Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Гарант Табель Учета Рабочего Времени 2020». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
При фиксировании прибытия персонала на работу в табель вносятся закодированные символы, с фиксированием лишь того персонала, который официально трудоустроен, в том числе – по внутреннему совмещению.
Не учитывается трудовая деятельность по следующему составу:
- Работающим неофициально.
- Устроенным по внешнему совместительству.
- Оформленных по гражданскому соглашению.
Содержание:
Производственный календарь 2021
В данном разделе бланка отображаются следующие данные:
- Наименование фирмы.
- Коды ОКПО и ОКУД.
- Номер бланка, который присваивается фирмой самостоятельно.
- Отчетный срок – т.е. месяц в течение которого фиксируются данные.
- Дата составления бланка, который является, обычно, завершающей датой отчетного месяца.
В адресном разделе бланка отображается полное наименование учреждения, а впоследствии, в скобках — его краткое наименование.
В строке «Почтовый адрес» отображается название субъекта РФ, юридический и фактический адрес, с отображением почтового индекса.
Код фирмы (ОКПО) отображается исходя из Общероссийского классификатора, зарегистрированного в структурах Росстата.
Руководитель компании отвечает за установленный распорядок дня. Поэтому в его полномочиях – разработка инструкции по ведению первичного учета. Одной из форм первичного контроля является шаблон Т-13 или другой утвержденный шаблон на фирме для контроля трудовой деятельности персонала фирмы.
При разработке инструкции по оформлению бланка Т-13 нужно обратить внимание на такие моменты:
- Если компания крупная, нужно организовать фиксирование соблюдения распорядка дня по структурным отделам. То есть, каждый отдел ведет собственный контроль.
- Для этого в каждом филиале назначается ответственный человек за данный участок работы.
- Ответственные лица обязаны изучить значение кодов, используемые при фиксировании данных.
- Ответственное лицо обязано изучить порядок занесения данных в учетный бланк, чтобы правильно отмечать прибытие/пропуск, опоздание, причины нарушений и т.д.
- Ежедневно заносить записи в табель.
Законодательством не установлено, кто обязан вести табельный учет соблюдение распорядка дня персоналом фирмы. Не взирая на это, правила его заполнения требуют выполнение следующего:
- Табель должен заполнять уполномоченный работник.
- При сдаче бланка в бухгалтерию, табель должен требуется подписать начальнику отдела и кадровику, если таковой числится в штате.
- На основе заполненного табеля ведется начисление зарплаты персоналу фирмы.
Уполномоченное лицо, отвечающее за табель, назначается работодателем соответствующим распоряжением. Ведение табеля может быть поручено кадровому работнику, начальнику отдела, а в малых предприятиях – секретарю учреждения.
Табель учета рабочего времени – бланк и образец 2020 года
\r\n\r\n
Законодательство допускает два варианта заполнения форм № Т-12 и № Т-13. Первый (наиболее распространенный) подразумевает ведение табеля сплошным методом — регистрируются явки, неявки и любые отклонения от «нормальной» работы (сверхурочная работа, командировки, работа в выходные и т.п.). Второй вариант предусматривает регистрацию в табеле только отклонений от нормального режима труда (неявок, командировок, сверхурочной работы и т.п.).
\r\n\r\n\r\n
ИСТОРИЯ ВОПРОСА. До того времени, когда еще не было повсеместного распространения учетных программ, выбор метода заполнения Табеля зависел, как правило, от установленного в организации режима рабочего времени. При постоянной продолжительности рабочего дня (смены) кадровый работник мог ежедневно отмечать в Табеле только тех сотрудников, которые не вышли на работу, либо трудились меньше или больше положенного. В отношении остальных работников подразумевалось, что они присутствовали на рабочем месте ровно столько, сколько указано в трудовом договоре. Если же количество отработанных часов в различные дни (смены) могло отклоняться от нормы, то кадровой службе нужно было ежедневно вносить в Табель данные обо всех работниках, чтобы контролировать переработки.
\r\n\r\n\r\n
Сегодня, когда кадровый учет почти полностью автоматизирован, метод отклонений практически не используется. Объяснение простое: при компьютерной обработке форм № Т-12 и № Т-13 пустые ячейки недопустимы.
\r\n\r\n
Поэтому в настоящее время большинство работодателей ежедневно вносят в Табель данные о явке сотрудников. Для этого в верхней строке указывается код «Я» или «01» (если используются цифровые, а не буквенные коды), а в нижней строке проставляется цифра, соответствующая продолжительности рабочего дня в часах (обычно это «8»).
\r\n\r\n
Возможны ситуации, когда в Табеле появляются дополнительные коды. К примеру, если сотрудник привлекается к сверхурочной работе. В таком случае в верхней ячейке за соответствующий день будет указано сразу несколько кодов, а в нижней проставлены соответствующие им часы. Так, если сотрудник проработал сверхурочно два часа, то в верхней графе табеля за такой день нужно проставить «Я/С» (или «01/04», если используются цифровые коды), а в нижней — «8/2».
\r\n\r\n
По общему правилу, выходные и праздничные дни отмечаются в формах № Т-12 и № Т-13 кодом В (26) без проставления соответствующих часов. Однако если в эти дни сотрудник привлекается к работе, то надо отразить работу в выходной или праздничный день.
\r\n\r\n
Для этого предусмотрен специальный код РВ (03). При этом в нижней ячейке нужно проставить количество часов работы в выходной день. А за день отгула, если таковой будет предоставлен работнику в качестве компенсации за труд в выходной день, в табеле следует указать НВ (28).
\r\n\r\n
\r\n\r\n
В отделе продаж ООО «Лабиринт-2019» числится 5 сотрудников, включая руководителя. При заполнении табеля учета рабочего времени отдела за октябрь 2019 года были учтены следующие данные.
\r\n\r\n
Руководитель отдела Николашина О.И. отработала месяц полностью.
\r\n\r\n
Старшему менеджеру Сердюкову П.И. 28, 29 и 30 октября по его просьбе был предоставлен отпуск без сохранения зарплаты.
\r\n\r\n
Референт отдела Чеботарева Н.Е. брала неделю (с 14 по 20 октября) в счет очередного оплачиваемого отпуска, однако во время отпуска заболела. Больничный лист оформлен на 16 и 17 октября. В результате отпуск был продлен на 2 дня (21 и 22 октября).
\r\n\r\n
Менеджер Бурновская Е.Г. весь месяц находилась в отпуске по уходу за ребенком.
\r\n\r\n
Водитель-экспедитор Дуганов Е.В. был в командировке четыре дня (с 1 по 4 октября), а в течение двух дней (8 и 9 октября) привлекался к сверхурочной работе. Кроме того, по производственной необходимости он работал в выходной день (12 октября), в связи с чем ему был предоставлен отгул (14 октября).
\r\n\r\n
Ниже представлены образец титульной страницы и раздела «Учет рабочего времени» табеля по форме № Т-12, заполненные на основании приведенных данных (по клику на картинке откроется полный размер изображения).
Законодательство допускает два варианта заполнения форм № Т-12 и № Т-13. Первый (наиболее распространенный) подразумевает ведение табеля сплошным методом — регистрируются явки, неявки и любые отклонения от «нормальной» работы (сверхурочная работа, командировки, работа в выходные и т.п.). Второй вариант предусматривает регистрацию в табеле только отклонений от нормального режима труда (неявок, командировок, сверхурочной работы и т.п.).
ИСТОРИЯ ВОПРОСА. До того времени, когда еще не было повсеместного распространения учетных программ, выбор метода заполнения Табеля зависел, как правило, от установленного в организации режима рабочего времени. При постоянной продолжительности рабочего дня (смены) кадровый работник мог ежедневно отмечать в Табеле только тех сотрудников, которые не вышли на работу, либо трудились меньше или больше положенного. В отношении остальных работников подразумевалось, что они присутствовали на рабочем месте ровно столько, сколько указано в трудовом договоре. Если же количество отработанных часов в различные дни (смены) могло отклоняться от нормы, то кадровой службе нужно было ежедневно вносить в Табель данные обо всех работниках, чтобы контролировать переработки.
Сегодня, когда кадровый учет почти полностью автоматизирован, метод отклонений практически не используется. Объяснение простое: при компьютерной обработке форм № Т-12 и № Т-13 пустые ячейки недопустимы.
Поэтому в настоящее время большинство работодателей ежедневно вносят в Табель данные о явке сотрудников. Для этого в верхней строке указывается код «Я» или «01» (если используются цифровые, а не буквенные коды), а в нижней строке проставляется цифра, соответствующая продолжительности рабочего дня в часах (обычно это «8»).
Возможны ситуации, когда в Табеле появляются дополнительные коды. К примеру, если сотрудник привлекается к сверхурочной работе. В таком случае в верхней ячейке за соответствующий день будет указано сразу несколько кодов, а в нижней проставлены соответствующие им часы. Так, если сотрудник проработал сверхурочно два часа, то в верхней графе табеля за такой день нужно проставить «Я/С» (или «01/04», если используются цифровые коды), а в нижней — «8/2».
По общему правилу, выходные и праздничные дни отмечаются в формах № Т-12 и № Т-13 кодом В (26) без проставления соответствующих часов. Однако если в эти дни сотрудник привлекается к работе, то надо отразить работу в выходной или праздничный день.
Для этого предусмотрен специальный код РВ (03). При этом в нижней ячейке нужно проставить количество часов работы в выходной день. А за день отгула, если таковой будет предоставлен работнику в качестве компенсации за труд в выходной день, в табеле следует указать НВ (28).
Составление табеля учёта рабочего времени по формам Т-12 и Т-13
В отделе продаж ООО «Лабиринт-2019» числится 5 сотрудников, включая руководителя. При заполнении табеля учета рабочего времени отдела за октябрь 2019 года были учтены следующие данные.
Руководитель отдела Николашина О.И. отработала месяц полностью.
Старшему менеджеру Сердюкову П.И. 28, 29 и 30 октября по его просьбе был предоставлен отпуск без сохранения зарплаты.
Референт отдела Чеботарева Н.Е. брала неделю (с 14 по 20 октября) в счет очередного оплачиваемого отпуска, однако во время отпуска заболела. Больничный лист оформлен на 16 и 17 октября. В результате отпуск был продлен на 2 дня (21 и 22 октября).
Менеджер Бурновская Е.Г. весь месяц находилась в отпуске по уходу за ребенком.
Водитель-экспедитор Дуганов Е.В. был в командировке четыре дня (с 1 по 4 октября), а в течение двух дней (8 и 9 октября) привлекался к сверхурочной работе. Кроме того, по производственной необходимости он работал в выходной день (12 октября), в связи с чем ему был предоставлен отгул (14 октября).
Ниже представлены образец титульной страницы и раздела «Учет рабочего времени» табеля по форме № Т-12, заполненные на основании приведенных данных (по клику на картинке откроется полный размер изображения).
В 2020 году выходные дни 4 и 5 января (суббота и воскресенье), совпадающие с нерабочими праздничными днями, переносятся на 4 и 5 мая соответственно (понедельник и вторник).
С учетом указанных переносов выходных дней, в 2020 году нас ждут следующие дни отдыха:
- с 1 по 8 января;
- с 22 по 24 февраля;
- с 7 по 9 марта;
- с 1 по 5 мая и с 9 по 11 мая;
- 12 по 14 июня;
- 4 ноября.
Календарные дни
Рабочие дни
Выходные и праздничные дни
24-часовая неделя
36-часовая неделя
40-часовая неделя
I квартал
91
55
36
264
396
440
II квартал
91
35
56
167
251
279
I полугодие
182
90
92
431
647
719
III квартал
92
65
27
312
468
520
IV квартал
92
65
27
310
466
518
II полугодие
184
130
54
622
934
1038
Год
366
220
146
1053
1581
1757
* Нерабочие дни с сохранением зарплаты в соответствии с указами Президента РФ от 25.03.2020 № 206, от 02.04.2020 № 239, кроме организаций, на которые действие указов не распространяется.
** Нерабочий день с сохранением заработной платы в соответствии с Указом Президента РФ от 29.05.2020 № 345.
*** Нерабочий день в соответствии с Указом Президента РФ от 01.06.2020 № 354. Оплата за этот день осуществляется в соответствии с положениями Трудового кодекса РФ применительно к оплате за нерабочие (праздничные) дни.
В производственном календаре на 2020 год приведена норма рабочего времени на месяцы, кварталы и 2020 год в целом при 40-, 36- и 24-часовых рабочих неделях. Также приведено количество рабочих дней при пятидневной рабочей неделе с двумя выходными днями.
В производственном календаре на 2020 год приведена норма рабочего времени на месяцы, кварталы и 2020 год в целом при 40-, 36- и 24-часовых рабочих неделях. Также приведено количество рабочих дней при пятидневной рабочей неделе с двумя выходными днями.
Норма рабочего времени на определенные периоды времени исчисляется по расчетному графику пятидневной рабочей недели с двумя выходными днями в субботу и воскресенье, исходя из следующей продолжительности ежедневной работы (смены):
- при 40-часовой рабочей неделе — 8 часов, в предпраздничные дни — 7 часов;
- при продолжительности рабочей недели менее 40 часов — количество часов, получаемое в результате деления установленной продолжительности рабочей недели на пять дней. Накануне нерабочих праздничных дней производится сокращение рабочего времени на 1 час.
Исчисленная таким образом норма рабочего времени распространяется на все режимы труда и отдыха.
Соответствующая номеру ОКУД 0504421 форма табеля учета рабочего времени (Т-12 имеет очень схожее с ней наименование, поэтому иногда может возникать путаница при применении того или иного документа) была введена в деловой оборот Минфином РФ, издавшим приказ от 30.03.2015 № 52н. Этот документ задействуется в тех же целях, что и Т-12, но подлежит применению в госструктурах.
Соответствующий форме 0504421 табель учета использования рабочего времени имеет также и довольно схожую структуру с формой Т-12. Поэтому для сотрудника HR-отдела, как правило, не составляет никаких проблем адаптироваться к документу, утвержденному Минфином, если он привык пользоваться формой от Госкомстата, и наоборот.
Использование табеля по форме 0504421 не запрещено для частных компаний. Дело в том, что с 01.01.2013 года фирмам, которым закон прямо не предписывает задействовать конкретные унифицированные формы первичных источников, разрешено использовать любые другие. Поэтому частная компания вправе задействовать в целях мониторинга времени нахождения на работе наемных сотрудников табель учета рабочего времени на бланке формы Т-12, так и формы 0504421 или же иной бланк, разработанный самостоятельно. Так или иначе, подобный документ должен быть у компании — в силу того, что в соответствии с положениями ст. 91 ТК РФ каждый работодатель должен осуществлять мониторинг времени нахождения на работе нанимаемых сотрудников.
Подробнее о заполнении формы Т-12 читайте в материале «Унифицированная форма № Т-12 — бланк и образец».
Унифицированные бланки для ведения табеля учета посещений работников на российских предприятиях Т-12 и Т-13 предполагают отражение сведений об отпусках с помощью кодов, приведенных на титульном листе формы Т-12.
Данные коды представлены в двух разновидностях: буквенной и цифровой. Применение тех и других равнозначно. Более того, в локальном нормативе организации может быть закреплен и некий смешанный вариант применения либо предполагающий использование совершенно других кодов. Работодатель также вправе самостоятельно разработать и применять бланк табеля с условными обозначениями в нем.
Посмотрим, какие обозначения применяются к отпускам.
В положениях ст. 128 ТК РФ отпуск за счет работника делится на 2 вида:
- предоставляемый работодателем добровольно по просьбе сотрудника — в этом случае в табеле отражается код ДО (16);
- обязательно предоставляемый работодателем по запросу работника — используется код ОЗ (17).
Учебный отпуск также по трудовому законодательству имеет 2 разновидности (ст. 173 ТК РФ):
- отпуск для учебы с сохранением заработка — отражается с применением кода У (11);
- неоплачиваемый отпуск для сдачи вступительных экзаменов, сессии, госэкзаменов — фиксируется в табеле с применением кода УД (13).
Узнать больше о законодательном регулировании предоставления учебного отпуска вы можете в статье «Учебный отпуск по статье 173 Трудового кодекса (нюансы)».
Декретный отпуск, предоставляемый в соответствии со ст. 255 ТК РФ, отражается в табеле с применением кода Р (14). Отпуск по уходу за ребенком, предоставляемый по ст. 256 ТК РФ, фиксируется с помощью кода ОЖ (15).
Возможен сценарий, при котором сотрудница, находящаяся в отпуске по уходу за ребенком, будет работать неполный рабочий день. Если это так, то при учете ее посещений в табеле будет применяться «двойной» код Я (01) и ОЖ (15). Эти коды можно указать в одной ячейке табеля, используя символ «/» (например, Я/ОЖ или 01/15), или добавить в бланк табеля дополнительную строку.
Теоретически кодов в одной ячейке может быть и три. Например, если сотрудница согласилась поехать в командировку и отработала там выходной день. В этом случае в таблице будет записано: К/РВ/ОЖ (06/03/15).
Российским законодателем введены в оборот формы мониторинга присутствия на работе сотрудников, адаптированные для работодателей любых форм (в т. ч. фирм — как частных, так и государственных). Работодатели, не относящиеся к госструктурам, вправе задействовать любые формы соответствующих учетных документов. Однако форма Т-12 продолжает оставаться одной из самых удобных.
- Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1
- Приказ Минфина России от 30.03.2015 N 52н
- Трудовой кодекс РФ
Порядок заполнения форм табеля рабочего времени в 2020 году такой:
- или в табеле можно или каждый день проставлять сведения о явках и неявках, а также отработанное сотрудниками время;
- или указывать только отклонения от установленного режима работы.
Как правильно? На наш взгляд, последний вариант заполнения табеля Т-12 или Т-13 удобно использовать тем работодателям, у которых большая часть персонала работает в одном и том же режиме рабочего времени. А если в организации в связи со спецификой производственного процесса, допустим, применяется суммированный учет рабочего времени, то, конечно, имеет смысл фиксировать работу сотрудников каждый день.
Информация о неявках работника вносится в табель на основании надлежаще оформленных документов, к примеру, листка нетрудоспособности, если работник отсутствовал на работе в связи с болезнью (Указания по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1).
Для отметок о работе в таблицах форм отведено по 2 строки на каждую дату месяца. В верхней указывается код, определяющий явку работника или неявку по определенной причине, в нижней – продолжительность работы. Если сотрудник в этот день не работал, то нижняя строка не заполняется.
Хотите посмотреть на пример заполнения табеля рабочего времени? Приведем пример табеля по форме № Т-13 при одном виде оплаты. В таком табеле учитывают, сколько отработал каждый сотрудник. Сюда заносите сведения как о фактически отработанных сотрудниками часах (в т. ч. сверхурочных), так и о неотработанном времени.
Производственный календарь на 2020 год (для пятидневной рабочей недели)
По правилам заполнения табеля учета рабочего времени 2020 сведения о явках и неявках работников указываются с помощью кодов. Правила оформления таковы, что этих кодов нужно придерживаться. Кстати, на титульном листе формы № Т-12 приведены буквенные и цифровые обозначения, используемые в табеле учета рабочего времени.
Таблица: обозначения в табеле учета рабочего времени в 2020 году
В исходном табеле зачеркиваются одной чертой неверные данные (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 4.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.83 № 105). Наверху вносится правильная информация, на свободном месте — удостоверяющая надпись: «По инженеру Петрову таб. № 1 исправлено за 5,6,7 сентября 2020 года код «НН» на код «К» на основании приказа о направлении в командировку и командировочного удостоверения верно. Руководитель отдела кадров Сидоров А.Б., подпись, дата внесения записи».
Работодатель сам решает, кому поручить учет рабочего времени. Как правило, этим занимаются бухгалтер или кадровик, в крупных компаниях обязанность передают штатному табельщику.
Самый удобный вариант — поручить вести табель руководителям подразделений. Так как в их прямые обязанности входит организация и контроль труда подчиненных. Руководители знают графики работы, осведомлены о плановых и внезапных невыходах, именно им работники в первую очередь сообщают о болезнях и семейных обстоятельствах.
Кадровик в свою очередь должен принять табель от руководителя и проверить правильность заполнения. Если все правильно, подписать и ввести в программу. Часто руководители поручают ведение табеля бухгалтеру по зарплате или главбуху, это тоже допустимо.
По закону работодатель имеет право выбрать один из способов:
- сплошной — регистрация явок, неявок и любых отклонений от нормального режима труда, таких как работа в праздники, сверхурочные, командировки;
- по отклонениям — регистрация только неявок и отклонений от стандартного трудового режима.
На практике все пользуются сплошным методом, а учет по отклонениям почти не применяют. Это связано с тем, что кадровый учет почти полностью автоматизирован, а электронная обработка форм Т-12 и Т-13 не разрешает оставлять пустые ячейки.
Табель учета рабочего времени на 2020 год
02.11.2020Уважаемые коллеги! Мы подготовили для Вас тематический выпуск об учете рабочего времени.
Как в табеле вести учет рабочего времени по внутреннему совместителю? (доступ свободный)
Заполнение табеля учета рабочего времени (доступ свободный)
Опоздания в табеле учета рабочего времени (доступно только подписчикам журнала «Кадровик-практик»)
ГИТ наказывает за эти ошибки в табеле. Истории успешной защиты от штрафов (доступ свободный)
Как ввести новый код в табель учета рабочего времени? (доступно только подписчикам журнала «Кадровик-практик»)
Не спешите в табель ставить прогул (доступ свободный)
Табелирование работы «невидимых» работников (доступно только подписчикам журнала «Кадровик-практик»)
Табель на дистанционного работника нужен? (доступ свободный)
Роструд о корректирующем табеле (доступ свободный)
Как кодировать в табеле дни с 1 по 11 мая пятидневщикам, для которых Президент РФ установил нерабочие дни 6, 7, 8 мая? (доступ свободный)
Как табелировать дни с 30 марта по 3 апреля 2020 г. в организациях, в которых эти дни являются нерабочими с сохранением зарплаты согласно Указу Президента № 206? (доступ свободный)
2 работника уехали в отпуск за границу в марте и не могут вернуться из-за пандемии. Как табелировать и оплачивать? (доступ свободный)
Что делать с производственным календарем на 2020 год? Надо составлять новый? Пересчитывать норму часов? (доступ свободный)
Суммированный учет рабочего времени (доступно только подписчикам журнала «Кадровик-практик»)
Суммированный учет рабочего времени: споры и вопросы практики (доступно только подписчикам журнала «Кадровик-практик»)
Учет рабочего времени при ненормированном рабочем дне (доступ свободный)
Учет рабочего времени без досадных ошибок (доступно только подписчикам журнала «Кадровик-практик»)
Заполнение табеля учета рабочего времени (доступ свободный)
Этот документ является формализованным бланком. Каждый работодатель заполняет его по итогам календарного месяца. В число сведений, которые необходимо внести в табель, входят:
- порядковый номер графы, заполняемой в отношении каждого сотрудника;
- личные данные работника, его должность или специальность согласно штатному расписанию;
- учетный номер;
- отметка о присутствии или отсутствии сотрудника на рабочем месте по каждому числу календарного месяца;
- суммарное количество дней и часов, отработанных гражданином за месяц и половину месяца.
На законодательном уровне Госкомстатом утверждены две формы табеля — № Т-12 и № Т-13. Они заполняются вручную или на компьютере.
Порядок заполнения форм Т-12 и Т-13 отличается несущественно. Поэтому можно выделить основные обязательные моменты, которые должны учитывать сотрудники кадрового отдела:
- в каждом табеле указывается основная информация о предприятии — наименование, организационно-правовая форма (например, ООО), код по ОКПО и т.д.;
- для каждого табеля указываются его реквизиты — порядковый номер документа (как правило, по числу месяца), дата составления, отчетный период;
- сведения о сотруднике (Ф.И.О., должность, структурное подразделение) должны соответствовать штатному расписанию;
- несмотря на наличие рекомендованных граф в формах Т-12 и Т-13, предприятие может самостоятельно дополнять указанные таблицы, закон этого не запрещает.
Рекомендуем ознакомиться с образцом заполнения табеля учета рабочего времени.
Табель учета рабочего времени (ТУРВ) позволяет отследить фактическую занятость (явки и неявки) каждого работника. Информация необходима бухгалтеру для последующего начисления заработной платы, отпускных, командировочных и других выплат, перечисляемых работникам. Кроме того, документ может понадобится проверяющим лицам других служб:
- Налоговой инспекции, чтобы проверить обоснованность расчета выплат и уплаченных налогов и убедится, что работодатель не занижает налоговую базу.
- Фонда соцстрахования, чтобы рассчитать размер социальных пособий (по уходу за ребенком и пр.).
- Росстата, чтобы собирать статистические данные для разных целей (к примеру, оформления единой формы П-4).
Инструкция: как вести табель учета рабочего времени
Для заполнения табеля в 2020 году можно выбрать один из вариантов:
- Ежедневно указывать данные о явке/неявке сотрудников и отработанном времени.
- Заполнять данные только в случае отклонений от установленного рабочего режима. Вариант идеально подходит для организаций, где для большинства персонала установлен одинаковый режим работы.
Независимо от выбранного способа, информация о неявках на работу должна быть подкреплена надлежаще оформленными документами (листком нетрудоспособности и пр.).
ТУРВ составляется согласно указаниям, изложенным в Постановлении Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004. При этом используются специальные обозначения для каждого обстоятельства в буквенном или цифровом виде (на усмотрение работодателя) с указанием продолжительности работы.
Табель рабочего времени в 2020 году обязательно опирается на данные производственного календаря. Его официальная версия пока не утверждена, но согласно предварительным расчетам, в 2020 году будет 248 рабочих, 118 выходных и праздничных дней.
За счет переносов праздничных нерабочих дней на другие календарные даты года в 2020 году будет несколько длинных выходных. Предположительно это будут следующие периоды:
- 3 дня: ко Дню защитника Отечества (22-24 февраля), Международному женскому дню (7-9 марта), Дню России (12-14 июня) и Дню Победы (9-11 мая);
- 5 дней в честь Праздника весны и труда (1-5 мая);
- 8 дней на новогодние праздники (1-8 января).
Кроме того, продолжительность времени работы будет сокращена на 1 час (при 5-дневном режиме работы) 30 апреля, 8 мая, 11 июня, 3 ноября и 31 декабря.
По составлении табеля обязательно учитываются нормы рабочего времени в 2020 году с учетом обозначенных в производственном календаре дней работы, отдыха и связанных с ними переносов. Для пятидневного режима работы распределение трудовых часов и выходных дней будет выглядеть следующим образом:
| календарных | рабочих | выходных | 40 час/ нед | 36 час/ нед | 24 час/ нед | |
| Январь | 31 | 17 | 14 | 136 | 122.4 | 81.6 |
| Февраль | 29 | 19 | 10 | 152 | 136.8 | 91.2 |
| Март | 31 | 21 | 10 | 168 | 151.2 | 100.8 |
| Апрель | 30 | 22 | 8 | 175 | 157.4 | 104.6 |
| Май | 31 | 17 | 14 | 135 | 121.4 | 80.6 |
| Июнь | 30 | 21 | 9 | 167 | 150.2 | 99.8 |
| Июль | 31 | 23 | 8 | 184 | 165.6 | 110.4 |
| Август | 31 | 21 | 10 | 168 | 151.2 | 100.8 |
| Сентябрь | 30 | 22 | 8 | 176 | 158.4 | 105.6 |
| Октябрь | 31 | 22 | 9 | 176 | 158.4 | 105.6 |
| Ноябрь | 30 | 20 | 10 | 159 | 143 | 95 |
| Декабрь | 31 | 23 | 8 | 183 | 164.6 | 109.4 |
| 1 квартал | 91 | 57 | 34 | 456 | 410.4 | 273.6 |
| 2 квартал | 91 | 60 | 31 | 477 | 429 | 285 |
| 3 квартал | 92 | 66 | 26 | 528 | 475.2 | 316.8 |
| 4 квартал | 92 | 65 | 27 | 518 | 466 | 310 |
| 1 полугодие | 182 | 117 | 65 | 933 | 839.4 | 558.6 |
| 2 полугодие | 184 | 131 | 53 | 1046 | 941.2 | 626.8 |
Сотрудник, заполняющий табель, обязан следить за правильностью введенной информации. За внесение недостоверных данных ему грозит административная ответственность. Именно поэтому, когда кто-то из сотрудников не вышел на работу, но просит поставить отметку, ответственному работнику стоит задуматься, нужны ли ему эти неприятности.
В табель ежедневно должна вноситься вся информация о том, как сотрудник потратил рабочие часы:
- рабочее время;
- опоздания и прогулы;
- различные форс-мажорные ситуации, связанные с нецелесообразным использованием трудового времени;
- отпуск;
- забастовки;
- простои;
- временная потеря трудоспособности;
- сокращение трудового дня;
- выходные и ночные часы;
- сверхурочное и праздничное время;
- дополнительные характеристики.
Для оформления табеля заполняется форма Т-12. Для большего удобства здесь принято использовать обозначения в виде цифр и букв. Каждый код отображает определенное событие. К примеру, цифра «01» или буква «Я» заменяют слово «Явка».
Эти обозначения свидетельствуют о том, что человек действительно был на работе. Существует большое количество условных обозначений для табеля.
Несмотря на то, что эти коды достаточно просты, некоторые из них вызывают определенные вопросы:
- Когда нужен код НН (неявка по невыясненным причинам)? Код проставляется все дни, которые работник отсутствует. Если кто-то из коллектива утверждает, что этот сотрудник прогуливает (код ПР), ответственное лицо не должно спешить его ставить. Лучше дождаться появления сотрудника. Возможно, его отсутствие имеет уважительные причины, что будет подтверждено документально. В этом случае понадобятся изменения в табеле, что не приветствуется в документах такого рода.
- Какой код ставится в выходные, если человек в командировке? Закон позволяет использовать здесь оба кода: код К (командировка) и код В (выходной день). Как правило, компания выбирает наиболее подходящий для себя вариант.
- Отмечаются ли выходные дни, если работник на больничном? В данной ситуации нужно использовать код Б (временная нетрудоспособность). Код ставится за весь больничный, включая выходные.
- Человек в отпуске (ОТ), как отмечать его выходные дни? Выходные дни отмечаются кодом В, ведь они не учитываются при подсчете отпускных дней.
- Нужно ставить обозначения цифрами или буквами? Со стороны закона не существует четких требований к обозначениям. Здесь каждая компания, в зависимости от удобства и сложившейся практики, выбирает для себя более подходящий способ.
В крупных корпорациях, где насчитывается большое количество сотрудников, проверка данных табелей − одно из основных направлений проверяющих органов.
По сути, отсутствие данного документа говорит о том, что руководство компании может начислять зарплату без каких-либо оснований. Соответственно, эта сумма не вносится в расходы организации.
Естественно, следствием этого становятся достаточно серьезные штрафные санкции.
Табель учета рабочего времени по форме Т-12 — бланк
Как уже отмечалось, учетный документ может заполняться 2 способами, и в качестве примера предлагается ознакомиться с порядком внесения информации методом сплошного заполнения в форму №Т-13.
Название организации и структурного подразделения
Вверху документа указывается наименование юридического лица, индивидуального предпринимателя или структурной единицы (отдел продаж, маркетинга, производства, рекламы и т.д.)
ОКПО — это общероссийский классификатор предприятий и организаций, хранящийся в базах Росстата. Код состоит из 8 и 10 цифр для юридических и физических лиц-предпринимателей соответственно.
Номер документа и дата составления
Порядковый номер присваивается в последовательно хронологии, а дата составления зачастую совпадает с последним днем отчетного месяца.
Каждому сотруднику выделяется отдельная строка в документе, в которой указывается:
- Порядковый номер.
- Ф.И.О. и должность сотрудника.
- Табельный номер, применяемый во всей внутренней документации предприятия или организации, и сохраняемый на все время трудоустройства.
Сведения о явках и количестве часов
Для внесения информации о трудовой активности, явках и отсутствии сотрудника применяются сокращенные условные обозначения, к примеру:
- Я — явка с указанием количества отработанных часов;
- В — выходной;
- К — командировка;
- ОТ — отпуск.
К табелю учета рабочего времени может прикрепляться дополнительный лист, оформляемый при увольнении работника. Предлагается рассмотреть несколько нюансов внесения информации в табель.
- Неявка сотрудника на работу.
Если сотрудник не явился на рабочее место по неустановленной причине, то в графе 4 ставится код «НН» или «30», что означает «Неявка по невыясненным причинам». После предоставления работником документальной информации о причинах отсутствия на работе в табель вносятся соответствующие изменения.
- Болезнь в период отпуска.
Нередко случается так, что сотрудник, находясь в отпуске, заболевает, получает травму, либо возникают иные обстоятельства, дающие основания для оформления больничного листа. Если по факту выхода на работу предоставляется больничный, то в табеле учета рабочего времени в ячейках для проставления дней отпуска (ОТ) указывается код (Б) — больничный.
Отпуск продлевается на время болезни сотрудника.
- Праздник в течение отпуска.
В случае, когда на период нахождения в отпуске выпадают праздничные дни, то они отмечаются в табеле с кодом «В», а остальным дням отпуска присваивается код «ОТ».
Как заполнить табель учета рабочего времени на 2019-2020 год
Предлагается ознакомиться с буквенными обозначениями, применяемых в табеле учета рабочего времени.
| Нахождение на работе | |
| Я | Явка на дневную смену |
| Н | Работа в ночную смену |
| РВ | Работа в выходной или праздничный день |
| С | Сверхурочная работа |
| ВМ | Работа вахтовым методом |
| Нахождение в командировке или на курсах повышения квалификации | |
| К | Служебная командировка |
| ПК | Повышение квалификации с отрывом от производства |
| ПМ | Повышение квалификации с отрывом от труда в другой местности |
| Отсутствие на рабочем месте | |
| Б | Нахождение на больничном с выплатой пособия |
| Т | Временная утрата трудоспособности без выплат |
| ЛЧ | Сокращенный рабочий день |
| ПВ | Вынужденный прогул при необоснованном отстранении или увольнении по инициативе работодателя |
| Г | Неявка по причине исполнения государственных или общественных обязанностей |
| ПР | Прогул без уважительной причины |
| НС | Неполное рабочее время |
| В | Выходной или праздничный день |
| ОВ | Дополнительный выходной с оплатой |
| НВ | Неоплачиваемый дополнительный выходной |
| ЗБ | Забастовка |
| НН | Неизвестная причина неявки |
| РП | Простой по вине работодателя |
| НП | Простой по причине форс-мажора |
| ВП | Простой по вине работника |
| НО | Отстранение от работы с оплатой труда |
| НЗ | Приостановка работы при задержке выплаты заработной платы |
Табель учета рабочего времени является одним из обязательных документов унифицированной формы, который каждый работодатель должен вести в строгом соответствии с действующим законодательством.
В работе применяется типовой бланк либо специально разработанный собственными силами. Документ отображает трудовую активность сотрудника, а также периоды его отсутствия на рабочем месте, что в последующем позволяет рассчитать заработную плату, социальные выплаты и пособия, а также правильно делать налоговые отчисления.
Нарушения действующего законодательства неизбежно приведут к привлечению к административной ответственности, как работодателя, так и должностное лицо, уполномоченное на ведение ТУРВ.
Утвержденный постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 табель использования рабочего времени помогает кадровой службе и бухгалтерии предприятия:
- учитывать время, отработанное или не отработанное наемным работником;
- контролировать соблюдение графика рабочего времени (явки, неявки, опоздания);
- иметь официальные сведения об отработанном каждым работником времени для расчета зарплаты или составления статистической отчетности.
Бухгалтеру он поможет подтвердить правомерность начисления или неначисления сумм зарплаты и компенсаций каждому работнику. Кадровику — отследить явку и в случае необходимости обосновать взыскание, наложенное на работника.
Табель учета рабочего времени относится к формам документов, которые выдаются работнику при увольнении вместе с трудовой книжкой по его запросу (ст. 84.1 ТК РФ).
Стоит отметить, что унифицированные формы табелей № Т-12 и № Т-13 с 01.01.2013 не обязательны для применения. Но учет вести работодатели обязаны (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Организации и ИП вправе использовать другие способы контроля времени нахождения сотрудников на рабочих местах. Но по факту формат бланка, разработанный Госкомстатом, достаточно удобен и продолжает повсеместно применяться.
По указаниям по применению и заполнению форм первичных учетных документов:
- табель рабочего времени на 2020 год составляет и ведет уполномоченное лицо;
- подписывают документ руководитель подразделения и работник кадровой службы;
- после чего он передается в бухгалтерию.
Как мы видим, правила не устанавливают должность работника, который использует бланк табеля учета рабочего времени. Руководство вправе назначить любого для выполнения этой задачи. Для этого издается приказ с указанием должности и фамилии ответственного лица. Если приказ о назначении такого работника не выпущен, то обязанность вести учет должна быть прописана в трудовом договоре. Иначе требовать от сотрудника ведение учета неправомерно. В крупных организациях в каждом отделе назначается такой работник. Он заполняет в течение месяца бланк, отдает на подпись начальнику отдела, тот, в свою очередь, проверив данные, передает форму кадровику. Сотрудник отдела кадров сверяет информацию, заполняет на ее основе необходимые для своей работы документы, подписывает табель и передает бухгалтеру.
Отличаются две утвержденные формы тем, одна из них (Т-13) используется в учреждениях и фирмах, где установлен специальный турникет, — автоматическая система, контролирующая явку сотрудников. А форма Т-12 является универсальной и содержит, кроме того, дополнительный раздел 2. В нем отражают расчеты с работниками по оплате труда. Но если фирма ведет расчеты с персоналом как отдельный вид учета, раздел 2 просто остается пустым.
Табель учета рабочего времени 2020
Применяются два правила заполнения табеля учета рабочего времени 2020, выбор делает работодатель:
- сплошное заполнение — каждый день отмечаются все явки и неявки;
- заполнение по отклонениям — отмечаются только опоздания, неявки.
Приведем для примера инструкцию по заполнению формы Т-13 методом сплошного заполнения.
Перед тем как отмечать отпуск в табеле учета рабочего времени, важно учесть следующие моменты:
- какой вид отпуска проставлять;
- период отпуска — с какого по какое число отдыхает работник;
- каким методом заполняется табель — сплошным или регистрируются только отклонения.
Разные виды отпуска обозначаются такими сокращениями:
|
ОТ |
очередной оплачиваемый отпуск |
|
ОД |
дополнительный оплачиваемый |
|
ДО |
административный (без сохранения ЗП) |
|
У |
учебный с сохранением ЗП |
|
УВ |
учебный без отрыва от производства (сокращенный день) |
|
УД |
учебный без сохранения ЗП |
|
Р |
по беременности и родам |
|
ОЖ |
по уходу за ребенком до 3 лет |
|
ОЗ |
без сохранения ЗП в предусмотренных законом случаях |
|
ДБ |
дополнительный без сохранения ЗП |
При использовании обоих методов заполнения табеля условное обозначение отпуска проставляется за каждый день отсутствия работника. Просто при использовании сплошного метода остальные дни заполняются явками (условный код «Я»), а при методе учета отклонений — остаются пустыми.
Приведем буквенные обозначения, используемые в табеле учета рабочего времени, в виде таблиц.
Присутствие на рабочем месте:
|
Я |
работа в дневное время |
|
Н |
в ночное время |
|
РВ |
работа в выходные и праздники (используется, если сотрудник выходит на работу в дни, объявленные нерабочими в связи с карантином |
|
С |
сверхурочная |
|
ВМ |
вахтовым методом |
Командировки и повышение квалификации:
|
К |
служебная командировка |
|
ПК |
повышение квалификации с отрывом от труда |
|
ПМ |
повышение квалификации с отрывом от труда в другой местности |
Отсутствие на рабочем месте:
|
Б |
временная нетрудоспособность (больничный) с выплатой пособия (используется и в том случае, если работник находится на карантине) |
|
Т |
временная нетрудоспособность без выплаты пособия |
|
ЛЧ |
сокращенный рабочий день в предусмотренных законом случаях |
|
ПВ |
вынужденный прогул при незаконном отстранении (увольнении) |
|
Г |
неявка в связи с исполнением государственных (общественных) обязанностей |
|
ПР |
прогул без уважительных причин |
|
НС |
режим неполного рабочего времени |
|
В |
выходные и праздничные нерабочие дни (ставится и для случаев установления нерабочих дней в связи с карантином) |
|
ОВ |
дополнительный оплачиваемый выходной |
|
НВ |
дополнительный неоплачиваемый выходной |
|
ЗБ |
забастовка |
|
НН |
невыясненная причина неявки |
|
РП |
простой по вине работодателя |
|
НП |
простой по не зависящим ни от кого причинам |
|
ВП |
простой по вине работника |
|
НО |
отстранение от работы (оплачиваемое) |
|
НБ |
отстранение без сохранения ЗП |
|
НЗ |
приостановка работы при задержке ЗП |
По производственному календарю в 2020 году при пятидневной рабочей неделе с двумя выходными днями будет 247 рабочих дней, в том числе 4 сокращенных на один час рабочих дней (22 февраля, 7 марта, 30 апреля, 8 мая и 11 июня), и 118 выходных дней с учетом 3 дополнительных дней отдыха (2, 3 и 10 мая) в связи с совпадением нерабочих праздничных дней 5 и 6 января, 23 февраля с выходными днями.
Выходные дни 5 и 6 января 2020 года, которые совпадают с нерабочими праздничными днями, перенесут на 2 и 3 мая соответственно. Также день отдыха 23 февраля, который совпадает с субботой, планируется перенести на 10 мая.