Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Организация рабочего места секретаря руководителя». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
К сожалению, на практике секретарь часто встречается с такой трудностью, как необязательность руководителя в отношении информации о его местоприбывании, что создает большие трудности. В таких случаях секретарь имеет право прямо спросить, куда уходит руководитель и когда вернется.
С помощью стоек-шкафов с раздвижными дверцами можно создать рабочее место «Все под рукой». Удобное расположение документов, большая, правильно организованная зона хранения значительно ускорит и облегчит работу ресепшиониста.
Рабочее место секретаря является важной ячейкой организации трудового процесса в учреждении. Поскольку секретарь — лицо компании, то и рабочее место должно быть образцом правильной организации, показателем высокой культуры труда (см. прил. 1 к гл. 4).
Содержание:
Реферат: Организация работы секретаря
Рабочее место секретаря располагается рядом с входом в кабинет руководителя обязательно так, чтобы хорошо видеть всех входящих в приемную, встречать их лицом, а не спиной.
Для очистки офисного воздуха используют бытовые воздухоочистители. В помещении офиса должна быть хорошая вентиляция. Для этого необходимо один раз в час проветривать помещение. Каждый день в приёмной должна производиться влажная уборка. Влажность воздуха регулируется кондиционерами. Комнатные растения также улучшают состав воздуха, снижают зрительное и нервное утомление, создают приятный настрой.
В пределах зоны можно различить три сектора — основ-ной, где находится рабочий стол с приставками и необходимой оргтех-никой, сектор обслуживания посетителей и вспомогательный сектор, где располагаются шкафы, копировальный аппарат, факс и другое оборудование.
ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧЕГО МЕСТА СЕКРЕТАРЯ
Важным элементом организации рабочего места является внутренняя организация отделений стола, зависящая от его конструкции, вместимости, характера обрабатываемых документов. Ящики должны легко, плавно и бесшумно выдвигаться.
Кроме того, надо знать, что работа с определенной категорией документов регламентируется специальными актами.
Располагать принадлежности на рабочем и приставном столах следует компактно, систематизировав по видам работ.
Основное требование, предъявляемое к рациональной планировке рабочего места, — обеспечить экономию времени на поиск средств и предметов труда и сокращение физических усилий работника. Рациональный вариант планировки рабочего места предполагает размещение предметов труда в пределах зон, наиболее удобных выполнения трудовых процессов. Их принято называть рабочими зонами.
Рациональное планирование рабочего места предполагает установление удобных зон досягаемости для выполнения определенных операций.
Нормативно-методические документы разрабатывают специальные учреждения, которым это поручается. Над тем, КАК правильно выполнить ту или иную операцию, работают целые коллективы за рубежом. Особенно много в этом направлении сделано в Соединенных Штатах Америки.
На рабочем месте следует располагать документы и оборудование для работы с ними – настольную лампу, календарь-еженедельник, блокнот для записи. Необходимым атрибутом является настольный органайзер для размещения ручек, карандашей, ножниц, линейки, коробочки со скрепками и кнопками.
Учитывая насыщенность трудового процесса секретаря-референта оргтехникой, оправданной будет П-образная планировка рабочего места (рис. 5.1).
Приемная офиса — это центр работы фирмы, ее сердце. Самый талантливый и умный руководитель не сможет справиться с работой, если плохо организована работа приемной. Главное же лицо в приемной — это секретарь. Качество работы приемной напрямую связано с грамотной организацией внутрифирменного пространства в целом и пространства приемной в частности.
Это означает, что нет такой работы, которая не должна быть правильно организована, и человек, выполняющий эту работу, должен быть обучен, КАК ее выполнять. Для этого всякая работа должна быть разложена на свои составные части, вплоть до простейших операций. Каждую часть надо организовать наилучшим образом, так как в любой работе нет мелочей, все должно быть продумано.
План Лекция 3. Организация рабочего места секретаря. Этикет секретаря. Имидж секретаря. 1. Организация рабочего места секретаря. 2. Этикет секретаря. 3. Имидж секретаря. Рекомендуемая литература: О. А. Энговатова «500 советов секретарю», Альфа-Пресс, 2006г., 224 стр., Ю.А. Петрова, ОМЕГА- Л «Секретарское дело: настольная книга секретаря-референта», 2-е изд.
Любой труд сегодня совершенствуется путем внедрения машин. В сфере управления механизировать можно только работу с документами и автоматизировать обработку информации, содержащейся в документах. Но машина предъявляет к обрабатываемым ею предметам жесткие требования. В отношении документов это требования к их формату, порядку оформления, изложению текста, организации обработки и работе с ними.
Молодому руководителю, соответственно, требуется молодой секретарь. И вот появляется новый тип в профессии. Это красивая, молодая особа, пользующаяся, чаще всего, покровительством своего начальника, сопровождающая его на приемах и презентациях (т.к. владеет иностранными языками), хорошо знающая основы этикета. Она выполняет многие функциональные обязанности, подчас и не присущие данной профессии.
Максимальная рабочая зона в горизонтальной плоскости ограничивается воображаемой дугой, очерчиваемой концами пальцев полностью вытянутой руки человека. В этой зоне (работник действует вытянутыми руками) располагаются средства труда, используемые реже. Взаимоперекрываемая при этом площадь (для двух рук) , определяется около 1500 мм по фронту и 500 мм в глубину.
За внешний вид приёмной отвечает секретарь. Прежде чем оборудовать приёмную, надо критически проанализировать состав имеющегося оборудования, мебели, канцелярских принадлежностей, проанализировать размещение оргтехники, мебели и т.п. в приёмной, оформление интерьера (главное в цветовом решении офиса – мягкие, неконтрастные сочетания, без резких цветов).
Человеку свойственно лучше запоминать услышанное в начале беседы, а выполнять то, что прозвучало в конце нее. Поэтому дружеский разговор полезен в начале беседы для создания доброжелательной атмосферы, но не в ее конце, так как в этом случае собеседник не вспомнит многих деталей разговора, и вы снизите эффект ваших предшествующих усилий.
Рабочее место секретаря и руководителя — что это такое
Комплимент должен отражать только положительные качества человека и содержать небольшое преувеличение. В комплименте следует избегать двойного смысла (например, когда упомянутое качество может интерпретироваться и как позитивное, и как негативное). Комплимент не должен содержать дополнений и рекомендаций по улучшению или развитию упомянутого качества.
Рабочее место секретаря традиционно включает три зоны: основная, где находится его рабочее место (стол с приставками и необходимой оргтехникой), зона обслуживания посетителей и вспомогательная зона, где располагаются шкафы, копировальный аппарат, факс и другое вспомогательное оборудование.
В рабочее место секретаря входят стол с приставками, поворотный стул или кресло, стул для посетителя, который непосредственно общается с секретарем. Также секретаря должен быть обеспечен обзор всех входящих посетителей. В связи с этим рабочее место удобно располагать рядом с входом в кабинет и напротив дверей в приемную.
Постоянное поддержание порядка на рабочем месте – показатель высокой культуры труда и стабильного имиджа организации.
Организация рабочего место секретаря и руководителя в современных условиях
Для обслуживания посетителей должна быть выделена специальная зона. Оборудование зоны зависит от площади приемной. В небольшой приемной ставят 2-3 стула или легких кресла и небольшой столик. Если площадь позволяет, можно поставить комплект мягкой мебели. На журнальном столике можно разложить рекламные проспекты, газеты, журналы для посетителей.
Приглашение на конференцию нужно разослать приглашенным, по крайней мере, за 2 недели до ее начала, причем следет просить ответить на приглашение, поскольку необходимо знать, сколько прибудет участников.
Часто используемые предметы труда следует размещать в оптимальной рабочей зоне, на одном расстоянии от глаз работающего. На поверхности рабочего стола необходимо расположить подставку для документов, расстояние которой от глаз должно быть аналогичным расстоянию от глаз до клавиатуры. Рабочее кресло снабжается подлокотниками. На рабочем месте необходимо предусмотреть подставку для ног.
К документному обслуживанию относится: составление, оформление, редактирование служебных документов, регистрация, контроль исполнения, подшивка в дела и передача их на хранение, стенографирование, расшифровка и оформление на пишущей машинке документов.
Современный офис должен отвечать требованиям экономичности, что особенно важно при высоких ценах на офисную площадь, высокой технической оснащенности, органичного дизайна и безопасности с точки зрения как защиты информации, так и личной безопасности сотрудников фирмы. Именно поэтому вопросы организации офисного пространства сейчас волнуют всех думающих руководителей.
Если работа руководителя хорошо согласована с работой его секретаря, то оба имеют один план, из которого видно, в какое время руководитель будет находиться в определенном месте и как с ним можно связаться по телефону или по телексу, если это необходимо.
У секретаря-референта стул должен быть вращающимся и иметь спинку, передвигаемую в вертикальном и горизонтальном направле-ниях, что позволит подогнать его под любой рост.
Качество работы приемной напрямую связано с грамотной организацией внутрифирменного пространства в целом и пространства приемной в частности. От того, где расположена приемная, как она оснащена, каков дизайн ее интерьеров зависит и скорость решения вопросов и общее впечатление от фирмы у ее клиентов, заказчиков, партнеров по бизнесу.
Рациональная организация рабочего места секретаря
В приглашении обязательно должно быть указано место заседания, часть здания или корпус, этаж, комната, а также наименование транспорта, на котором можно будет добраться до назначенного места.
Выполняя функции по документационному обеспечению управления, секретарь-референт занимается подготовкой и оформлением служебных документов, организацией документооборота, хранением и использованием документов в текущей деятельности организации.
От подчиненных ожидаются безупречное профессиональное исполнение должностных обязанностей и одновременно соблюдение норм и правил служебной этики и этикета, понимание необходимости субординации, дистанции в служебных, производственных отношениях по «вертикали» и по «горизонтали», уместная вежливость, уважение к окружающим, в том числе использование в деловых ситуациях общепринятой формы обращения.
Как должна выглядеть организация рабочего места секретаря
Сиденье стула должно быть покрыто латексом толщиной около 1 см, сверху которого накладывается влагонепроницаемый материал (меланжевая ткань, натуральное волокно).
В наше время повышаются требования к секретарю в связи с изменениями информационного пространства общества. Отдельно стоящее крупное растение сразу привлекает внимание. Поэтому оно должно быть особенно тщательно подобрано и обладать хорошими декоративными качествами. Главное условие — растения должны помогать, но ни в коем случае не мешать людям.