Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Заявление на выдачу подотчетных средств образец». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Рассмотрим подробнее новые правила выдачи подотчетных сумм. Передача наличных денег оформляется расходным кассовым ордером, составленным по форме КО-2 (утв. постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88). РКО составляется в одном экземпляре. Кассир организации составляет расходный кассовый ордер на основании внутреннего распорядительного документа или письменного заявления.
На нашем сайте имеется образец заявления, которым можно воспользоваться, индивидуализировав его для собственных нужд.
Содержание:
Заявление от работника
Выдача наличных работникам хозяйствующего субъекта осуществляется с разрешения их руководителей. Для его получения сотрудники должны на имя директора подать в письменном виде просьбу о выплате денежных средств. Это могут быть разработанные в виде шаблона или составленные в свободной форме заявления или служебные записки.
Для того, чтобы документ был оформлен правильно и работнику не приходилось каждый раз сочинять его текст, рекомендуется заранее подготовить шаблоны заявления.
При этом порядок безналичных расчетов по подотчетным суммам должен быть прописан в локальном нормативном акте компании (например, в учетной политике или положении о расчетах с подотчетными лицами). Узнай, как действовать, куда обращаться, какие документы заполнять в случае возникновения юридической ситуации. Авторские права на тексты статей и формы документов защищены. Просьба не нарушать закон. При использовании материлов сайта прямая активная ссылка обязательна.
Правила выдачи подотчетных сумм в 2020 году
У РКО должно быть основание. Всегда! Заявление им и является. В авансовом отчете прописывается размер выданной суммы, номер и дата РКО и подпись бухгалтера.
Для того чтобы этого избежать, на предприятии, как правило, составляется документ, которым регламентируется перечень «подотчетников» и максимальная сумма задолженности по авансовым отчетам, при которой работник может взять деньги снова.
Подотчетные суммы — это деньги, которые выдаются сотрудникам для исполнения поручений компании. Относительно недавно установлены новые правила подотчета — с 19 августа 2017 года, с принятием новой редакции указания Банка России № 3210-У.
Ведь с ним у компании действует такой же трудовой договор, как и с остальными работниками. Но бланк для него стоит составить с иными формулировками. В конце руководитель поставит подпись, которая является одновременно разрешающей. Тогда заявление не будет выглядеть так, будто директор разрешает выдать деньги сам себе.
Основное значение данного документа состоит в том, что в нем подробно указывается на какие цели и срок будут выделяться деньги. Директором на этом бланке делается собственноручная подпись, утверждающая запрошенный срок и сумму.
Для выдачи денег достаточно приказа или другого распорядительного документа компании от имени директора. Форма такого документа произвольная.
Правила выдачи денег подотчет последний раз менялись 19.08.2017. Тогда же претерпели изменения некоторые кассовые операции. А последующие нововведения в проведении учета и налогообложения затронули порядок расчетов с подотчетниками.
Если срок возврата не установлен, сотрудник сдает отчет в тот же день, в который их получил. Указание на это имеется в письме ФНС от 24.01.2005 № 04-1-02/704.
Наличные деньги на расходы работнику под отчет выдаются согласно письменному заявлению на выдачу денег в под отчет или приказа руководителя.
Кроме того, есть письмо Минфина РФ №03-02-08/13 от 15.03.10г. В этом письме прямо указывается на недопустимость использования факсимиле при оформлении платежных документов, на доверенностях и иных документах, имеющих финансовые последствия.
Еще одно послабление законодательства, вступившее в силу с 19.08.2017, коснулось передачи денег при наличии задолженности за сотрудником. Уже нет необходимости отслеживать наличие полного отчета за предыдущие подотчетные суммы, а выдать новую сумму разрешено в любой момент. Ранее, пока работник полностью не погасит предыдущий долг, выдавать подотчет было нельзя.
Кроме того, есть письмо Минфина РФ №03-02-08/13 от 15.03.10г. В этом письме прямо указывается на недопустимость использования факсимиле при оформлении платежных документов, на доверенностях и иных документах, имеющих финансовые последствия.
ИП предоставлено право не составлять расходные и приходные кассовые ордера и, как следствие, не вести кассовую книгу (подп. 4.1 и 4.6 п. 4 Указания № 3210-У).
При составлении заявления на выдачу подотчет рядовым сотрудником, в верхнем правом углу нужно указать кому направляется документ — должность, Ф.И.О, и название компании, а затем от кого — должность и Ф.И.О. сотрудника.
Как правильно написать заявление на выдачу подотчетных сумм
Указаний № 3210-У устанавливает запрет на выдачу денежных средств под отчет работнику, если он не отчитался по ранее выданным суммам.
Но не факт, что решение будет в Вашу пользу (Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 06.03.2013 г. № 09АП-2451/2013).
В результате сверки он может найти нецелесообразные расходы, на которые работник не имел право тратить деньги.
Указаний № 3210-У с 1 июня 2014 года к работникам относятся еще и исполнители по гражданско-правовым договорам. Например, организация вправе выдать денежные средства под отчет подрядчику на покупку материалов, необходимых для выполнения работ по договору ГПХ (письмо ЦБ РФ от 02.10.14 № 29-1-1-6/7859).
Если ранее заявление было обязательным элементом для выдачи подотчетных сумм, то с вступлением в силу 19.08.2017 указания ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У за фирмой закреплено право выдавать деньги под отчет на основании либо заявления работника, либо распорядительного документа руководителя.
Заявление на выдачу денег в подотчет образец бланк
Однако многие бухгалтеры игнорируют нормы указаний ЦБ РФ и не требуют оформления ни заявлений подотчетными лицами, ни задокументированных распоряжений на выдачу подотчетных сумм от руководителя. Налоговики во время проверки могут посчитать такой подход нарушением и попытаться оштрафовать компанию на основании положений п. 1 ст. 15.1 КоАП «Нарушение порядка работы с денежной наличностью».
Ниже расположен типовой образец и бланк заявления на выдачу денег в подотчет, вариант которого можно скачать бесплатно.
Считается, что это ограничение превышать нельзя. Но есть и нюансы. Этот лимит на расходы установлен только для расчетов с другими организациями и ИП (см. п. 6 указаний ЦБ РФ № 3073-У). А на расчеты с физлицами, которыми выступают сотрудники предприятия, он не распространяется.
Очень часто заявление дополняется записью о состоянии расчетов по ранее полученным подотчетным суммам. Это помогает соблюсти требования п.6.3 его 3 абзаца (Указания Банка РФ №3210-У) — о выдаче подотчетных сумм работникам только при наличии полного погашения ими задолженности по ранее предоставленным им аналогичным средствам.
Таким образом, прежде чем попасть к руководителю организации (предпринимателю), заявление должно быть подано в бухгалтерию: именно там проверяется наличие или отсутствие непогашенной задолженности по подотчетным суммам. И только после этого заявление направляется руководителю (индивидуальному предпринимателю).
Но суммы подотчетных средств, выдача и отчет по которым осуществлялись излишне свободно, вызывают ненужный интерес со стороны налоговиков. Поэтому для поддержания финансовой дисциплины рекомендуем установить перечень лиц и лимиты задолженности, при которых разрешено получить новый аванс.
Налоговая инспекция при проверке, безусловно, может обратить внимание на то, что какому-то работнику средства выдавались слишком свободно, особенно если такое происходит регулярно.
С 19.08.2017 выдача наличных денег работнику на расходы оформляется по распорядительному документу либо письменному заявлению подотчетного лица (п. 6.3 указаний № 3210-У). Иными словами, если нет приказа, работник пишет заявление на выдачу подотчетных сумм, и если это заявление удовлетворят, получит деньги. До вступления в силу изменений заявление должно было оформляться в обязательном порядке.
Деньги любят счёт. Данная аксиома не требует доказательств. Особенно важно такое утверждение для предприятий и организаций, которые помимо того, что сами заинтересованы в полном порядке отчётности за финансовые потоки, ещё и контролируются специальными государственными органами и службами.
Поскольку унифицированной формы нет, предлагаем образец заявления на выдачу денег в подотчет, который легко адаптировать под разные ситуации.
Удален последний абзац пункта 6.3, согласно которому нельзя было выдавать новый подотчет при наличии задолженности по ранее полученной сумме наличных денег.
В августе 2017 года Центробанк обновил правила выдачи денежных средств из кассы. А с 1 июля 2020 года выдача денег под отчет сотрудникам организации осуществляется с учетом еще нескольких изменений. В чем суть этих нововведений, и как теперь работать с подотчетниками?
Изменяем положение о ведении кассовых операций
Из Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У следует, что работники обязаны отчитываться по израсходованным суммам в течение трех дней со дня истечения срока, на который выданы деньги. К заполненному авансовому отчету обязательно прикладываются чеки, подтверждающие расходы.
На что надо обратить внимание:
- бланк строгой отчетности (БСО) на бумаге практически никто не выдает, а ИП и организации, оказывающие услуги по ремонту, мойке транспорта, перевозке обязаны выдавать клиентам чеки либо электронные бланки строгой отчетности;
- в чеках для юрлица или индивидуального предпринимателя обязательно уточняют наименование и ИНН покупателя, сумму акциза, страну-производителя товара, номер таможенной декларации;
- в чеках присутствует разбивка по приобретенным товарам и услугам. Такое правило формирования чеков действует в отношении почти всех продавцов, за исключением ИП на патенте или УСН. Но в таком случае работник подробно расписывает, на что потратил подотчетные деньги;
- расходы, чеки по которым прислали в электронном формате, работник вправе распечатать. Исключение – электронный посадочный талон при авиаперелетах. Его следует распечатать и проставить на нем отметку о досмотре, чтобы бухгалтер принял бумагу, как подтверждение расхода (см. Письмо ФНС России от 11.04.2019 N СД-3-3/3409@).
Заявление на деньги подотчет составляется от имени подотчетника и визируется директором (либо иным лицом, которому директор по доверенности дал полномочия принимать решения о расходовании денег из кассы).
Заполнить заявление может и сотрудник бухгалтерии, а после — подписать его у подотчетного лица. Кроме того, разрешающую визу вместо директора может проставить любой сотрудник, уполномоченный на это соответствующей доверенностью. Таким образом, процесс оформления заявлений предельно упростится.
Заявление о выдаче денег под отчет
Форму документа чиновники не утверждали и не рекомендовали, поэтому компания вправе сама решить, как именно составить бумагу.
Заявление на выдачу денежных средств в подотчет — документ, на основании которого бухгалтер вправе выдать работнику деньги из кассы. Но чтобы он имел юридическую силу, его предварительно согласовывают и заверяют у руководителя организации. При всём удобстве безналичного расчета путём перевода средств с одного банковского счёта на другой, в повседневной деятельности организация или предприятие не могут обойтись без некоторой суммы наличности в кассе. Такие наличные деньги требуются для обеспечения деятельности или на какие-либо мелкие траты.