Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Образец приказа о изменении фамилии сотрудника». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Новые данные сотрудника заносят и в журнал учета трудовых книжек, указав основание для корректировки – приказ о смене фамилии. В личное дело вкладывают копии нового паспорта и свидетельства о браке. Однако законодательно данные нормы не описаны.
Внесение изменений в документах, где содержится прошлая фамилия сотрудника, производятся на основании заявления или приказа от сотрудника о смене фамили, которое им составляется в печатной или рукописной форме. К заявлению прикладываются копии всех документов, подтверждающие факт изменения персональных данных. Заявление составляется в свободной форме.
Содержание:
Как правильно оформить процедуру смены фамилии в учетных документах
На основании данного приказа инспектор по кадрам производит внесение изменений в документы компании. Прежде всего, это трудовая книжка работника, журнал учета трудовых книжек, личная карточка работника или лицевой счет, график отпусков.
Второй вариант более сложный. Нужно внести коррективы прямо в сам трудовой договор. Причем в оба экземпляра. Также корректировки вносятся в электронные базы по кадровому учету, начислению и выплате заработной платы.
Требуем заявление и подтверждающие документы
Если работник внес изменения в свои персональные данные, он должен представить в отдел кадров заявление о смене фамилии, копию нового паспорта и подтверждающие документы, являющиеся основанием для изменения (например, свидетельство о браке). Заявление создается в свободной форме согласно установленным правилам, на бумаге от руки или в печатном варианте.
Основание: заявление Астаховой С.С. от 24.03.2008; копия свидетельства С1 N Ва555, выданного 18.03.2008 Куровским ОЗАГС Орехово-Зуевского района Московской области; паспорт серии 4607 N 018888, выданный 04.04.2008 1 ГОМ УВД Москвы.
Приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак – классический документ, который проходит по личному составу. Информация о его номере и дате принятия регистрируется в журнале приказов по личному составу. Зафиксировать этот факт может личная подпись сотрудника отдела кадров, в чьи обязанности входит учет подобного рода документов.
Впоследствии следует изменить также и трудовой договор с работником. При этом допускается как заключение дополнительного соглашения, так и составление нового документа, но уже с обновлёнными данными.
Например, ту же личную карточку заполняют на основании документа, удостоверяющего личность работника, в частности паспорта (см. Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). Поэтому, на наш взгляд, вносить изменения в этот и другие учетные документы следует именно на основании нового паспорта. Прошу изменить в учетных документах фамилию Астахова на Рычкову в связи со вступлением в брак. Копию свидетельства о браке С1 N Ва555 прилагаю.
Датировка приказа должна соответствовать дате подачи сотрудником соответствующего заявления. Распоряжение оформляется не позднее трех дней с момента обращения работника. В данном случае ошибочно брать в расчет дату бракосочетания.
Структура приказа о смене фамилии сотрудника
В распорядительной части записываются должность и личные данные работника, сменившего фамилию, перечень документов, в которые нужно внести исправления. А также дата, до которой необходимо это сделать.
Есть один нюанс. А какой же датой оформить приказ? Свидетельство о браке выдавалось одним числом, паспорт меняется еще пару недель… Соответственно, и дата в нем другая. И работник может документы принести в любой момент.
Спор вызывает необходимость написания работником заявления об изменении фамилии в учетных документах и издания соответствующего приказа.
Есть один нюанс. А какой же датой оформить приказ? Свидетельство о браке выдавалось одним числом, паспорт меняется еще пару недель… Соответственно, и дата в нем другая. И работник может документы принести в любой момент.
Вопрос: Сотрудница отдела логистики вышла замуж и сменила фамилию (была Астахова, стала Рычкова). Как правильно оформить процедуру смены фамилии в учетных документах?
Довольно часто бухгалтер «попутно» выполняет роль кадровика. И это неудивительно, ведь кадровая работа теснее всего связана именно с работой бухгалтерии. И хотя кадровая документация в сравнении с бухгалтерской являет собой прямо таки образец простоты и понятности, тем не менее, кадровая работа иногда подкидывает бухгалтеру сложные задачки.
Изменение фамилии в кадровых документах
Чтобы оформить новые персональные данные в компании, руководителю нужно выпустить приказ об изменении фамилии. Его проект подготавливается работником кадровой службы и передается на утверждение директору организации.
Ниже будет рассмотрена ситуация, в которой сотрудница предприятия написала заявление о смене фамилии ввиду вступления в брак. Прежде всего, документ должен содержать наименование предприятия, его идентификационный номер и адрес.
Исправления вносятся на первой странице трудовой. Одной чертой зачеркивается старая фамилия, и над ней вписывают новую. Ссылка на документ указывается на внутренней стороне обложки. Все это заверяется подписью и печатью.
Для того чтобы руководитель учреждения мог издать приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак, необходимо не много документов. Достаточно будет заявления самой сотрудницы, ее паспорта и свидетельства о заключении брака.
Когда фамилию сменил генеральный директор
Обратите внимание, что формирование приказа возможно только после получения работником на руки паспорта с новой фамилией. Издание приказа раньше этого срока будет нарушением.
Как ни странно, обязанность работника сообщать своему руководству о смене фамилии действующим законодательством прямо не предусмотрена. Однако возможность привлечь его к ответственности за несвоевременное сообщение об этом факте всё же можно. Это тот случай, когда соблюдены 3 следующих условия:
- обязанность сообщать о факте смены фамилии есть в должностной инструкции работника, трудовом контракте или в локальном акте (например, положении о работе с персональными данными);
- в этих документах прямо указан срок, в течение которого работник обязан сообщить нанимателю о смене имени;
- сотрудник поставил свою подпись об ознакомлении с локальным актом или должностной инструкцией.
Положение о смене фамилии относится к обязательной группе приказов и положений по личному составу предприятия. Структура распоряжения на законодательном уровне не установлена.
Сегодня мы подготовили статью: «Приказ о смене фамилии сотрудника образец», собранную и переработанную из авторитетных источников. Если возник вопрос по теме, то обращайтесь к консультанту.
Основания для изменения личных данных сотрудника
Итак, необходимо взять заявление у сотрудника на имя директора с пожеланием внести изменения в документы. К нему обязательно должны быть приложены ксерокопии документов, которые подтверждают факт смены фамилии (паспорт, свидетельство о браке и т. д.). Подлинники предъявляются в оригинале.
В законодательстве не закреплена процедура, предшествующая изданию приказа об изменении фамилии при замужестве или женитьбе. Однако трудовые инспекторы во время проверки требуют у работодателя предъявить приказ о смене фамилии и заявление от работника.
Однако нужно помнить, что новое соглашение можно составить только на основании паспорта с уже измененными персональными данными.
В различных организациях вид приказа может несколько отличаться. Специалисты рекомендуют указать ответственных за изменение данных в документах лиц и ознакомить работника с приказом под подпись.
Образец приказа о смене фамилии сотрудника
К заявлению должны быть приложены копии документов, подтверждающие смену фамилии сотрудницей или сотрудником. Такими документами выступают:
- Паспорт.
- Свидетельство о заключении брака.
- Или свидетельство о смене фамилии (если работник меняет фамилию без заключения брака).
Если на сотрудника была оформлена доверенность, то ее тоже придется переделать. Кроме того, если заработная плата перечисляется на банковскую карту, оформленную работодателем, то придется инициировать процедуру замены карточки, а если фирма предоставляет работнику страховку ДМС, то и процедуру замены полиса.
Человек меняет фамилию по разным причинам: возможно, прежняя была слишком труднопроизносимой, неблагозвучной или человек заменяет ее по религиозным соображениям.
В связи с произошедшей после заключения брака сменой фамилии (прежняя фамилия Рыкова, новая фамилия Демина) и получением нового паспорта, прошу внести необходимые изменения в кадровую и иную документацию, содержащую мои персональные данные.
Заявление составляется в свободной форме. При написании заявления работник вправе попросить у ответственного лица образец. Ниже представлен пример.
В процессе рабочей деятельности многие кадровики сталкиваются с такой ситуацией, как изменение сотрудником его фамилии. Подобное решение может принять любой работник, при этом служащему отдела кадров необходимо знать, как правильно зафиксировать соответствующие изменения.
Первая часть – мотивировка. Прописывается, на основании каких конкретно документов издается приказ, указываются их номера и даты. Классический вариант – свежий паспорт работника, его заявление плюс свидетельство о заключении брака.
Одна заверяется и подшивается в личное дело сотрудника, вторая – прикрепляется к приказу о смене фамилии в связи с вступлением в брак (в качестве основания).
Таким основанием будут являться документы, подтверждающие смену фамилии, представленные самим работником.
Сегодня предлагаем обсудить следующую тему: «Приказ о перемене фамилии работника образец». Если возникнут вопросы, то вы обязательно найдете ответы в статье. Если все же потребуются уточнения, то обращайтесь к дежурному юристу.