Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Закон об архивах и делопроизводстве». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
В настоящее время делопроизводство и документооборот регулируются федеральным законом об архивном деле, законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами. Кроме того, существует инструкции, перечни, положения и правила, касающиеся делопроизводства в различных госструктурах.
Позднее в 1998 году вышел в свет ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
Знание терминов нам необходимо не только для того, чтобы использовать их в документах – положениях, инструкциях, проектах приказов и распоряжений, служебных и докладных записках, справках, докладах, письмах в сторонние организации.
Содержание:
Глава 6. Доступ к архивным документам и их использование (статьи с 24 по 26)
Номенклатура дел отражает все направления деятельности организации (финансовые, хозяйственные, кадровые и другие).
Документы должны приниматься на хранение в государственные, муниципальные архивы, как правило, в виде подлинников.
Систематизация переписки осуществляется обычно за календарный период в хронологической последовательности. При этом ответы помещаются после вопросов. В случае возобновления переписки по отдельной теме, начатой в предыдущем году, документы включают в папку текущего периода.
Решение научно-методических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов и включением их в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также с определением в его составе особо ценных документов, в том числе уникальных документов, осуществляется центральной экспертно-проверочной комиссией уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.
В связи с этим вспомним номенклатуру дел организации – абсолютно все включенные в нее дела имеют какой-либо срок хранения. Следовательно, в номенклатуре дел все документы архивные. Конечно, пока идет делопроизводственный год, документы находятся в оперативном управлении, а дела – на стадии формирования, их никто не считает архивными.
В Приложении 2 излагаются средства измерения и регулирования температурно-влажностного режима хранения документов.
Это правило не относится к странице-заверителю и бланку для описи. Номер ставится простым карандашом в правом углу вверху.
О сроках временного хранения документов по личному составу
Решение вопросов о включении в состав Архивного фонда Российской Федерации конкретных документов осуществляется экспертно-проверочными комиссиями федеральных государственных архивов и уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела в пределах их компетенции.
Наряду с инструкцией по делопроизводству в организациях могут разрабатывать и иные нормативные документы по делопроизводству: правила, положения, регламенты, порядки, которые регулируют работу с отдельными видами или комплексами документов (например, положение о внутренних нормативных документах организации, положение о ведении договорной работы и т.д.).
Комплектование архива описано в главе 3; в ней в частности содержатся положения об источниках комплектования архивов (п. 3.2), составе документов, подлежащих передаче в архив (п. 3.3), номенклатуре дел (п. 3.4), порядке и оформлении дел (п. 3.5) и их описей (п. 3 .7).
Нормы, регулирующие порядок доступа к документам в целях их использования, изложены в разделе IX Примерной инструкции по делопроизводству.
Глава 4. Хранение и учет архивных документов (статьи с 17 по 19)
При подготовке к группировке все металлические скрепляющие элементы удаляются. Материалы, предназначенные для постоянного хранения и состоящие из особенно ценных либо неформатных актов, содержатся в папках закрытого типа с тремя клапанами с завязками либо в специальных коробках.
При этом сотрудники представительства или филиала формируют собственную номенклатуру дел, которая затем предоставляется в головную организацию и становится частью общего перечня заголовков дел. Если организационная структура хозяйствующего субъекта предусматривает большое количество региональных подразделений, рекомендуется формировать типовой реестр дел представительств и филиалов.
Федеральный закон определяет основные категории документов (гл. 1, ст. 3); полномочия субъектов Российской Федерации, муниципальных образований в области архивного дела (гл. 1, ст. 4); понятие архивного фонда (гл. 2). Он также определяет документы, относящиеся к государственной (гл. 2, ст. 7), муниципальной (гл. 2, ст. 8), частной собственности (гл. 2, ст. 9).
Следующий этап — выбор схемы, по которой она будет формироваться. Применяются два основных варианта:
- Структурная схема. Используется в том случае, если организационная структура компании или учреждения является стабильной. Разделы реестра дел формируются для каждого подразделения организации на основе структуры и штатного расписания.
- Функциональная схема. Применяется в предприятиях с нестабильной организационной структурой. Разделами выступают отдельные функции (трудовые отношения, кадры, отчетность и другие) или направления работы компании (производство, охрана труда, строительство, ремонт и т. д.).
Федеральный закон определяет основные категории документов (гл. 1, ст. 3); полномочия субъектов Российской Федерации, муниципальных образований в области архивного дела (гл. 1, ст. 4); понятие архивного фонда (гл. 2). Он также определяет документы, относящиеся к государственной (гл. 2, ст. 7), муниципальной (гл. 2, ст. 8), частной собственности (гл. 2, ст. 9).
Архив – структурное подразделение учреждения, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов (ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст).
Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.
Такие определения дает введенный в действие с 1 марта 2014 года «ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
Каковы особенности хранения документов в архиве учреждения? В каком порядке уничтожаются документы в связи с истечением срока их хранения? Как происходит передача документов в государственные или муниципальные архивы?
Срок хранения «До ликвидации организации» означает, что указанные документы хранятся в организации до ее ликвидации, независимо от того, выступает или не выступает эта организация источником комплектования государственного или муниципального архива.
К исключительному ведению Российской Федерации, в частности, отнесены разработка и проведение государственной политики в области архивного дела, установление единых правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и контроль за их соблюдением.
Текст Федерального закона опубликован в «Парламентской газете» от 27 октября 2004 г. N 201, в «Российской газете» от 27 октября 2004 г. N 237, в Собрании законодательства Российской Федерации от 25 октября 2004 г.
В целом федеральный закон 2004 года выдержан в рамках общеправовых норм, но некоторые статьи подвергались и подвергаются критике, некоторые позиции закона трудно реализуются на практике.
Основными НПА по делопроизводству, прямо предназначенными для разработки инструкций по делопроизводству, являются Примерная инструкция по делопроизводству и Правила делопроизводства 2019. Рассмотрим их подробнее.
Правила делопроизводства 2019 разработаны в соответствии с п. 2 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» взамен Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.
Что происходит с архивными документами при прекращении работы организации?
Архивное делопроизводство — это организация документооборота в части документации, сдаваемой в архив. Работа основана на выполнении требований законодательства, а значит, должна вестись скрупулезно.
Депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в федеральной собственности, осуществляют федеральные органы исполнительной власти и организации (в том числе академии наук Российской Федерации, имеющие государственный статус, за исключением Российской академии наук), перечень которых устанавливается Правительством Российской Федерации.
Если же в организации документы частной формы собственности и она не передает документы на государственное хранение по договору, то документы не вливаются в состав Архивного фонда страны. Но если организация ликвидируется, банкротится, то подлежащие включению в состав Архивного фонда страны документы поступают в государственный или муниципальный архив (ст. 23, п. 10).
Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах определяется специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
Глава 2. Архивный фонд Российской Федерации (статьи с 5 по 12)
Сейчас значительная часть документооборота происходит с применением электронного формата документов. Логичным следствием этого становится включение в номенклатуру дел электронных баз данных. Сроки хранения электронных документов не отличаются от бумажных, документация на электронных носителях включается на общих основаниях.
Экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности.
Не допускается выносить лист-заверитель на титульный лист папки либо чистый оборот страницы последнего документа в ней.
Законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, законы и иные нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации, муниципальные правовые акты об архивном деле не должны противоречить настоящему Федеральному закону.
Пользователь архивными документами имеет право свободно искать и получать для изучения архивные документы.
Экспертиза ценности документов осуществляется уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, государственным, муниципальным архивом совместно с собственником или владельцем архивных документов.
Законодательство об архивном деле в Российской Федерации состоит из настоящего Федерального закона, других федеральных законов, а также из принимаемых в соответствии с ними иных нормативных правовых актов Российской Федерации, законов и иных нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации.
Включение электронных баз данных
Напомним, что кадровой документации в Перечне отведены разд. 7 «Трудовые отношения» и 8 «Кадровое обеспечение». Кроме того, некоторые кадровые документы фигурируют в иных разделах данного перечня.
В номенклатуре дел срок хранения документа указывается в графе 4 с обязательным указанием нормативного акта, которым он устанавливается.