Образец написания гарантийного письма об оплате

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Образец написания гарантийного письма об оплате». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Так как мы имеем дело с официальной бумагой, то здесь неуместно использовать неформальные слова (сленг, просторечия). Не стоит подробно описывать события, повлекшие за собой невозможность перечисления денег в срок. Укажите самую их суть либо пропустите этот момент. Поручительные обязательства необходимо прописывать точно, с указанием суммы и даты ее перечисления.

Вся информация в тексте должна трактоваться однозначно (без двусмысленных фраз), чтобы предотвратить возможные споры. При формировании гарантии используйте инструкцию и шаблонный образец, как составить гарантийное письмо об оплате поставщику:

  • лаконично обоснуйте причину нарушения сроков оплаты;
  • укажите документ-основание, по которому оплатите задолженность;
  • установите предельный период для перечисления средств;
  • сверьте реквизиты получателя с госконтрактом;
  • подпишите у руководителя и главного бухгалтера.

При отправке запросите от кредитора уведомление о получении документа. Это позволит исключить потерю бумаг в пути.

В том или ином виде, гарантийные письма существовали практически всегда. Как пример, долговые расписки, известные с древних времен, отражавшие в себе намерение одной стороны выплатить долг к определенному сроку, и право другой стороны взыскать этот долг по истечении указанного срока.

В древнем Риме долговые обязательства отображались в аналоге современной приходно-расходной книги специальными людьми. Были расписки и в Древней Греции.

В средневековой Италии возник другой вид гарантийного письма — вексель. Пример, дошедший до наших дней — процентная расписка 1339 г.:

«Барталус и Ко. В Пизе

Во имя Господа Аминь. Барталус и Ко. посылает свой привет Барна из

Лухи и Ко. Авиньон.

Заплатите по этому письму 20 ноября 1339 г. Ландуччио Бассадраги и

Ко. Из Лухи 312 ¾ золотых гульденов, которые мы сегодня получили от

Такредо Баначмунти и Ко., начислив 4 ½ % в их пользу, и зачислите эту сумму

на наш счет. Выдано 5 октября 1339 г.»

Источник: Едронова В.Н., Мизиковский Е.А. «Регулирование и учет операций с векселями». М., Финансы и статистика, 1996. –128

Как понятно из названия, гарантийное письмо призвано гарантировать одной стороной другой стороне выполнить определенные действия в определенный срок. Соответственно, любое гарантийное письмо должно содержать следующие реквизиты:

  • фирменный бланк (не обязательно, но так солиднее);
  • стороны — гарант и выгодоприобретатель (к примеру, должник и кредитор);
  • в теле письма — обещание одной стороны совершить определенные действия, а также сроки их совершения;
  • согласно правилам делопроизводства — исходящий номер письма;
  • дата письма, подпись должностного лица, его ФИО, должность;
  • печать организации;
  • если подписант по доверенности — то сведения об этой доверенности и ее копия в приложении. Печать в этом случае не ставится.

Здесь мы приведем разные образцы гарантийных писем, с целью вашего ознакомления. В целом, суть тут везде одна — одна сторона что-то гарантирует, вторая выступает просто получателем данной гарантии.

Для первичной государственной регистрации компании, либо при «переезде» уже действующей, среди комплекта документов, подаваемых в регорган, должно быть гарантийное письмо от собственника юридического адреса. Образец данного письма будет выглядеть примерно так:

ООО «Ромашка»

ОГРН _____________ИНН/КПП_______________ Адрес: г. Москва, ул. Электрозаводская, д. 45, корп. 2, офис 15/5

Гарантийное письмо

Настоящим ООО «Ромашка» в лице Директора Сергеева Михаила Михайловича, гарантирует предоставить нежилое помещение по адресу:

Г. Москва, Проектируемый проезд 5678, дом 56, строение 5, офис 67.

в качестве адреса места нахождения и нахождения единоличного исполнительного органа, для целей государственной регистрации обществу с ограниченной ответственностью «Вулкан».

Генеральный директор ООО «Ромашка» ____________/М.М. Сергеев/

МП

Соответственно, здесь выражена гарантия стороны-собственника помещения предоставить данное помещение в качестве юридического адреса для будущей компании.

Как вариант, в гарантийном письме может быть выражена гарантия по исполнению договорных обязательств. В качестве примера приводим образец гарантийного письма на поставку товара:

ООО «Ромашка»

ОГРН _____________ИНН/КПП_______________ Адрес: г. Москва, ул. Электрозаводская, д. 45, корп. 2, офис 15/5

Гарантийное письмо

Настоящим ООО «Ромашка» в лице Директора Сергеева Михаила Михайловича гарантирует ООО «Лютик» ( ОГРН_____, ИНН_____) произвести поставку товаров по договору №___ от __.__.20__г. в соответствии с высланной спецификацией от __.__.20__ г., в срок до 01.08.2019 г.

Генеральный директор ООО «Ромашка» ____________/М.М. Сергеев/

МП

Здесь, как видим, выражена гарантия поставщика произвести отгрузку товара в определенный срок.

Достаточно часто встречающийся вариант использования гарантийного письма — взыскание задолженности. Здесь фигурирует такой образец гарантийного письма на оплату:

ООО «Ромашка»

ОГРН _____________ИНН/КПП_______________ Адрес: г. Москва, ул. Электрозаводская, д. 45, корп. 2, офис 15/5

Гарантийное письмо

Настоящим ООО «Ромашка» в лице Директора Сергеева Михаила Михайловича гарантирует ООО «Лютик» ( ОГРН_____, ИНН_____) произвести оплату по договору №___ от __.__.20__г. в срок до 01.08.2019 г.

Генеральный директор ООО «Ромашка» ____________/М.М. Сергеев/

МП

Здесь уже выражена обязанность стороны-гаранта оплатить имеющуюся задолженность в определенный срок.

В целом, все гарантийные письма между собой очень похожи. Различаются они лишь в действиях, которые обязуется предпринять гарант.

Кстати говоря, расписку о получении денег в долг также можно считать гарантийным письмом. Также как и банковскую гарантию.

Смысл гарантийного письма следует из его названия. Оформляя документ, одна сторона дает гарантию, что исполнит свои обещания в пользу другой стороны. Обычно используется для того, чтобы уверить:

  • в оплате задолженности;
  • в выполнении взятых на себя обязательств, например, о поставке товара, выполнению работ;
  • в совершении иных действий.

Гарантийное письмо используется в деловой переписке между организациями, потому подписывается руководителем стороны-гаранта. Допустимо проставление подписи иного лица в случае наделения его соответствующими полномочиями от лица компании.

В некоторых ситуациях гарантийное письмо является альтернативой договора. В ряде случаев организациям не обязательно закреплять договоренности в форме соглашения. В качестве оферты может выступать гарантийное письмо, в котором будет указано предложение выполнить работу, оказать услугу за определенную плату в определенный срок. При согласии вторая сторона направляет ответ. Их взаимодействие в этом случае будет рассмотрено, как действие, равнозначное заключении договора.

Однако, нужно понимать, что в письме невозможно учесть все правовые последствия этой сделки. Здесь нет подробного описания предмета гарантии, объема прав, обязанностей и ответственности сторон.

Существует несколько видов таких писем в зависимости от их функции.

  1. Гарантийное письмо об оплате задолженности. Задолженность может быть сформирована по разным причинам. Гарантийное письмо по ее погашении является признанием факта существования долга перед второй стороной, а также объяснением причин того, что оплата не могла быть произведена немедленно. Вместе с тем организация заверяет кредитора в исполнении своих финансовых обязательств при выполнении какого-то условия или наступления срока.

Для того, чтобы гарантийное письмо было составлено грамотно и корректно, стоит придерживаться следующих рекомендаций:

  • Соответствующий стиль написания – при написании письма нужно придерживаться делового стиля, ведь гарантийное письмо, в первую очередь, документ.
  • Целесообразность и краткость – не стоит писать слишком много, будет достаточно кратко и лаконично изложить необходимое.
  • Конкретика – исключите слова, несущие в себе неуверенность, стоит четко формулировать предложения, использовать такие слова, например, как гарантируем, обязуемся.
  • Определенность и ясность – текст гарантийного письма должен быть понятный и простой.
  • Недопустимы орфографические и пунктуационные ошибки в письме.

Вне зависимости от конкретного образца, при составлении желательно исходил из следующих правил:

  1. Стиль изложения только официально деловой.
  2. Объем не более 1-2 печатных страниц
  3. В тексте нежелательно употреблять сложные синтаксические конструкции, которые затрудняют восприятие.
  4. Недопустимы любые грамматические ошибки.
  5. Поскольку письмо должно гарантировать определенные действия, которые намерена выполнить сторона, то прописывать их следует отдельным абзацем и выделять разными средствами (курсивом, полужирным или более крупным шрифтом).
  6. Сам текст обещания должен быть предельно конкретным – например: «Ручаемся внести оплату за услугу подключения к сети Интернет в соответствии с договором возмездного оказания услуг от 22.05.2014 г. в срок не позднее 30.11.2017 года» (а не в ноябре этого года).

Важно усилить свое ручательство, подкрепив ее соответствующими документальными подтверждениями, если это возможно.

Всегда составляется в 2 экземплярах, на каждом из которых ставится подпись генерального директора и синяя печать. Один экземпляр остается на хранении у отправителя и регистрируется в журнале учета документооборота.

Как написать гарантийное письмо на оплату: пошаговая инструкция

  • лично в руки вместе с курьером;
  • заказной корреспонденцией с уведомлением о вручении;
  • с помощью скана документа через электронную почту – в этом случае важно понимать, что отправляется именно подлинник, который отсканирован или сфотографирован.

По факсу его не отправляют, поскольку в этом случае не всегда известно, насколько качественно оно будет пропечатано и дойдет ли до конкретного адресата.

Гарантийное письмо фиксирует намерение сделать что-либо в пользу другой стороны. Допускается оформление бланка для любого действия, предусмотренного законодательством.

В частности, гарантия составляется:

  • об оплате услуг или товаров;
  • об оплате задолженности;
  • о предоставлении юридического адреса;
  • о предоставлении рабочего места;
  • о выполнении работ;
  • о заключении договора.

Бумага может составляться в качестве ответа на письмо-претензию.

Если гарантия составляется юридическим лицом, следует распечатать ее на фирменном бланке организации. Как правило, на нем уже проставлено наименование, а также реквизиты компании. Содержатся там и контактные данные, в том числе адрес, телефон и электронная почта.

Как уже отмечалось, единой формы здесь не предусмотрено. Однако на бланк распространяются все правила деловой переписки.

Составляется документ по следующему плану:

  1. Исходящий номер.
  2. Дата составления.
  3. Реквизиты организации-адресата: полное название, данные руководителя, банковские счета.
  4. Основной текст гарантии. Здесь может быть указано, что компания гарантирует проведение оплаты в размере ХХ рублей в срок до ХХ.ХХ.ХХ года.
  5. Печать фирмы.
  6. Подпись руководителя и главного бухгалтера.

Важно! Если речь идет о гарантии оплаты, можно прописать обязательство выплатить пени за просрочку перечислений.

Подписывать гарантийное письмо об оплате задолженности будет руководитель организации либо уполномоченный им представитель. Касательно последнего, следует приложить копию доверенности, подтверждающей полномочия сотрудника.

Гарантия может быть составлена и физическим лицом. В таком случае используется обычный лист формата А4.

План документа выглядит следующим образом:

  1. Полное наименование и реквизиты организации-адресата, ФИО руководителя, номер счёта.
  2. Данные лица, предоставившего бланк гарантийного письма ФИО и адрес.
  3. Основной текст гарантировать перечисление оплаты за товар или услугу, перевести все суммы платежей в определенном размере и в установленный срок.
  4. Дата, когда составлено гарантирующее письмо.
  5. Подпись автора.

При желании можно поставить по центру название бланка. Однако заголовок на листе писать необязательно.

Стоит отметить, что сама по себе гарантия не является нормативным документом, положения которого обязательны к исполнению. Поэтому основной мотив при ее составлении исполнительность должника, просящего об отсрочке оплаты.

Главной отличительной особенностью такого письма является его визирование, которое происходит не только управляющим компании (директором, руководителем или гендиректором), но и вторым уполномоченным сотрудником, в качестве которого может выступать финансовый руководитель или главный бухгалтер. В крупных компаниях эту роль может выполнять финансовый менеджер, а также другие назначенные лица.

Гарантийные письма на оплату могут использовать как физические, так и юридические лица. К правилам оформления можно отнести:

  1. Берём фирменный бланк или форму (сформированную компанией), пишем название документа посередине и ставим текущую дату, порядковый номер (его можно увидеть в журнале исходящей корреспонденции), адресат – это компания, которой мы должны произвести оплату.
  2. В теле указываем следующие моменты:
    • сумму, которую необходимо оплатить;
    • основание для выплаты (документ с реквизитами – соглашение, счёт-фактура, акт или иные);
    • сроки внесения оплаты или задолженности;
    • реквизиты организации в банке (должника, плательщика);
    • описание штрафов и их размеров в случае невыполненных обязательств по внесению оплаты (в большинстве случаев этот пункт отсутствует, так как такое условие не в интересах компаний-должников).
  3. Подписываем документ, ставим оттиск печати и несём на визирование второму уполномоченному лицу. Итак, гарантийное письмо готово.

Шаблон гарантийного письма

Генеральному директору

ООО «Народные промыслы»

Гарантийное письмо

№39 11 февраля 2017 года

Просим вас оказать услуги по ремонту оборудования по договору №546 от 25.05.2016 года

Оплата будет произведена в срок до 25 февраля 2017 года.

В случае неуплаты в оговоренный срок будет наложен штраф в размере 2,5% от общей суммы долга за каждый календарный день.

Если компания сотрудничает с иностранными организациями, то в таком случае, соответственно, и текст письма должно быть оформлено на этом языке. Поскольку английский язык признан международным, то чаще всего используют именно его.

Подводя итоги, можно отметить, что гарантийные письма на оплату являются одним из важных документов в деловых отношениях, поэтому следует серьёзно подходить к их оформлению. Написание и составление такого рода документов – процесс несложный. Важно знать правила и особенности, а также уметь применять их на практике. Материал этой статьи поможет грамотно оформить гарантийное письмо на оплату, и вопросов возникнуть не должно.

В гарантийном письме об оплате покупателю необходимо указать новые сроки оплаты товара. Такое письмо будет являться документальным подтверждением того, что взятые на себя покупателем обязательства по оплате товара будут выполнены в определенные сроки и в полном объеме.

От неустойки, которую придется выплатить продавцу, если она предусмотрена договором, гарантийное письмо вряд ли спасет, но, по крайней мере, продавец будет знать, что вы готовы исполнить свои обязательства, просто чуть позже.

Гарантийное письмо об оплате — образец

В Мосэнергосбыт

Гарантийное письмо на оплату

В связи с тяжелым финансовым положением у открытого акционерного общества «Закон РАА» (сокращенное наименование – ОАО «РАА») по договору № 1243 от «23» февраля 2015 года за март 2015 года образовалась задолженность в размере 1200 рублей.
На основании изложенного, просим предоставить отсрочку платежа. Гарантируем оплату образовавшейся задолженности до «31» декабря 2015 года.

С уважением!

Генеральный директор
ОАО «Закон РАА»
Русинов Артем Александрович

Ниже мы рассмотрим образец гарантийного письма об оплате услуг для физического лица. Как Вы уже поняли гарантия оплаты это нечто письменной расписки с указанием действий и возникающей обязанности.

Руководителю ______________________
___________________________________
(наименование организации)
___________________________________
(фамилия, имя, отчество)

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО

Я, гражданин _______________________________________ (паспорт: серия ______, N ____________, выдан _________________________), прошу Вас выполнить услуги в виде:
1) __________________________________________________________;
2) __________________________________________________________;
3) __________________________________________________________.
Оплату в размере _______________ (______________________) руб. гарантирую с расчетного счета N ____________
________ (наименование банка) _______ в течение ___ (___________) банковских дней.

___________ __________________
(подпись) (Ф.И.О.)

«____»_____________ _____ г.

Для того чтобы разобраться в принципах составления документа, рассмотрим, как написать гарантийное письмо об оплате. Обратите внимание, что в нем гарантом выступает физическое лицо. Из него составляют аналогичный документ по поводу оплаты поставки продукции, расчета за произведенные работы. Основные реквизиты документов совпадают, и на его основе рекомендуется разработать шаблон гарантийного письма, единый для различных договоров (переменные данные легко проставить при написании).

Можно разработать пример такого документа в организации, если договорные отношения предусматривают их использование при урегулировании возникающих конфликтных ситуаций в досудебном порядке. Бланк пригодится и в обычной деловой практике.

Список обязательных реквизитов законодательством не установлен, необходимо исходить из того, что адресат понимает смысл написанного. Рекомендуется в текст гарантийки об оплате включать следующие данные:

  • шапка документа с указанием наименования организации, адреса, ИНН, КПП (в целях правильной идентификации контрагента получателем), если он составляется на фирменном бланке, эти реквизиты заполнять повторно нецелесообразно;
  • указание адреса получателя, наименования организации с указанием организационно-правовой формы, фамилии и инициалов руководителя с указанием должности;
  • номер и дата;
  • наименование;
  • текст или основная часть, где необходимо указать, об уплате денежных средств по какому договору идет речь (номер, дата, суть соглашения). Также следует определить дату внесения денег и способ (наличными в кассу или на расчетный счет);
  • можно указать на применение штрафных санкций в случае неисполнения взятой на себя обязанности;
  • подпись и дата составления.

Стиль написания и оформление гарантийного письма — деловые. Судебная практика исходит из того, что такая бумага не является подтверждением исполнения обязательства, что вполне логично. Документ является подтверждением серьезности намерения, поэтому использовать надо четкие и недвусмысленные формулировки. Его не составляют длинным, изобилующим специальными терминами, за которым теряется смысл, но и использование просторечных выражений и личных высказываний не подтверждает серьезности намерений отправителя.

Направляют документ по почте, но можно убедиться в доставке и передать через курьера с указанием на втором экземпляре входящего номера и даты поступления.


Скачать образец гарантийного письма об оплате за услуги

Скачать образец гарантийного письма об оплате счета

Скачать образец гарантийного письма о выполнении работ

Скачать бланк гарантийного письма об оплате

Как составить гарантийное письмо

Представьте ситуацию: стороны заключают договор, но продавец сомневается в платежеспособности покупателя. Например, он узнал о его долгах перед банком или о реструктуризации в компании. Он хочет обезопасить себя от неуплаты и убытков, поэтому предлагает контрагенту написать гарантийное письмо. Этот документ, в котором отправитель подтверждает свои финансовые обязательства перед партнером, конкретизирует сроки и объёмы выплат.

Гарантийные письма — это общее название для обширного комплекса документов. Они могут гарантировать исполнение обязательств по соглашению, возвращение долга, выполнение каких-либо договорённостей, но чаще всего именно денежные выплаты. Можно выделить 4 разновидности:

  • о подтверждении оплаты или об оплате задолженности;
  • о выполнении работ или оказании услуг;
  • о предоставлении юридического адреса (собственник пишет арендатору);
  • о приёме на работу.

В рамках этой статьи мы рассмотрим только образец гарантийного письма на оплату. Данный документ подтверждает, что партнёр обязуется выплатить все положенные деньги или вернуть долг (тогда уместно уточнить сроки). Что это дает получателю? Во-первых, гарантии получения или возвращения средств. Документ подтверждает, что деловой партнёр помнит о своих обязательствах и не уклоняется от их исполнения. Во-вторых, отправитель признаёт себя должником. Этот аргумент можно использовать в суде и упростить взыскание долга.

Впрочем, выгода есть и для отправителя. Подписывая подобный документ зачастую он получает дополнительное время на оплату по счетам. Также он помогает сохранить диалог, избежать эскалации конфликта и обращения в суд. Участник договора убережёт деловую репутацию и уладит проблему мирным путём.

Документ будет считаться имеющим необходимую юридическую силу только в том случае, если будет содержать следующие реквизиты:

  • полные наименования получателя и отправителя;
  • реквизиты основного договора между сторонами (если таковой имеется) или другого правоустанавливающего документа;
  • конкретные сроки и объёмы выплат;
  • банковские реквизиты должника;
  • штрафные санкции за неисполнении обязательств письма;
  • подписи.

Кто подписывает этот документ? Особенность гарантий на оплату в том, что им требуется сразу 2 подписи:

  • руководителя компании;
  • главного бухгалтера.

Виза бухгалтера гарантирует корректность указанных сумм и точность сроков. Письма об оказании услуг или предоставлении адреса не нуждаются в подписи бухгалтера и действительны только с подписью директора.

Составляется в одном экземпляре, который доставляется получателю. Если есть необходимость подтверждения получения, делают копию с отметкой о вручении. Чаще всего подобные письма составляют в бумажной форме, доставляют почтой или курьером. Второй вариант предпочтительнее, так как отличается скоростью и автоматически гарантирует вручение. Не запрещено отправлять такие документы электронной почтой, но в таком случае затрудняется визирование. Потребуется использовать цифровые подписи, а они ещё не так широко распространены.

Виды таких документов зависят от сути обязательств, которые намерена исполнить компания.

Подобные документы – наиболее распространенные. Гарантийное письмо от организации об оплате, образец которого представлен в конце статьи, свидетельствует о том, что компания приняла на себя обязательство по оплате товаров, услуг или задолженности в определенные сроки.

Письма о погашении долга могут составляться как при наличии, так и при отсутствии задолженности – например, если для бесперебойной работы компании нужно купить сырье, однако на текущий момент у нее не хватает финансовых возможностей для его оплаты.

Такое письмо устанавливает намерение компании отгрузить товар, выполнить работы, услуги. В документе необходимо указать объект поставки, конкретную услугу, а также дату выполнения обязательства. Некоторые дополнительно указывают в письме ответственность за невыполнение обязательств, срывы сроков – например, штрафные санкции или пени.

Это официальное письмо содержит гарантию оформления трудового договора работодателя с будущим подчиненным. Обычно оно составляется для подачи документов в ФМС для лиц-мигрантов.

Также нередко гарантийное письмо работодателя о приеме на работу необходимо для тех заключенных, которые отбыли 2/3 срока своего наказания и просят освободить их досрочно. Поиск трудоустройства, запрос документов организуется через центр занятости населения.

В письме необходимо указать согласие работодателя на принятие на работу сотрудника, готовность обеспечить его конкретной должностью. Также рекомендуется прописать трудовые, социальные и прочие гарантии, которые получит подчиненный.

Юридический адрес компании – адрес нахождения ее руководителя. Данные сведения указываются в заявлении P11001 и в дальнейшем будут проверяться сотрудниками ФНС. До создания компании фактического адреса у нее еще не существует. Учредители только гарантируют тот факт, что после регистрации ООО отделение компании будет функционировать по адресу, который указан в заявлении. Для бизнеса арендуют нежилое помещение, однако нельзя оформить арендный договор с не существующей в действительности компанией.

Достоверность юридического адреса подтверждается так: собственник помещения пишет гарантийное письмо о том, что он предоставляет учредителю юридический адрес. В дальнейшем сотрудник налоговой инспекции звонит по указанному в документе номеру. Если он не получит ответ или подтверждение гарантии от собственника помещения, то указанный в письме адрес будет признан недостоверным, и заявитель получит отказ в регистрации компании.

Единого образца для составления этого документа нет. Однако в письме необходимо в обязательном порядке указать следующие сведения:

  • название, реквизиты организаций – участников договоренности;
  • дата написания текста;
  • № исходящего документа;
  • название документа (можно сразу указывать тему письма без заголовка «гарантийное письмо»);
  • описание обязательств, основания для их появления, срок осуществления взятых на себя обязательств;
  • реквизиты расчетного счета;
  • ссылка на договор;
  • сумма штрафа при нарушении взятых на себя обязательств (опционально);
  • подпись руководителя, иного уполномоченного сотрудника;
  • печать компании при ее наличии.

В зависимости от вида гарантийного письма может возникнуть необходимость указать дополнительные сведения. Так, в письме о предоставлении юридического адреса собственник помещения должен прописать:

  • полный и подробный адрес коммерческого помещения (в том числе почтовый индекс, населенный пункт);
  • характеристики помещения – площадь, этажность и т. д.;
  • полные ФИО руководителя, наименование еще не зарегистрированной компании;
  • сведения о себе, актуальные контактные данные, по которым с ним свяжутся сотрудники ФНС;
  • гарантия оформления арендного договора после регистрации ООО;
  • ссылка на прикладываемый документ о праве собственности на помещение (выписка из ЕГРН, копия свидетельства).

В письмах на оплату услуг, работ, товаров, задолженностей должны быть подписи как руководителя или должностного лица (адресанта), так и главного бухгалтера или финансового директора.

Необходимо избегать указания излишней, подробной информации. Если письмо составлено более чем на одной странице, то каждую из них нужно пронумеровать и поставить подпись.

Стиль написания и оформления документа – исключительно официальный, деловой. Подобное письмо подтверждает не исполнение обязательства, а намерение его исполнить, поэтому в тексте должны отсутствовать двусмысленные, нечеткие формулировки и определения.

Рекомендуется составлять гарантийное письмо на фирменном бланке компании – так оно вызовет у адресата больше доверия. Но можно составлять данные документы и на стандартных листах формата А4.

Такие письма необходимо составить в двух экземплярах – для обоих участников договоренности. Каждый экземпляр следует зарегистрировать в журнале входящей/исходящей корреспонденции.

Документ отправляется по почте заказным письмом. После отправки адресант лишается возможности отменить сроки, указанные в гарантийном письме.

Внимание! Если адресант принял решение отозвать гарантийное письмо, сделать это необходимо сразу же, в кратчайшие сроки – до того момента, как документ попадет к адресату или как последний выполнит по нему те или иные процедурные действия. При возникновении конфликтных ситуаций придется обращаться в суд.

Лицо, которое получило такое письмо, может согласиться на условия, выполнить их. Подобного ответа получателя достаточно для заключения договора. В результате действия гарантийного письма и ответа его получателя возникает правовое действие, аналогичное по юридической силе оформлению договора. При этом даже при наличии гарантийного письма стороны могут заключить стандартный договор с двумя подписями сторон.

Смысл гарантийного письма следует из его названия. Оформляя документ, одна сторона дает гарантию, что исполнит свои обещания в пользу другой стороны. Обычно используется для того, чтобы уверить:

  • в оплате задолженности;
  • в выполнении взятых на себя обязательств, например, о поставке товара, выполнению работ;
  • в совершении иных действий.

Гарантийное письмо используется в деловой переписке между организациями, потому подписывается руководителем стороны-гаранта. Допустимо проставление подписи иного лица в случае наделения его соответствующими полномочиями от лица компании.

В некоторых ситуациях гарантийное письмо является альтернативой договора. В ряде случаев организациям не обязательно закреплять договоренности в форме соглашения.

В качестве оферты может выступать гарантийное письмо, в котором будет указано предложение выполнить работу, оказать услугу за определенную плату в определенный срок. При согласии вторая сторона направляет ответ.

Их взаимодействие в этом случае будет рассмотрено, как действие, равнозначное заключении договора.

Однако, нужно понимать, что в письме невозможно учесть все правовые последствия этой сделки. Здесь нет подробного описания предмета гарантии, объема прав, обязанностей и ответственности сторон.

Существует несколько видов таких писем в зависимости от их функции.

  1. Гарантийное письмо об оплате задолженности. Задолженность может быть сформирована по разным причинам. Гарантийное письмо по ее погашении является признанием факта существования долга перед второй стороной, а также объяснением причин того, что оплата не могла быть произведена немедленно. Вместе с тем организация заверяет кредитора в исполнении своих финансовых обязательств при выполнении какого-то условия или наступления срока.

Как написать гарантийное письмо об оплате задолженности? Как выглядит образец гарантийного письма об оплате товара, работ и услуг?

Когда отсутствует стопроцентная уверенность в том, что исполнитель, покупатель или заказчик выполнят свои обещания, и устных гарантий вам недостаточно, вы можете потребовать предоставления гарантийного письма, содержащего письменные гарантии исполнения обязательств, подтвержденные подписью и печатью.

Приведем пример (образец) гарантийного письма от юридического лица юридическому лицу.

Гарантийное письмо составляется на фирменном бланке (при наличии), и ему присваивается исходящий номер.

Генеральному директору ООО «НИКО»
Просвирову Е.Н.

  • От директора ОАО «Металлург»
  • Тел. 89634567843
  • Гарантийное письмо

Ежова П.П.

ОАО «Металлург» гарантирует оплатить задолженность за полученный товар – подшипников на сумму 125644 рубля в срок до 23 декабря 2018 года в соответствии с условиями основного договора № 65 от «12» сентября 2019 г.

на единый лицевой счет 1667877777.
В случае несоблюдения обязательств об оплате указанной суммы в положенный срок, ОАО «Металлург» будет обязано выплатить пени в размере 1% от суммы задолженности за каждый день просрочки выплаты.

02.11.2019

Руководитель предприятия ___________ Ежов П.П.

(подпись) (расшифровка подписи)

М.П.

Главный бухгалтер * ___________ Анисимова А.В.

(подпись) (расшифровка подписи)

* если главный бухгалтер на предприятии отсутствует, можно отметить: уведомляем Вас о том, что в (наименование компании) должность главного бухгалтера отсутствует.

  1. Основная суть письма заключается в предоставлении гарантий поставщику материальной ценности о том, что покупатель (заказчик) полностью и в срок произведёт оплату товара или услуги (о правилах составления гарантийного письма на оплату услуги мы подробно рассказываем в отдельном материале).
  2. Таким образом поставщик на свое усмотрение может произвести выдачу ТМЦ без оплаты или отказать, например, если у покупателя плохая платежеспособность.
  3. Документ составляется в целях:
  • Со стороны покупателя — письменное принятие обязательств по уплате и последующее получении товара (если он не был доставлен ранее).
  • Со стороны продавца — приобретение гарантий и уверенности в том, что заказчик произведёт оплату.
  • Использование данного документа при судебных разбирательствах (в случае, если покупатель не оплатит товар).

Письмо содержит гарантии того, что товар или услуга будут оплачены в определённый срок, обозначенный в документе.

Письмо составляется заказчиком или покупателем. Чаще всего, в качестве покупателя выступает какая-то коммерческая фирма или организация. Далее, документ подписывается главой предприятия заказчика и бухгалтером, после чего отправляется продавцу (поставщику).

Гарантийное письмо об оплате: основные правила составления

В торговых взаимоотношениях довольно часто возникают ситуации, когда один из партнеров не в состоянии расплатиться за товар или услугу сразу. Есть несколько способов получить отсрочку платежа:

  • заключить дополнительное соглашение с поставщиком;
  • получить кредит или заемный капитал;
  • оформить покупку в рассрочку;
  • оформить документальную гарантию.

Документ не имеет существенной юридической силы, и нарушить письменное обещание расплатиться в срок покупателю ничего не мешает. Но такой вид документации может:

  • восстановить срок исковой давности, то есть ГП подтверждает, что должник признает и принимает задолженность;
  • компенсировать отсутствие заключенного договора, например, если товар поставлен, а договор еще не подписан, то «гарантийка» исключит юридические проблемы;
  • исправить ошибки договора, например, если соглашение между компаньонами заключено неуполномоченным лицом, то ГП исключит юридическую помарку.

В некоторых случаях поставщик самостоятельно требовать гарантийное письмо об оплате, даже если условия договора не «горят». Например, гарантия требуется предоставить третьим лицам в качестве подтверждения условий поставки и расплаты.

ВАЖНО! Наличие подобного документа не освобождает стороны от ответственности и исполнения условий заключенных договоренностей. Например, если по договору покупатель обязан рассчитаться за продукцию в течение 10 дней, а в гарантии указал 35 дней, то поставщик вправе принять условия ГП, но начислить неустойку за нарушение сроков перечисления платы за поставленную продукцию.

Гарантийное письмо является документом, которым одна сторона выражает намерение произвести какие-либо действия в отношении другой стороны. Как правило, документ подписывается руководителем организации или иным лицом, уполномоченным представлять ее интересы.

Гарантий, изложенные в письме, могут быть в отношении любых финансовых обязательств и фактических действий, которые сторона берется исполнить. Например, произвести оплату по договору, погасить задолженность, предоставить документы, принять на работу и т.д.

Строгой формы гарантийного письма не установлено, оно может быть оформлено произвольно. Но обязательно присутствие реквизитов, на основании которых можно понимать, что оно составлено в качестве подтверждения намерений:

  • адресат, кому направляется документ (наименование, полный почтовый адрес);
  • информация об отправителе (наименование, почтовый адрес, контактный телефон), выступающем в роли гаранта;
  • исходящий номер в соответствии с журналом исходящей корреспонденции и дата регистрации;
  • наименование документа;
  • текст письма, в котором прописывается суть гарантийных обязательств и основание их возникновения, а также сроки, когда будет исполнено обязательство;
  • должность, подпись и ее расшифровка руководителя организации – гаранта, печать при ее наличии;
  • ФИО и контактный телефон исполнителя.

Для официальных писем используют фирменный бланк компании.

Между участниками договорных отношений по различным причинам может возникнуть неуверенность, что условия соглашения будут исполнены. В этом случае одна из сторон вправе запросить у другой гарантийное письмо, где будет указано, что организация выполнит условия договора в нужный срок в полном объеме. Такой документ может понадобиться, если уже имеет место нарушение соглашения.

Гарантия выполнения обязательств может быть не только по необходимости завершения работ, но и по оплате.

Образец Гарантийного письма на оплату

Речь пойдет о некоммерческом документе, который часто используют в деловой переписке. Суть бумаги заключается в том, что отправитель обязуется выполнить какие-либо действия. В нашем случае перечислить деньги исполнителю. Этими средствами обычно оплачивают товары, услуги, работы либо используют их для погашения долга.

Гарантийное письмо об оплате услуг по договору подтверждает факт наличия задолженности, что могут принять во внимание при рассмотрении спора в суде.

Благодаря подобной бумаге, участники сделки могут выстроить доверительные отношения, перенести дату платежа без штрафов и пени, не допустить срыва сроков поставки товаров (оказания услуг, выполнения работ).

Когда же эта бумага может понадобиться и как написать гарантийное письмо на оплату? Как правило, ее оформляют в случае, когда заказчик не может перечислить деньги вовремя по тем или иным причинам.А поводом для составления такого документа может стать претензия кредитора к плательщику либо собственная инициатива последнего.

Утвержденный образец гарантированного письма об оплате за услуги или товары не предусмотрен действующим законодательством. Тем не менее, он является частью делового документооборота, поэтому при его оформлении стоит учесть несколько общепринятых правил.

Рассмотрим обязательные положения, которые в нем также должны быть:

  1. Дата и исходящий номер.
  2. Данные получателя денег (название компании или имя гражданина, адрес).
  3. Ф.И.О. представителя получателя (например, руководитель организации).
  4. Название документа (не обязательно).
  5. Основной текст, где гарантируется перечисление необходимой суммы в конкретный срок.
  6. Реквизиты документа, на основании которого будут переведены средства (накладная, акт приемки и т. п.).
  7. Сведения об отправителе.
  8. Ф.И.О., должности и подписи представителей должника.

Обычно бумагу оформляют на листе формата А4 на фирменном бланке, ставят подписи руководителей (генерального директора и главного бухгалтера) и скрепляют печатью.

В основном тексте, помимо прочего, можно кратко указать причины несвоевременных платежей. Если заказчик планирует выплачивать долг частями, то следует составить график.

Для большей убедительности плательщик также может прописать размеры пени, которые будут ему начислять за каждый день просрочки.

Так как мы имеем дело с такой бумагой, как например, образец гарантийного письма об оплате, то здесь неуместно будет использовать неформальные слова (сленг, просторечия). Подробно описывать события, повлекшие за собой невозможность перечисления денег в срок, также не стоит. Можно указать самую их суть либо вообще опустить этот момент. Гарантийные обязательства необходимо прописывать точно, с указанием суммы и даты ее перечисления.

Такой документ может быть составлен в следующих случаях:

  1. Если заказчик хочет уведомить поставщика о том, что в силу сложившихся финансовых обстоятельств не сможет своевременно перечислить денежные средства за поставленный товар (оказанные услуги) и обозначает срок, в течение которого такие платежи будут проведены. Документ не может рассматриваться как намерение изменить условия договора. Оно является для заказчика лишь способом удержать кредитора от предъявления исковых требований оплатить долг. Для поставщика это гарантия получения денежных средств в разумный срок.
  2. Если заказчик уже просрочил свое обязательство по выплатам и получил от поставщика претензию, такое послание может быть основанием для приостановления претензионной работы со стороны исполнителя. Однако за ним сохраняется право на истребование долга и неустойки. Принять или не принять предложение об отсрочке выплат является правом, а не обязанностью поставщика. В судебной практике такие официальные бумаги независимо от наличия ответа со стороны кредитора рассматриваются судами как подтверждение долга и как основание для прерывания течения срока исковой давности согласно ст. 203 ГК РФ (Постановление Президиума ВАС РФ от 22.04.2008 № 14056/07).

Отметим, что наличие гарантии и согласия кредитора на перенос сроков не являются основанием для освобождения заказчика от гражданско-правовой и административной ответственности за нарушение срока выплат.

В торговых взаимоотношениях довольно часто возникают ситуации, когда один из партнеров не в состоянии расплатиться за товар или услугу сразу. Есть несколько способов получить отсрочку платежа:

  • заключить дополнительное соглашение с поставщиком;
  • получить кредит или заемный капитал;
  • оформить покупку в рассрочку;
  • оформить документальную гарантию.

Документ не имеет существенной юридической силы, и нарушить письменное обещание расплатиться в срок покупателю ничего не мешает. Но такой вид документации может:

  • восстановить срок исковой давности, то есть ГП подтверждает, что должник признает и принимает задолженность;
  • компенсировать отсутствие заключенного договора, например, если товар поставлен, а договор еще не подписан, то «гарантийка» исключит юридические проблемы;
  • исправить ошибки договора, например, если соглашение между компаньонами заключено неуполномоченным лицом, то ГП исключит юридическую помарку.

В некоторых случаях поставщик самостоятельно требовать гарантийное письмо об оплате, даже если условия договора не «горят». Например, гарантия требуется предоставить третьим лицам в качестве подтверждения условий поставки и расплаты.


Похожие записи:

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.