Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Срок хранения приказов по личному составу». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Можно предположить, что в Концепции ставилась задача уменьшить количество документов, поступающих на хранение в государственные и муниципальные архивы, при ликвидации, реорганизации, прекращении финансово-хозяйственной деятельности, банкротстве организаций, ведомств, управлений. С середины 90-х годов прошлого века процесс ликвидации организаций принял катастрофический характер.
Следует указать основные разновидности оснований в заголовке дела, к примеру, «Документы о выделении дополнительных средств (о назначении премий, материальной помощи и вознаграждений)». В соответствии с Типовым перечнем документов основания, не прикрепленные к личному делу сотрудника, хранятся 5 лет.
Содержание:
Хранение приказов по личному составу
Номенклатура дел — сводный перечень наименований документов делопроизводства в организации с указанием сроков их хранения. Ведение кадрового делопроизводства в любой организации обусловлено требованием законодательства и различной ценностью кадровой информации.
Продолжительность нахождения в архиве документов по номенклатуре дел определяет архивное законодательство. Недавно Росархив установил новые сроки хранения кадровых документов, поэтому рекомендуем пересмотреть ЛНА, чтобы учесть в них изменения.
Обращаем внимание на статью 19 б и примечание 2 к ней указанного выше типового перечня – для определения хранения различных категорий приказов по личному составу;на статью 665 – основания к приказам, не вошедшие в личное дело, хранят 5 лет.
Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2016 года в статью 22.
В строке «в деле подшито и пронумеровано» листа-заверителя указывается количество листов документов дела (250 листов с № 1по №250). Количество листов внутренней описи указывается в строке «+листов внутренней описи».
Сроки хранения приказов по личному составу: разъясняет эксперт ГИТ
Все приказы о поощрениях относятся к приказам по личному составу со сроком хранения 75 лет (Закон № 43-ФЗ — 50 лет), какое бы литерное обозначение им не было проставлено при оформлении. При неправильном оформлении надо по окончании делопроизводственного года переформировывать приказы по срокам хранения.
В качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение документов большинства организаций используется Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000 (далее — Перечень).
Вторая группа – приказы, оперативно регулирующие выполнение трудовой функции работником и имеющие срок хранения 5 лет:
- О предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска работнику;
- Об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска;
- О переносе ежегодного оплачиваемого отпуска;
- О направлении работника в краткосрочную командировку внутри страны;
- О привлечении к работе в выходные и праздничные дни;
- О привлечении к сверхурочным работам;
- О привлечении работника к дисциплинарной ответственности;
- О снятии с работника дисциплинарной ответственности;
- Об отстранении от работы;
- О прекращении отстранения от работы и допуске к работе;
- Об объявлении выговора.
Сколько хранить кадровые документы: новые сроки с 2020 года
Под формированием дел следует понимать группировку исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.
В приведенном в таблице 1 перечне документов, образующихся в процессе кадрового делопроизводства, к таким документам относятся перечисленные в следующих статьях Перечня: 5а, б, д, ж, 6а, 10а, 13а, 14, 15, 16, 24, 26, 35а, 36, 47, 48, 50, 74а, 84, 85, 275, 311, 319, 320, 322а, 337а, 349, 350а, 489.
Организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью, наряду с государственными органами и органами местного самоуправления, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных действующим законодательством.
В организациях (источниках комплектования) по истечении сроков хранения проводится совместно с уполномоченным органом государственной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, Госархивом экспертиза ценности ряда документов на предмет включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
Приказы по личному составу сколько лет хранятся
Отметка о нарушении нумерации приказов делается в листе-заверителе дела в графе «особенности физического состояния и формирования дела». Указываются номера пропущенных приказов, приказов с литерной отметкой.
С учетом пункта 2.9 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.
Продолжительность хранения дела после его окончания делопроизводством должна равняться разности 75 лет – «В», где «В» – возраст лица к моменту окончания дела.». То есть когда человеку исполнялось 75 лет, его документы по личному составу можно было уничтожать.
Отметка «до минования надобности» означает, что документация имеет только практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее 1 года.
Продолжительность хранения дела после его окончания делопроизводством должна равняться разности 75 лет – «В», где «В» – возраст лица к моменту окончания дела.». То есть когда человеку исполнялось 75 лет, его документы по личному составу можно было уничтожать.
Необходимо учесть особую роль экспертной комиссии при установлении периода хранения дел в кадровой службе. В схеме 1 можно увидеть задачи, решаемые вышеуказанным органом.
Важно В текущем делопроизводстве обложка дела с приказами по личному составу оформляется аналогично приведенному образцу (см. по ссылке, чтобы в этой статье не повторяться).
Более подробные направления деятельности организаций приведены в Перечне, состоящем из 12 разделов. Непосредственно к кадровой службе относятся следующие: 1.2, 7.1, 7.2, 7.3, 8.1, 8.2, 8.3, 8.4.
В отношении ежегодного оплачиваемого отпуска, основанием становится личное письменное заявление сотрудника.
Документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет.
Объективная и независимая проверка деятельности вашей организации с целью изучения достоверности финансовой отчетности.
Такие перечни являются приоритетными, так как они учитывают всё разнообразие документов конкретного предприятия и используются для проведения экспертизы ценности документов. Законодательством определены два минимальных срока хранения: 75 лет для одних видов документов и 5 лет для других.
Уничтожение документов без предварительного утверждения архивным органом, учреждением описей документов постоянного хранения (для организаций, передающих документы в государственные, муниципальные архивы), а также нарушение установленных сроков хранения документов является незаконным и влечет ответственность в установленном законом порядке (п. 3.11 Указаний по применению Перечня).
Основным нормативным актом, определяющим перечень и сроки хранения управленческих, в том числе кадровых документов, образующихся в деятельности организаций, является «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года.
Организации, документы которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы, то есть не являются источниками комплектования архивов, могут применять постоянный срок хранения.
Далее делим каждую группу на отдельные подгруппы, т.к. оформление различных групп (разновидностей) приказов может быть возложено на разные отделы или на разных сотрудников службы кадров. Такое разделение в дальнейшем облегчит проведение справочной работы.
Для школ это будет Перечень документов с указанием сроков хранения Министерства просвещения СССР. Согласно Перечню 2010 года приказы по личному составу и личные дела работников хранятся 75 лет (50 лет – по Закону 42-ФЗ). Если приказы написаны от руки, срок хранения остается таким же. Вы же не можете задним числом их переоформить. Главное, чтобы была подпись руководителя и дата.
В 2014 г. Министерство культуры РФ совместно с Федеральным архивным агентством (Росархивом) подготовило и представило в Правительство РФ «Концепцию развития архивного дела в Российской Федерации на период до 2020 года» (далее – Концепция).
Сроки хранения документов по личному составу: что изменилось?
Существуют исключения, когда приказ оформляется в свободной текстовой форме, тогда основой становится принятая форма приказа по основной деятельности предприятия.
Действующие в настоящее время государственные стандарты содержат общие указания относительно оформления приказов и не позволяют решить данные вопросы.
Такое определение дано в статье 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Именно этот закон о сроках хранения документов устанавливает срок хранения кадровых документов в организациях.
К сказанному стоит добавить, что разделение приказов на две разновидности – по основной деятельности и по личному составу – не может удовлетворить крупные организации, имеющие значительный круг решаемых вопросов.
Приказы по кадрам ⛳ с сроком хранения 5 лет
Президент России В.В. Путин 02.03.2016 подписал Федеральный закон № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”» (далее – Федеральный закон № 43-ФЗ). Закон вступил в силу 13.03.2016.
Он касается документов, созданных начиная с 2003 г., за исключением документов по личному составу государственных служащих (не гражданских и не муниципальных).
Таким образом, в соответствии с действующим законодательством приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет.
Удобные онлайн-помощники для бухгалтера, юриста и кадрового специалиста, которые помогут рассчитать размеры пособий, штрафов, пошлин и других необходимых показателей.
Приказы по личному составу: срок хранения
Также отпуск может сопровождаться отзывом, движением и т. д., что должно быть отражено в документации. На данном этапе кадровый документооборот в данной области ведется на бумажном носителе.
В небольших организациях, как правило, выделяют приказы по основной деятельности и по личному составу, порой забывая про еще одну группу – приказы по административно-хозяйственным вопросам. В крупных же организациях даже этих трех разновидностей маловато будет. Кроме того, допускаются к использованию различные ведомственные перечни, которые формируются с учетом специфики организаций, связанной с их работой в определенной отрасли.