаку.
Но в один прекрасный момент масса неструктурированной документации становится критической. И тогда приходится задуматься о создании удобного, функционального архива. Первым шагом на пути создания архива, конечно же, является систематизация документов.
Как показала наша многолетняя практика оказания услуг по переводу бумажных архивов в электронный вид, в связи с многочисленными сложностями при организации электронного архива заниматься его организацией самостоятельно нежелательно.
Хранение файлов текущего делопроизводства осуществляется на жестком диске компьютера. При работе в сети пользователю могут быть доступны диски или директории на других компьютерах. В этом случае они также будут иметь порядковые буквенные номера и с ними можно работать как с устройствами, размещенными на собственном компьютере.
В специальной литературе в качестве терминологических приняты следующие признаки группировок документной информации: номинальный, предметно-вопросный, авторский, корреспондентский, географический, хронологический и экспертный.
Доступ может быть ограничен либо использованием пароля для полного доступа и доступа только для чтения, либо ограничением доступа только для определенных пользователей или групп пользователей. Для ограничения доступа к папке можно ввести пароль — отдельно для чтения и отдельно для предоставления прав полного доступа к папке.
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО С ПОМОЩЬЮ КОМПЬЮТЕРА
Может оказаться, что к концу года многие Дела превратились в многотомные, поэтому при разработке системы организации документопотоков на следующий год следует внимательно изучить причины «разбухания» Дел и предусмотреть более глубокую их специализацию.
Любопытные истории, странности со всего света, факты и теории, которые приятно (и не очень) удивили нас. Приятного просмотра! Подписывайтесь на канал, обсуждайте и наслаждайтесь.
Виды или направления деятельности либо нумеруются по порядку, обычно двухзначным номером, либо обозначаются буквами, аббревиатурами, условными символами.
С переходом делопроизводства на компьютеризованные технологии встает вопрос об упорядочении и организации хранения документов, созданных в электронной форме.
Общие принципы классификации документов
Прежде всего необходимо создать на жестком диске папки (директории), в которые будут помещаться рабочие документы. Принципы упорядочения хранения файлов на компьютере во многом напоминают обычное делопроизводство. Как бумажные документы раскладываются в дела, так и файлы раскладываются по папкам (иногда употребляются термины «каталог» или «директория»). Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Хронологический. Данный метод систематизации документов идеален при разработке архива бухгалтерских и налоговых отчетов.
Наша компания оказывает услуги по систематизации документов, которая необходима при организации любого архива, в том числе и электронного.
Глава VI. Систематизация документов и структура издания
После сканирования файлы документов помещаются для хранения на материальный носитель с использованием специального программного обеспечения. Возможно хранение документов в онлайн-системе, что, однако, может иметь нежелательные последствия в результате сбоев на удаленном сервере или проблем в канале связи.
Правильно проведенная систематизация данных документации позволяет достичь качества показателей не только в делопроизводстве, но и в плане экономии ресурсов организации, рабочего дня персонала.
Если стакан поставить между чаем и молоком (в данный момент он не стоит между ними), то по соседству с молоком будет квас, а кофе будет точно в середине.
Систематизация документов в делопроизводстве обеспечивает не только оперативный и точный доступ к данным, но и предотвращает несанкционированную утечку сведений. Целью систематизации является также слежение пути документа от даты его определения в производство и до поступления в архив, а в случае окончания актуальности — до уничтожения.
Авторский признак является приоритетным при подборе документов одного автора, единого творческого коллектива (статьи, диссертации, патенты, тезисы докладов и сообщений и т. п.).
Предметно-вопросный признак — это совокупность документной информации, ее объединение по типизированному виду.
Особенностью услуг по систематизации любой документации, является что цены формируются исходя из определенных параметров:
- Количество документов;
- Виды и типы документов;
- Задачи при систематизации;
- Сроки работ.
В специальной литературе в качестве терминологических приняты следующие признаки группировок документной информации: номинальный, предметно-вопросный, авторский, корреспондентский, географический, хронологический и экспертный.Номинальный признак — это группировка в одно дело документов одного вида.
Структурирование — это последовательность распределения данных. Применяется стандартный формат, т. е. заполняется чистая форма. Сведения переносятся или на бумажный носитель, или на ПК в текстовом редакторе.
Предвзятое отношение сложилось в обществе к людям, чей вес, мягко скажем, превышает средний. Возможно, это потому, что часто полные люди неловки, тяжелы на подъем, даже ленивы.
Наиболее простым решением, не требующим специального программного обеспечения, является создание системы папок (каталогов), которая может основываться на номенклатуре дел организации. В основе классификации используется номинальный признак, т.е. группировка документов по их видам.
В нашей стране придумали и ввели такую общую для всех и достаточно понятную систему, основанную на классификации и систематизации документов при помощи «Номенклатуры дел». Слово «номенклатура» в данном случае означает «систематизированный перечень».
Систематизация документов должна обеспечивать быстрый и точный доступ к необходимым документам, а также оградить их от несанкционированной утечки информации.
На основе специализированных номенклатур структурных подразделений служба ДОУ организации составляет единую (сводную) номенклатуру дел, разделами (рубриками) которой могут быть названия (условные обозначения) структурных подразделений, расположенные в соответствии с организационно-функциональной структурой и штатным расписанием организации субъекта управления.