Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок проведения экспертизы ценности документов». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива.
Ранее для того, чтобы приступить к обучению, необходимо было распечатать документы, заполнить их и отправить нам через почтовое отделение. Теперь же с момента подачи заявки до конца обучения не нужно выходить из дома. Сейчас Вам нужно всего лишь подать заявку, прикрепить фото вашего диплома и паспорта прямо в заявке. И сразу после оплаты Вы сможете приступить к обучению.
По окончании обучения мы сразу же вышлем Вам электронный вариант документа об образовании и почтой отправим оригинал.
Содержание:
Сортировка документов в результате экспертизы
Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов приказом руководителя создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) (Пример 1). В организациях, имеющих подведомственную сеть (например, филиалы), создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК).
В случае если организация передает свои документы на хранение в государственный или муниципальный архив, рекомендуется включать в состав комиссии его представителя.
В личном деле содержатся: приказы (копии), анкета, заявления, трудовой договор, копии личных документов, документы об аттестации (переаттестации), индивидуальные должностные инструкции и др. Документы в личном деле располагаются в соответствии с хронологией их создания, но первыми и последними являются копии приказов о приеме/увольнении работника.
Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях непосредственно ответственными за ведение делопроизводства структурных подразделений совместно с ЭК под методическим руководством архива таможенного органа. При проведении экспертизы… На титульном листе порядка размещается наименование организации, тема порядка, разработчик, город и год разработки.
Порядок проведения экспертизы ценности документов
При определении сроков хранения руководствуйтесь перечнями типовых документов с указанием сроков хранения (типовыми перечнями).
ЭЦД является одной из важнейших функций архивного дела, так как итогом экспертизы ценности является полноценное комплектование архива организации и государственного архива, и, в конечном счете, определение состава Архивного фонда РФ в целом. Недопустимо, чтобы в АФ РФ хранились документы, не имеющие значимости для государства, так как количество мест для хранения документов ограничено.
Одновременно с описями дел на заседании ЭК рассматриваются и акты о выделении к уничтожению Дел с истекшими сроками хранения. Организация имеет право уничтожать дела, включенные в акт, только после того, как ЭПК утвердит опись дел постоянного хранения.В акт включают дела, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором акт составляется.
В соответствии с Законом об архивном деле решение научно-методических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов и включением их в состав Архивного фонда РФ, осуществляется Центральной экспертно-проверочной комиссией (ЦЭПК) специально уполномоченного Правительством РФ федерального органа исполнительной власти.
Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, дело, законченное делопроизводством в 2005 году, срок хранения которого составляет 5 лет, должно быть уничтожено в 2011 году.
Определение ценностных приоритетных документов осуществляется через систему принципов, критериев, методов. Экспертиза ценности документов проводится ежегодно. Ее осуществляют работники службы документационного обеспечения управления совместно с экспертной комиссией под методическим руководством сотрудников архива организации.
Принципы и критерии ценности документов. Система нормативно-методических пособий по отбору документов. Организация и проведение экспертизы ценности документов, порядок ее проведения, оформления результатов и хранение. Информационные технологии в архивах.
Заявители имеют право на досудебное (внесудебное) обжалование решений и действий (бездействия), принятых (осуществляемых) Комитетом, должностными лицами, государственными гражданскими служащими Комитета, в ходе предоставления государственной услуги.
Как известно, подлинник подлежит первоочередному приему на хранение. Однако в ХХ в. возникла новая проблема: широкое внедрение компьютерной техники привело к появлению аутентичных документов, т.е. экземпляров подлинника, которых может быть сколь угодно много. Отбор лучшего по качеству документа производится на основании критериев внешних особенностей.
Если по какой-либо причине подлинники документов постоянного срока хранения отсутствуют, на хранение оставляют заверенные копии этих документов.
В 1993 г. изданы методические рекомендации «Отнесение организаций и предприятий нового типа к числу источников комплектования государственных архивов».
Если по какой-либо причине подлинники документов постоянного срока хранения отсутствуют, на хранение оставляют заверенные копии этих документов.
Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления описей на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Описи и акт рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации.
Если в организации приказы по основной деятельности и по личному составу велись совместно с валовой нумерацией, то проводится полистная экспертиза ценности документов, в результате которой приказы формируются в разные дела в соответствии со сроками хранения. Особенности формирования дел оговариваются в исторической справке (предисловии) к описи.
При отборе дел на хранение уточняется также характер повторения и поглощения содержащейся информации в других документах, при этом учитывается вид, форма и полнота повторения и поглощения. Хранению подлежат только подлинники документов, а в случае их отсутствия (утраты, выемки) – заверенные копии, так как это в дальнейшем играет существенную роль при их использовании.
Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах, подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы ДОУ и утверждается руководителем структурного подразделения.
Первый этап проведения экспертизы ценности — это разработка номенклатуры дел организации, определение сроков хранения различных категорий документов, образующихся в процессе деятельности организации, формирование дел в соответствии с номенклатурой дел.
Проведение экспертизы может назначаться:
Однако нельзя не отметить ситуацию, которая встречается довольно часто в организациях, особенно негосударственной формы собственности и небольших по штатному составу. Дела с отметкой «ЭПК» подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.
Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., 1991.
В результате деятельности организаций создается много документов. Среди них есть малоценные, утрачивающие свое значение. Есть документы, которые долго не утрачивают свою актуальность.
Делопроизводство: экспертиза ценности документов
Методика экспертизы складывалась в течение длительного периода времени. Основы начали закладываться в ХIV-ХVІІІ вв. Более бурное развитие экспертиза получила в XIX в., и связано это с деятельностью Н.В. Калачова. Калачов выступал резко против бездумного уничтожения документов. Он предложил создать комиссии для отбора документов.
После сведения номенклатур подразделений в итоговую номенклатуру дел организации, в конце номенклатуры составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей) в течение года. При этом подсчитываются отдельно дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела временного (до 10 лет включительно) хранения.
Порядок – это документ, определяющий последовательность целенаправленных действий для решения определенной задачи. Однозначно описывает процедуру, может содержать сроки.
Дела с отметкой ЭПК, содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.
Как проводится экспертиза ценности документов
ЭЦД приводятся в соответствие с нормативными литературными документами, утвержденными президентом, Правительством и Государственной архивной службой России.
В четвертой графе указываются срок хранения дела, номера статей со ссылкой на перечень (типовой, ведомственный), а при его отсутствии — на типовую или примерную номенклатуру или другое основание для установления срока хранения дела (протокол, решение Экспертной комиссии). Таким образом, в делопроизводстве решается проблема определения сроков хранения документов уже при составлении номенклатуры дел.
Отбор документов для постоянного хранения осуществляется на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел организации путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. При составлении номенклатуры частично решается вторая задача экспертизы ценности документов — определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени. Документы при этом разделяются на несколько групп — постоянного хранения и временного хранения.
Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления совместно с ЦЭК (ЭК) организации под методическим руководством архива.
Специалисты экспертной комиссии должны определить значимость и ценность информации, которая содержится в документации.
Одна из функций экспертной комиссии, заключается в том, что экспертная комиссия рассматривает предложения об изменении сроков хранения отдельных документов, установленных действующим перечнем типовых документов. Изменение сроков хранения, предусмотренных перечнем типовых документов, может быть только в сторону увеличения, но ни в коем случае не в сторону уменьшения [8].
Как определяется ценность документов
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
Самым важным и значимым на первом этапе экспертизы ценности документов является разработка и составление номенклатуры дел -систематизированного перечня наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.
Экспертная комиссия является совещательным органом, ее решения вступают в силу после их утверждения руководителем организации или его заместителем. Секретарем экспертной комиссии назначается, как правило, секретарь организации или сотрудник делопроизводственной службы. Заседания комиссии проводятся не реже двух раз в год и оформляются протоколами.