Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Назовите реквизиты и определите вид бланка». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Для изготовления бланков типографским способом необходимо разработать макет бланка в натуральную величину. На макете в центре должна быть поставлена разрешительная подпись в виде слова разрешаю, подписи руководителя организации и гербовой печати. Макет бланка представляется в типографию в двух экземплярах.
Гербовые бланки организации должны иметь порядковые номера, которые проставляются типографским способом или нумератором. Иногда на гербовых бланках проставляют и серии этих номеров. Каждый вид гербового бланка учитывается в отдельном журнале (или другой регистрационно-учетной форме), а сами бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.
Организация изготовления, хранения, учета, выдачи, проверка наличия гербовых (а также простых) бланков в организациях возлагается на подразделение, ответственное за делопроизводство.
Содержание:
Виды бланков. Порядок расположения реквизитов бланков
Такие бланки создаются только в том случае, если руководитель структурного подразделения или должностное лицо имеет право подписи. В бланках структурного подразделения его наименование помещается под наименованием организации-автора. Если создается бланк должностного лица, то наименование должности также размещается под наименованием организации-автора документа (рис. 6).
На рабочем поле бланка, предназначенном для переменной информации, могут также размещаться символические знаки (уголки, прямые линии, крестики), которые служат ориентирами при оформлении документов, указывают начало и конец размещения переменных реквизитов, отмечают места для пробивки отверстий под подшивку документов.
Кроме того, целесообразно использовать продольные бланки в случаях, если наименование организации содержит большое число печатных знаков или реквизиты бланка представлены на двух языках. В последнем варианте слева размещаются реквизиты бланка на русском языке, справа — на иностранном языке или национальном языке субъекта Российской Федерации.
В стандарте содержится следующее положение, касающееся этого реквизита: «Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации».
Бланк может быть изготовлен типографским способом, а также с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизведен с помощью компьютера. В памяти компьютера хранят шаблон бланка, который автоматически выводится при распечатке конкретного документа.
Инициалы и фамилия в реквизите «Подпись» печатаются с пробелом на уровне последней строки наименования должности.
Современные требования к оформлению документов фиксируются в государственных стандартах, в частности правила оформления организационно-распорядительных документов зафиксированы в государственном стандарте ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
7.Документы ,регламентирующие порядок разработки и использования бланков.
Изготовление шаблона по ГОСТу подразумевает использование светлого листа бумаги формата А4, на который в обязательном порядке наносятся следующие сведения.
При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд печатают, начиная от левой границы текстового поля, второй — отступив 40 печатных знаков от левой границы текстового поля документа.
Порядок и форма записи этих сведений должны соответствовать Почтовым правилам Министерства связи Российской Федерации.
Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименовании, закрепленному в ее учредительных документах.
Бланки и состав реквизитов документов
Помимо реквизитов, на бланках допускается располагать ограничительные отметки в виде уголков, штрихов, или других обозначений для размещения отдельных реквизитов (заголовка к тексту, адресата, грифа утверждения, отметки о контроле и др.), а также для фальцовки и подшивки.
Реквизит 01 (02 или 03 — эмблема организации или товарный знак) располагают над серединой реквизита 08 — наименование организации. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.
Бланки тех или иных конкретных видов документов целесообразно применять при издании в организации большого количества данных видов документов.
Российский стандарт устанавливает два формата бланков документов — А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).
В общих бланках и в бланках конкретных видов документов реквизит «Место составления или издания документа» (14) должен оформляться в соответствии с наименованиями объектов административно-территориального деления и населенных пунктов.
При оформлении документа на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 25 мм.
2 Состав реквизитов документов
В зависимости от учредительных документов общий бланк включает реквизиты 01 (02 или 03), 08, 14, а также трафаретные места для нанесения реквизитов 11 и 12 (рис. 2, 3). Бланк называется общим, так как содержит одинаковый набор реквизитов для всех видов документов, которые на нём создаются.
Рассмотренные основные виды бланков и требования к их оформлению относятся к официальной документации, которая ведется в каждой компании. Как же создать все необходимые шаблоны для упрощения процедуры документооборота?
Этот реквизит предназначен для проставления даты и индекса того документа, на который дается ответ. Такими документами являются письма.
Для реквизитов «Дата документа», «Регистрационный номер документа» и «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» в бланках проставляются лишь специальные отметки, содержательная составляющая реквизитов вносится при составлении и оформлении документа.
4 Требования к бланкам документов
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает такие же минимальные размеры служебных полей на документах, как и ранее действовавший стандарт: 20 мм – левое; 10 мм – правое; 20 мм – верхнее; 20 мм – нижнее.
Для того чтобы изготовить гербовый бланк или любой другой бланк в типографии, следует сделать макет бланка в масштабе 1:1, на который должны быть нанесены постоянные реквизиты, необходимые отметки для переменных реквизитов, указаны размеры зон расположения реквизитов.
Код формы проставляется в случае, если соответствующая разновидность документа включена в классификатор согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), класс 0200000.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
Назовите основные виды бланков, применяемые в учреждениях.
Российские стандарты существенно отличаются. Поэтому, прежде чем садиться за изготовление собственного шаблона, рекомендуем познакомиться с российскими стандартами. О том, как изготовить собственный шаблон, будет рассказано в соответствующем разделе, посвященном приемам работы на компьютере. На нашем сайте также можно найти шаблоны различных бланков.
Бланк включает только постоянную информацию об организации — авторе документа, характеризующую его как создателя официального письменного документа.
Независимо от способа изготовления бланки документов конкретной организации должны разрабатываться с учетом требований государственного стандарта не только к составу, но и порядку расположения реквизитов. ГОСТ предусматривает два варианта расположения реквизитов бланка: продольное (продольный бланк) и угловое (угловой бланк).
Также для руководителей, обладающих правом подписи, создаются бланки должностных лиц (касается организаций, крупных структурных подразделений). При этом наименование должности размещается ниже наименования организации — автора документа. В бланках руководителя структурного подразделения наименование должности помещается ниже наименования структурного подразделения — автора документа.
Требования к бланкам документов, виды бланков, оформление реквизитов бланка
Условно бесплатные документы и шаблоны на русском и английском языках, необходимые для работы в офисе.
Унифицированная система документации — совокупность форм документов, созданных по единым правилам и требованиям, функционирующих в определенной сфере деятельности (управлении, финансах и т. п.).
Государственный герб Российской Федерации изображается на бланках документов органов власти Российской Федерации, а также на бланках территориальных органов федеральных министерств и ведомств.
Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) составляется на основе общего бланка и содержит реквизит «наименование вида документа».
Бланк конкретного вида документов, кроме письма – используется для изготовления документов только данного вида.
Помимо вышеперечисленных видов бланков в крупных управленческих аппаратах создают бланки структурных подразделений. Отличие этих бланков состоит в размещении наименования структурного подразделения ниже наименования организации — автора документа.
Рассмотренные классификации применяются для официального документооборота по общепринятым правилам, но каждая компания вправе разработать дополнительные индивидуальные образцы, не вписывающиеся в рамки ГОСТа. Руководитель может решить, что необходимы собственные шаблоны для нестандартных ситуаций (сертификаты, справочная информация, рекламные листы).
К сожалению, в стандарте допущена ошибка при перечислении реквизитов, используемых при изготовлении бланков определенного вида: при перечислении реквизитов бланка письма назван реквизит (14) – «Место составления или издания документа», в то время как в бланках писем этот реквизит не используется. В бланках писем присутствует реквизит «Справочные данные об организации».
ПРИЛОЖЕНИЕ Б (справочное). ОБРАЗЦЫ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ
Реквизит называет автора документа, которым может быть организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо. Этот реквизит предполагает также указание вышестоящей организации, если она имеется. В бланках структурных подразделений наименование подразделения указывают под наименованием организации.
Каждый вид бланков имеет определенный набор реквизитов. Реквизиты общего бланка документа включают: герб (для организаций, имеющих на это право), эмблема организации, наименование вышестоящей организации (если имеется), наименование организации, трафаретные части реквизитов «дата» и «номер документа». Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федераций от 8 ноября 2005 г. N 536 г.