Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как регистрировать приказы по основной деятельности». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Кроме того, закон напрямую устанавливает эту обязанность для организации (см. п. «а» ст. 182 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
Они стоят в первых графах. Персональным данным посвящается второй столбец. Здесь пишут о должности лица, которое отвечает за оформление бумаг. Если речь идёт о личном составе, то ответственным будет кадровый работник.
Лучше, если в самой инструкции делопроизводства есть ряд указаний на то, в каком порядке приказы согласуются. Проставление виз становится обязательным требованием при оформлении распоряжений.
Содержание:
Приказы по основной деятельности
Таким образом, в перечне приказов по основной деятельности могут быть как нормативные, обязательные для всех сотрудников, так и персонифицированные локальные правовые акты (в этом случае их действие распространяется главным образом на представителей руководства, занимающих ведущие должности с точки зрения основной деятельности компании).
Унифицированная форма журнала регистрации приказов по основной деятельности нормативно-правовыми актами не утверждена и разрабатывается фирмами самостоятельно.
Если в области оформления приказов у вас еще остались вопросы, то сейчас вы можете их прояснить. А если вы ас, то можете использовать статью для подготовки методических материалов для сотрудников своей организации либо просто адресуйте их к ней.
Я рекомендую в отделе кадров (в отделе персонала) завести отдельные папки: для приказов по кадрам, для приказов по отпускам, для приказов по командировкам и приказы по основной деятельности. Последняя папка как раз будет содержать приказы руководителя, касающиеся работников, и обязательные приказы. Фирма может самостоятельно определить, как и, где регистрировать документы, но согласно общему правилу, удобнее всего вести отдельный журнал для каждого вида корреспонденции.
Образец журнала учета приказов
Важно: располагать информацию о приказах и складывать их листы в дело нужно строго в хронологическом порядке. Только так можно будет быстро найти запрашиваемый документ. Для той же цели используется нумерация.
Что касается проставления виз – для этого одинаково подходят как лист согласования, так и оборот последнего листа. Дата, фамилия с инициалами и должность – эти данные специалисты расшифровывают в каждой визе.
Формирование журнала регистрации приказов по личному составу происходит обычно тогда, когда предприятие имеет достаточно большой штат работников. В таких случаях вся кадровая документация подлежит обязательному учету и контролю, для чего создаются отдельные обобщающие документы в виде журналов.
Назначение ответственного лица происходит путем подготовки руководителем соответствующего Приказа. Если работник согласен с вверенными ему полномочиями, то он ставит подпись на распорядительном документе. И только после этого сведения о служащем будут добавлены в Журнал.
Загрузить образец журнала приказов по основной деятельности, подготовленный нашими специалистами, вы можете на нашем сайте.
На сегодняшний день список таких приказов является открытым, что подразумевает под собой то, что кадровая служба каждой организации вправе самостоятельно формировать их перечень. При этом сведения обо всех этих распоряжениях должны заноситься в соответствующий журнал регистрации. Сегодня мы постараемся раскрыть тему: «Как правильно вести регистрацию приказов по предприятию». Уточнить актуальность информации на 2020 год, а также задать интересующие вопросы вы можете дежурному юрисконсульту.
Можно ли регистрацию приказов по бухгалтерскому учету передать в бухгалтерию и вести отдельно от регистрации приказов по основной деятельности?
Как вести журнал регистрации приказов по основной деятельности
Участники правоотношений могут самостоятельно составить Приказ, соответствующий особенностям производства и заявленным целям.
Должен быть лаконичным и передавать суть приказания в предложном падеже. Оформлять можно как прописными, так и строчными буквами.
В первом случае необходимо надлежащим образом пронумеровать листы журнала, прошить его и скрепить печатью организации.
В распорядительной части кратко, в повелительном наклонении, от первого лица, доводится информация, достаточная для исполнения решений и не допускающая различных толкований. Разрешается выделять значимые фрагменты текста.
Также на такой наклейке должна быть подпись ответственного лица. Печать организации, скрепляющая заверительную надпись, должна заходить на нее хотя бы на треть.
При возникновении спорных вопросов, когда дата вступления приказа в силу не соответствует дате подписания документа, дата регистрации приказа в Журнале является дополнительным подтверждением правомерности распоряжений, описанных в приказе.
Как составить шаблон приказа в MS Word
Приказы по кадрам, как мы уже говорили ранее, могут вестись в свободной форме (с учетом обязательных реквизитов) или в формах, утвержденных Госкомстатом. На мой взгляд эти приказы достаточно удобны и не требуют изменений.
Даже если вы в работе используете унифицированные формы документов, необходимо это зафиксировать в приказе. К этому приказу необходимо приложить образцы всех форм, о которых идет речь. Или образцы форм, разработанных в компании.
Таким образом, при наличии Журнала, процесс поиска необходимого приказа займет совсем немного времени.
Например: как руководитель я была обязана выходить на работу в праздничные дни по графику и это не оплачивалось. Это называлось «дежурство». Но, как мы знаем, эти дни должны быть оплачены в двойном размере, что не происходило.
Однако это является лишь косвенным указанием. Прямого приказа либо распоряжения на этот счет не имеется. Но при проверках контролирующих органов журналы такого типа лучше предъявлять. Кроме того, его наличие:
- Позволяет доказать само существование того или иного приказа. Данная возможность очень упрощает жизнь при возникновении судебных разбирательств. Сам факт наличия записи указывает на существование документа.
- Позволяет ориентироваться в приказах по основной деятельности, быстро находить и ссылаться на необходимый.
- Значительно упрощает документооборот организации в целом, позволяет классифицировать приказы.
Журнал приказов по основной деятельности образец заполнения
Здесь нет никакой дискриминации. Просто руководители, по своей сути, обычно обладают гораздо более широкими полномочиями. Юридическая тонкость состоит в том, что их назначение либо увольнение в конечном итоге влияет на всю организацию в целом. Поэтому в журнале приказов по основной деятельности и регистрируются приказы о назначении управленческого звена компании.
Только бумажный вариант ведения журналов регистрации приказов по основной деятельности перестаёт быть обязанностью, если программа 1C отвечает за присвоение номеров распоряжениям. И когда происходит это при формировании. В правилах соответствующих процедур описывается каждый шаг.
Ведение ряда книг для регистрации кадровой документации упорядочивают документооборот, упрощают поиск конкретного информационного документа вне зависимости от количества регистрируемых распоряжений ежедневно и количества прошедших лет до момента запроса, включая 75-летний период.
Официального разделения приказов по видам нет, все они издаются в целях исполнения административных решений. Компания может самостоятельно разработать внутреннюю инструкцию или отдельное приложение и утвердить классификацию приказов по ОД.
По новому госту, при использовании буквенно-цифрового способа записи, в однозначное значение «0» не ставится.
Итак, проект приказа может визироваться с отметкой «с замечаниями». Эти самые замечания оформляются на отдельном листе в произвольной форме. И они должны учитываться при доработке проекта приказа.
Согласно кадровой теории, такой Журнал может использоваться не только для регистрации Приказов, но также для внесения информации обо всех распоряжениях, касающихся трудоустроенных сотрудников.
Если нравится, то назовите книга регистрации приказов. В двух последних случаях имеется в виду регистрация на бумажных носителях.
Подготовленный заранее шаблон приказа в MS Word поможет упростить работу делопроизводителя и секретаря. Не нужно будет каждый раз вспоминать правила оформления приказа, выставлять разметку, выравнивать и т.д. Открыли шаблон и начинайте сразу с главного — с изложения воли руководства. С чего начать?
Будет очень хорошо, если порядок согласования приказов прописан в инструкции по делопроизводству организации. Необходимо обязательно проводить согласование приказов с проставлением виз.
Такая группировка документов позволяет быстрее находить необходимые документы. Как таковой специализированной и утвержденной формы журнала нет, поэтому его можно разработать сами, так и при желании, можно приобрести в специализированных магазинах уже готовый журнал.
Сейчас в продолжение темы давайте рассмотрим правила согласования приказов и проведение регистрации приказов.
Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности
Сколько нужно хранить приказы по основной деятельности согласно новым правилам Росархива, вы можете узнать в справочнике от КонсультантПлюс.
Обложка может быть напечатана на обычном формате А4, но удобнее производить печать на плотной бумаге и прошивать. Так листы журнала будут надежно закреплены, их будет удобнее заполнять.
Журнал учета приказов организации ведется в соответствии правилам, утвержденным внутренними нормативными актами (например, Порядок ведения внутреннего документооборота), а также согласно положениями и инструкциям, приведенных в законодательных документах.
Потому контролирующие органы журналы регистрации приказов по основной деятельности делают объектом периодических проверок. Оформление по правилам важно и для того, чтобы она не теряла своей юридической силы. Это касается и каждого сотрудника персонально.