Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Авансовый отчет оплата банковской картой». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету.
Неименные карты могут использовать все сотрудники компании, главное — отслеживать, кто именно совершает покупки. Если у вас такая карта, попросите сотрудников, имеющих доступ к карте, собирать все документы по операциям.
Содержание:
Операции по бизнес-картам в бухгалтерском учёте
Какими бухгалтерскими проводками оформить перечисление организацией средств на корпоративные карточки сотрудников, а также их использование для приобретения товаров (работ, услуг) для нужд организации? И какие документы подотчетник должен приложить к авансовому отчету?
В таком случае надо использовать счет 55 «Специальные счета в банках», на котором можно открыть субсчет «Корпоративная карта». Если карт несколько и они персонифицированы, можно открыть несколько отдельных субсчетов для каждой из них. Проводки будут такие.
Часто материальные ценности приобретают подотчетные лица организации. Выдать деньги в подотчет можно из кассы предприятия. А безопасно ли оплачивать товары и услуги с корпоративной карты или с личной карты сотрудника? Учет таких операций и их налоговые последствия рассмотрим в этой статье.
При совершении операции с использованием платежной карты составляется документ на бумажном носителе и (или) в электронной форме. Он является основанием для осуществления расчетов по указанным операциям и подтверждает их совершение.
НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки.
Сотрудник оплатил услуги со своей банковской карты: как отчитаться
Деньги, которые бухгалтер перечисляет на карты сотрудникам подотчет или на корпоративную карту, остаются деньгами компании.
Не все расходы по корпкарте уменьшают сумму налога на стоимость покупки. Чтобы принять к учёту расходы по карте, они должны быть экономически обоснованы: покупка должна соответствовать вашему виду деятельности и в дальнейшем приносить прибыль для компании.
Если сотруднику выдаются денежные средства под отчет, то по истечении оговоренного срока он обязан отчитаться по ним. С этой целью он составляет авансовый отчет, к которому прикладывает подтверждающие документы. Подотчетные средства могут выдаваться наличными денежными средствами или перечисляться на банковскую карту, например, на корпоративную карту компании.
Далее в вышеуказанном Письме чиновники Минфина РФ делают вывод о том, что документальным подтверждением командировочных расходов в целях налогообложения прибыли организаций будет являться авансовый отчет работника с приложением к нему надлежащим образом оформленных оправдательных документов, подтверждающих осуществленные расходы.
Как оформить оплату расходов организации банковской картой
В таком случае не будет специально отражаться поступление сумм на карту подотчетника. Будет отражаться лишь расход средств по счету 51 (в пределах лимита, установленного для конкретной корпоративной карты). Оформляется проводка по дебету счета 71 и кредиту счета 51. Проводки по оприходованию ценностей будут такие же, как и в первом варианте.
Вносить какие-либо изменения, например, добавить строки, в унифицированную форму компаниям не запрещено. Это следует из Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации (утв. Постановлением Госкомстата №20 от 24.03.99). Поэтому компания может добавить необходимые строки в форму АО-1. В стоимость билета указанный сбор не входит. В чеке отдельно выделена стоимость билета и сервисного сбора. При покупке авиабилета у непосредственного перевозчика сервисный сбор тоже уплачивается.
В нашем примере остаток на карте составляет 0 рублей, так как выдана она Петровой была только перед выполнением поручения. Поэтому по строке «Выдана карта №» следует указать номер выданной карты, а также сумму, которая доступна на карте. Далее в отчете будет заполняться строка по платежному поручению.
Расходы по бизнес-картам в налоговом учёте
Одним из условий возмещения работодателем командировочных расходов работнику организации является факт осуществления затрат командированным лицом, в том числе с использованием банковской карты работника.
Как правило, подотчетные деньги перечислить на банковскую карту, на которую компания перечисляет заработную плату работника.
По мнению официальных органов, документами, подтверждающими расходы на приобретение электронного железнодорожного билета, являются маршрут-квитанция, которая оформлена на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности пассажирском билете, чек или любой другой документ.
Как правило, подотчетные деньги перечислить на банковскую карту, на которую компания перечисляет заработную плату работника.
По мнению официальных органов, документами, подтверждающими расходы на приобретение электронного железнодорожного билета, являются маршрут-квитанция, которая оформлена на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности пассажирском билете, чек или любой другой документ.
Подотчет на карту сотрудника с расчетного счета можно перечислять только после надлежащего оформления документации.
С будущего года вступят в силу поправки в НК РФ, которые касаются налога на прибыль, а также имущественным налогам для физлиц — транспортному, земельному, налогу на имущество. Изменения внесены Федеральным законом от 30.09.17 № 286-ФЗ.
Дали работнику корпоративную карту, чтобы он приобрел материалы. Продавец попросил расплатиться наличными, поэтому подотчетник снял с карты деньги в банкомате. Однако по выписке банка сумма прошла лишь через несколько дней, одновременно с этим списана банковская комиссия за снятие наличных.
На наш взгляд, более обоснованной является первая точка зрения и доверенность лучше оформить. В хозяйственной практике доверенности оформляются не только собственно для заключения сделок, но и для осуществления других «представительских» функций.
Если сотрудник получил денежные средства под отчет в кассе предприятия, а расплатился, оплачивая услуги или товары, действуя в интересах компании и по согласованию с руководством организации, то это тоже законом не возбраняется.
В случае, если денежные средства под отчет были выданы в бухгалтерии одному сотруднику, а оплата совершена банковской картой другого сотрудника этого же предприятия, то работником, который получил сумму под отчет, предоставляет в финансовый отдел авансовый отчет.
По сути, оплата по корпкарте — это точно такая же операция, как оплата по счёту, только удобнее, потому что можно платить на месте.
Важно! Форму авансового отчета утверждает руководитель компании. Даже если компания применяет унифицированную форму авансового отчета АО-1, это не отменяет обязанности по утверждении формы.
Однако, как показывает практика, эти удобства перечеркиваются списанием поступивших денег в уплату долгов работника (например, кредитов), блокировкой карточки работника.
Если такого приказа в компании нет, можно считать, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен, и значит, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня (Письмо ФНС РФ от 24.01.2005 г. № 04-1-02/704).
ИП на патенте, ЕНВД или УСН «Доходы» могут не собирать документы по расходным операциям (налоговая их не проверяет) и не обязаны вести бухучёт.
К авансовому отчету нужно приложить оригиналы всех документов, связанных с использованием банковской карты уполномоченного работника, квитанции банкоматов, слипов (квитанция электронного терминала) и др.
Расходы на проведение официального приёма: завтрака, обеда или иного мероприятия с участием приглашённых лиц и сотрудников компании. Это в том числе затраты на аренду помещения, его оформление и украшение, оборудование стендов и т.п.
Безналичные расчеты с подотчетными лицами: учет и налоговые последствия
Денежные средства перечисляются под отчет независимо от наличия задолженности подотчетного лица по предыдущим подотчетным суммам.
Чтобы отчитаться за потраченные с бизнес-карты деньги, понадобится акт, кассовый чек, товарный чек или иной подтверждающий документ.
Заявление обязательно должно содержать собственноручную запись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату.
Срок представления авансового отчета по подотчету, выданному на карту сотрудника, в отличие от подотчета, выданного наличными, законодательством РФ не установлен.
Чтобы отчитаться за потраченные с бизнес-карты деньги, понадобится акт, кассовый чек, товарный чек или иной подтверждающий документ. Например, авансовый отчёт, если правила компании предусматривают его наличие. Если в кассовом чеке указан перечень покупок, то товарный чек не обязателен.
Нам удобнее выдавать подотчетникам корпоративную карту, чем возиться с кассой, снимать самим деньги с нее и выдавать по расходным ордерам. Слышала, что лучше предупредить работников, чтобы не снимали деньги с корпоративной карты, а оплачивали свои покупки именно ею. В чем тут дело? Разве не все равно, как будут оплачены такие покупки?
Требованием по предоставлению отчета о потраченных средствах является своевременность предоставления отчетности.
Что нужно написать в платежном поручении на перечисление подотчетных денег?
Вторая позиция заключается в следующем: для передачи полномочий доверенность не нужна, достаточно оформить приказ в произвольной форме.
Затем нужно ввести в действие приказ о подотчетных лицах и зафиксировать в нем список должностных лиц, которые могут получить денежные средства в подотчет. При небольшом рабочем штате удобнее будет указать просто перечень должностей без личных данных сотрудников. В таком случае не придется переделывать приказ при смене сотрудников.
В этой теме действительно много нюансов, которыми обычно не делятся бухгалтеры. Поэтому мы подготовили текстовый вариант для тех, кому не удалось посмотреть видео: что такое корпкарта, как можно использовать, какие нужны отчётные документы и что делать, если их нет. Читайте ниже.