Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Для расчета численности делопроизводственного персонала в организации». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
К этой категории отнесены должности заведующих службой делопроизводства (заведующий канцелярией, заведующий общим отделом, заведующий протокольным отделом, начальник секретариата, заведующие архивом, центром подготовки документов, копировального бюро и т.д.). Наименование должности складывается из слов «заведующий» или «начальник» с добавлением наименования структурного подразделения.
Плановая выработка в час на одного сотрудника составит 4 327 рублей/час (755 000 / 1 047 × 6 мес.).
Расчет штатной численности работников проводится на основе норматива — идеальной ситуации, в которой все сотрудники присутствуют на рабочих местах.
Содержание:
Штат организации: цели и нормативы расчета
Методика расчета позволяет определить необходимую штатную численность работников: специалистов по основной деятельности, а также других специалистов, обеспечивающих эту деятельность, административно-управленческого и младшего обслуживающего персонала архива не только по функциональным подразделениям и отдельным группам работников, но и по архиву в целом, отдельным направлениям его деятельности.
Площадь помещений, в которых располагаются кадровые службы и бухгалтерии федеральных органов исполнительной власти, должна соответствовать требованиям (СН 495-77), предусматривающим рациональное размещение мебели и оргтехники. Необходимо понимать, что качественное проведение причинно-следственного анализа проблемы «неоптимальные расходы на персонал компании» является залогом успешности проведения работ (проектов) по оптимизации затрат на персонал.
Приблизительный расчет исходя из объема документооборота
Следовательно, главное правило организации документооборота – оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени.
В расчет принимается 35 нерабочих дней при 40-часовой рабочей неделе, из которых 14 приходится на оплачиваемый отпуск, 14 — норма по больничному, 7 — без сохранения зарплаты по ТК РФ. Это составляет 280 часов (35 × 8).
Нормирование труда инженерно-технических работников (ИТР) и служащих необходимо для корректного расчета их численности, объективного распределения обязанностей между сотрудниками, роста производительности их труда, объективных условий материального стимулирования.
В большинстве случаев с помощью данного подхода решаются проблемы, лежащие на поверхности (или следствия более серьезных проблем без устранения причин).
Расчет численности делопроизводственного персонала
При отсутствии такового руководитель подразделения должен назначить одного из сотрудников отдела ответственным за ведение делопроизводства.
К специалистам относятся работники, занятые инженерно-техническими, экономическими и другими работами, к служащим — сотрудники, осуществляющие подготовку и оформление документации, учет и контроль, хозяйственное обслуживание (секретари, коменданты, делопроизводители, кассиры, табельщики, экспедиторы и др.).
На работу с документами работники аппарата управления тратят от 30 до 70% своего рабочего времени. В связи с этим важную роль в работе службы делопроизводства играет нормирование труда ее работников.
При нормировании трудоемкости разработки значение времени берут из аналогов и корректируют (ужесточают) с учетом роста производительности труда.
Расчет штатной численности работников службы делопроизводства
Какие шаги предпринять для повышения результативности и эффективности деятельности каждой конкретной системы, можно определить только после проведения качественного системного анализа проблемы, имя которой — высокая стоимость расходов на персонал.
Реальный объем работы делопроизводственной службы зависит прежде всего от объема документооборота и, конечно, от степени автоматизации процессов обработки документов. Исходя из этого были разработаны две методики для расчета численности работников службы делопроизводства.
В последнее время слово «специалист» стало обозначением должности, а не категории служащего. В штатных расписаниях фигурируют такие должности, как «специалист», «ведущий специалист», «специалист 1-й категории» или «специалист 2-й категории», а не инспектор или старший инспектор.
В двух организациях, имеющих одинаковую структуру, одну и ту же численность работающих, одинаковые объемы документооборота, численность делопроизводственного персонала колеблется в значительных пределах. При этом в одной организации отмечается неоправданный рост численности персонала, а в другой – необоснованное сокращение.
Обязанности технических исполнителей сводятся к выполнению операций по передаче, фиксации, учету, доставке и хранению информации.
Так, в 2016 году рабочее время (при 40-часовой рабочей недели) согласно производственному календарю составляет 1974 часа.
В соответствии с Порядком ведения кассовых операций, утвержденным решением Совета директоров Центрального Банка России от 22 сентября 1993 г. N 40, кассовое помещение должно быть изолированным. Окна кассового помещения оборудуются металлическими решетками.
Данная методика предназначена для расчета штатной численности специалистов, административно-управленческого и младшего обслуживающего персонала архивов разного уровня, независимо от видов хранящихся документов.
В статье предлагается несколько методик расчета необходимой численности делопроизводственного персонала. Язык цифр, во-первых, поможет вам доказать руководству перегруженность своих людей и защитить их от сокращения, а во-вторых, обосновать наем новых.
Для тех, кто верит только цифрам. Ключевой показатель для вычислений — это количество типовых видов работ (в штуках) в области руководства, например, подразделением (проведение совещаний; переговоры с поставщиками; подписание документации;…), умноженное на среднее время, затрачиваемое на 1 операцию.
Обе методики основывались на существовавшей в те годы технологии машинописного оформления документов с многократными перепечатками текстов при подготовке документа и малой степени механизации управленческого труда.
По данной методике расчет численности делопроизводственного персонала проводится через определение затрат труда и времени на выполнение делопроизводственных работ (то есть трудоемкости). Метод основан на использовании типовых норм времени на работы по документационному обеспечению управления.
На государственных предприятиях необходимое число сотрудников определяется и контролируется в обязательном порядке. Поэтому большинство методик расчета разработано для компаний госсектора.
Создание наряда на выполненные работы содержит ряд последовательно выполняемых действий (алгоритм; см. схему).
К ним отнесены: заведующий службой делопроизводства (т. е. управляющий делами, заведующий канцелярией, заведующий общим отделом), заведующий протокольным отделом, начальник секретариата, заведующий архивом, центром подготовки документов, копировального бюро, и т. д. Название должности «начальник» или «заведующий» указывается с добавлением наименования структурного подразделения.
Должностной и количественный состав делопроизводственного персонала
Согласно принятой в стране классификации преобладающую часть работников службы делопроизводства составляют служащие. К категории рабочих отнесены только операторы копировальных бюро.
Рассмотрим пример расчета нормативной численности уборщиков, осуществляющих уборку вестибюля, коридоров и туалетов.
Неэффективность основных и вспомогательных бизнес-процессов компании (кроме процессов, связанных с управлением персоналом).
Должностной и численный состав службы делопроизводства определяется исходя из объема документооборота, функции органа управления, территориального размещения предприятия или организации.
Расчет численности персонала на основе норм по труду
Вторая методика предусматривает расчет численности службы делопроизводства исходя из трудозатрат на выполнение отдельных операций. При этом можно пользоваться как межотраслевыми документами по нормированию труда, так и отраслевыми нормативами.
Таким образом, нормативная численность работников бухгалтерии предприятия, определенная на основе плановых объемов работ и норм времени, — 1,84 чел.
Несмотря на изменившиеся обстоятельства, базовое понятие сохраняется: численность работников определяется по нормам.
Руководитель службы ДОУ с помощью «фотографий рабочего дня» своих сотрудников может доказать руководству высокую нагрузку на каждого из них, с ее помощью можно найти варианты перераспределения выполняемых функций, в т.ч. путем приема на работу новых сотрудников.
Предположим, что уборщики ежедневно при односменной работе осуществляют подметание и мытье 1300 м2 полов в фойе и коридорах офисного здания, 250 м2 полов на лестницах и лестничных клетках, а также мытье дважды в смену 60 м2 полов в туалетах. При этом норма времени на выполнение вспомогательных функций составляет 3%, норма времени на отдых и личные нужды работников — 2%.
При расчете как нормативной, так и штатной численности часто получают результаты, выраженные дробными числами, которые необходимо округлить. В практике принято оперировать штатными единицами не менее 0,25 ставки. Результаты расчетов служат основанием для принятия конкретных управленческих решений по формированию кадрового состава предприятия и его штатного расписания.
Сегодня эта формула интересна лишь для истории делопроизводства.
Организация работы с документами включает организацию документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности предприятия, учреждения, организации.
Определяем возможный должностной состав службы персонала
Для определения НЧ управленческого штата в СССР существовали отраслевые нормативы. Сегодня нередко оказывается, что управленческий штат непомерно раздут, и перед кадровиком директор ставит высказать соображения относительно НЧ управленцев.
Для определения объема документооборота учитываются все входящие, исходящие и внутренние документы предприятия, включая копии, дубликаты, выписки.
Для расчета используют данные, разработанные научно-исследовательскими институтами. Отраслевые стандарты рассчитываются в основном для крупных предприятий и включают типовые объемы и сложность работ. Мелким организациям придется самостоятельно делать расчеты с учетом масштабов и специфики деятельности.