Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как заполнять журнал путевых листов». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Изменения в оформлении путевых листов в 2017 году, а также пример заполнения путевого листа мы рассматривали в наших отдельных консультациях. В этом материале расскажем о журнале учета движения путевых листов.
Если транспортные средства, что есть на балансе вашей организации, осуществляют ежедневные рейсы, то и журнал они обязаны заполнять ежедневно.
Содержание:
Обязательно ли вести Журнал учета движения путевых листов
Организация вправе самостоятельно разработать и утвердить книгу учета движения путевок, выданных водителям. Но в ней следует отразить всю необходимую информацию и реквизиты.
За основу чиновники предлагают использовать журнал учета движения путевых листов по форме 8 (код по ОКУД 0345008), утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78.
Как и многие регистрационные книги, журнал имеет сквозную нумерацию листов, прошивается, заверяется росписью руководителя и печатью организации (если она есть). Ответственность за заполнение документа и достоверность сведений в нем возлагается на сотрудника, назначенного выполнять эту работу распоряжением руководства либо в соответствии с должностными обязанностями.
Как используют этот регистрирующий документ, является ли типовая форма обязательной к применению и возможна ли альтернатива, расскажет эта публикация. Госкомстата РФ от 28.11.1997 г. № 78. С января 2013 г. применять унифицированную форму журнала необязательно, а потому экономические субъекты имеют право разработать свою форму или же дополнить унифицированный формат документа необходимыми графами.
Журнал движения путевых листов — это обязательный реестр, содержащий данные об использовании автотранспортных средств, находящихся на балансе организации. Вести его обязаны все без исключения организации.
После оформления журнал прошивается и закрепляется подписью главы компании. Журнал ведёт тот человек, в чьи обязанности это входит, или тот, кто назначен официальным приказом.
При перевозке объемных грузов, требующих лицензии, необходимо заполнить графу «лицензионная карточка», а также указать номера товарных накладных в соответствии с перевозимым грузом, особенно если он представляет материальную ценность. В конце рабочей смены заполненный путевой лист передается диспетчеру, который обязан сделать запись в журнале с сохранением заполненного бланка «путевки».
Система документооборота на предприятии должна быть организована с учетом специфики заполнения и хранения документов, связанных с использованием ГСМ.
Правила заполнения журнала учета путевых листов
Представленный образец заполнения журнала учета путевых листов предполагает, что данные включают без разбивки по месяцам. Но разрешается делать иначе: с наступлением нового месяца фиксировать сведения на новой странице или даже в новом журнале, если в организации часто выдаются путевки.
На титульном листе журнала указывается название организации и дата начала его заполнения, а также при необходимости другие реквизиты организации, такие как ИНН, ОГРН и прочее. Путевые листы особенно необходимы в крупных организациях, осуществляющих пассажирские перевозки на рейсовых автобусах, троллейбусах, трамваях и других видах наземного и подземного транспорта, а также для фирм, осуществляющих транспортировку крупногабаритных и других грузов.
Для систематизации документооборота в части составления и обработки путевых листов используют специальный документ – Журнал учета движения путевых листов. Он предназначен для контроля сроков передачи путевых листов диспетчеру и их последующего предоставления в бухгалтерию для списания расходов топлива.
Журнал путевых листов ведется с той целью, чтобы контролировать движение документов, получаемых водителями, а также возврат их в бухгалтерскую службу. В журнал необходимо включать все путевки без исключения с отображением их в хронологическом порядке выдачи сотрудникам.
В настоящее время законодательство не выдвигает каких-либо четких требований относительно ведения Журнала, в связи с чем порядок оформления документа остается на усмотрение предприятия.
Крупные организации и индивидуальные предприниматели, которые используют в своей отрасли различные виды транспорта, предназначенного для грузовых и пассажирских перевозок, обязаны выдавать водителям своих автомобилей путевые листы.
Хорошо организованный, он может приносить отличный доход владельцу и обеспечивать работой многих людей.
Такой лист служит первичным документом для контроля над расходом топлива и фиксирования километража по маршруту движения автомобиля. Выдача предусматривается раз в сутки в начале рабочего дня или смены, или же может выдаваться на срок до одного месяца в случае длительных командировок, когда водитель выполняет свою работу более одного дня, о чем в журнале должна быть сделана соответствующая заметка.
Заполнение журнала выдачи путевых листов можно организовать исключительно в бумажном виде. Возможность внесения необходимой информации в электронном варианте отсутствует (только если у каждого из водителей, диспетчеров и бухгалтеров организации есть своя электронная подпись).
Как заполнить журнал учета путевых листов
В продаже имеются готовые бланки, чтобы контролировать движение транспортных средств. Если при печати страницы реестра не пронумерованы, пронумеруйте их самостоятельно. Те же самые требования — к распечатанному документу.
Путевку выписывают в обязательном порядке при использовании авто в рабочих целях. Форма собственности транспортного средства роли не играет. То есть если машина стоит на балансе организации, арендована у сторонней фирмы или эксплуатируется личный автомобиль сотрудника для нужд учреждения, путевка должна быть.
Является ли обязательной унифицированная форма журнала учета путевых листов? Какой срок установлен для его хранения и каков порядок его заполнения?
Как осуществляется учет путевых листов
Как правило, журнал оформляется на период не более 1 года, однако при необходимости этот период можно сократить до 1 месяца. Журнал путевых листов должен храниться не менее 5 лет.
То есть владельцам просто разрешили добавить несколько граф, если есть такая необходимость, оформив соответствующий приказ и назначив ответственных за исполнение этого приказа лиц.
Согласно действующему законодательству, все субъекты хозяйственной деятельности, на балансе которых находятся транспортные средства, обязаны вести учет расходов топлива на основании записей в путевых листах. Данное обязательство присваивается как организациям и предприятиям, так и физическим лицам, зарегистрированным в форме ИП.
Согласно действующей практике, в настоящее время Журнал в своей деятельности используют крупные компании, а также автотранспортные и логистические фирмы, в собственности которых находится большой автопарк.
Если компания принимает решение о необходимости ведения Журнала, то этот факт должен быть зафиксирован в учетной политике, вместе в выбранной формой документа (стандартной или модифицированной).
Если же вы платными перевозками вы не занимаетесь и, например, своим транспортом забираете товар у продавца, то вести журнал не обязаны. Однако стоит признать, что журнал он удобен для внутреннего контроля за движением листов. Вы всегда можете определить, кому и какой путевой лист выдан, а также сдан ли он в урочный срок в бухгалтерию.
Путевые листы надо регистрировать в специальном журнале, который обязателен к оформлению всеми хозяйствующими субъектами.
Далее приведем образец заполнения журнала учета движения путевых листов, который составлен в 2020 году. Вы можете скачать этот образец в качестве примера. В этот журнал, в частности, внесены записи:
- на дату выдачи путевого листа водителю;
- на дату приемки путевого листа от водителя;
- на дату сдачи путевого листа в бухгалтерию.
Кто должен вести журнал учета путевых листов
Этот документ служит методом контроля, причем не только со стороны владельцев компании, но и со стороны государства.
Автотранспортные компании, а также другие организации и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие автотранспортные средства, расходы, например, на бензин, должны подтверждать оправдательными документами. Основными документами первичного учета, определяющими показатели работы транспортных средств, являются путевые листы.
Форма журнала №8 унифицирована, из нее нельзя удалять строки или блоки. Предприятиям разрешено расширять перечень указываемых в документе показателей.
Важный момент! В журнал выдачи путевых листов должна вноситься информация о всех выданных документах. Если путевой лист не зарегистрирован, то бухгалтерия не имеет права его принимать.
Как правило, журнал оформляется на период не более 1 года, однако при необходимости этот период можно сократить до 1 месяца. Журнал путевых листов является первичным документом, и срок его хранения составляет не менее 5 лет.
Путевка — не единственный документ, который требуют при проверках. Среди запрашиваемых бумаг еще есть журнал учета выдачи путевых листов — отдельная книга, куда заносят всю информацию о маршруте поездки, водителе, используемом транспортном средстве.
В журнал учета выдачи путевых листов вносится информация обо всех выданных путевых листах. Каких-либо исключений в данном случае не предусмотрено. Журнал имеет сквозную нумерацию и ведется в хронологическом порядке. После того как журнал полностью заполнен, он прошивается, скрепляется печатью и подписью руководителя.
Можно ли вести два журнала учета путевых листов
Поскольку налогоплательщикам позволено списывать часть производственных расходов, организациям нужна документация, подтверждающая затраты на движение и расход активов. В транспортной сфере одним из таких первичных документов является путевой лист.
Второй лист журнала может продолжаться сколько угодно долго. Главное, чтобы занесенные в него путевые листы имели надлежащий срок выдачи. Сотрудник не имеет права вносить в журнал неактуальные или заведомо ложные сведения.
Единая форма, разработанная специалистами Госкомстата, была обязательна к использованию в неизменном виде вплоть до 2013 года.