Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оформление титульного листа для архива». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Когда документооборот компании небольшой, все документы можно хранить в той же комнате, где проходит рабочий процесс. Если же документации много, необходимо выделить отдельное помещение под архив.
Если в течение периода, за который составлена опись, название организации изменялось, на титульном листе указывается её последнее название и подчиненность.
Содержание:
Правила хранения архивных документов
Все личные дела предприятия отображаются в специальной тетради или журнале, где им предоставляется специальный номер по месту работы. В таком журнале содержится краткая информация о деле: Ф.И.О. сотрудника, дата передачи в архив, дата начала ведения дела, номер.
Датой дел, содержащих распорядительную документацию, являются крайние даты документов дела, то есть число, месяц и год первого и последнего документов, при этом число и год пишутся арабскими цифрами, название месяца — словом.
Сдаю документы постоянного срока на архивное хранение, по ходу возник ряд вопросов (столкнулась со многими тонкостями, о которых ничего не знала до этого). Пересмотрела в сети Интернет много статей, но хочу особо отметить данную статью, которая смогла дать ответы практически на все мои вопросы. В частности возникал вопрос, как именно продевать нить в отверстия, выражаясь примитивным языком.
ПОСТОЯННО – ЭТО СКОЛЬКО?
Например, приказы по основной деятельности должны учитываться и формироваться строго отдельно от приказов по личному составу. Обратным часто грешат небольшие организации, где секретарь сочетает функции делопроизводителя и кадровика. Прежде чем отправить такое составное дело на хранение, придется его расформировать, а это лишний труд.
Название описи архивного фонда может совпадать с названием фонда организации, если она охватывает дела всех ее структурных подразделений.
Вы, наверное, обратили внимание на элементы, которые выделены красным цветом. Так вот, в текущем делопроизводстве они не используются при оформлении обложки.
Все листы (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором.
Например, в 2007 г. согласно номенклатуре дел организации, утвержденной на этот год, было заведено дело под индексом 3-9. В 2009 г. указанное дело оформляется для подготовки к передаче в архив организации.
Перейдем от теории к практике, она более понятна и наглядна. Приведенный ниже образец используется в полном объеме при оформлении обложки дела, все его элементы для заполнения являются обязательными. Обложку дела, как и всю остальную документацию, лучше сразу оформлять согласно всем требованиям и правилам.
К типовым ошибкам – и наиболее распространенным – относятся и попытки разместить все элементы оформления на корешке дела, и добавление на обложку ненужной информации и, наконец, отсутствие разницы в оформлении обложек дел временного и постоянного хранения.
Образец оформления титульного листа
Документы подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются. При этом должна сохраняться возможность свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При прошивке или брошюровании дел все металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов необходимо удалить.
Например, дело «Приказы по личному составу за 2017 год» должно быть передано в архив не ранее 01.01.2019, но не позднее 31.12.2019.
Очевидно то, что успех процедуры передачи дела на архивное хранение и время, которое потребуется для реализации этой процедуры, напрямую зависят от правильности простановки архивных шифров на обложках дел.
Отметим, что внутренняя опись составляется только в отношении дел, учет которых вызывается спецификой документации.
Специалисты «Архив Гарант» в совершенстве знают правила оформления обложек дел и простановки архивных шифров на обложках дел и профессионально оказывают соответствующие услуги.
Полностью оформленные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в т.ч. по личному составу, через год после завершения их в делопроизводстве передаются по описям дел структурных подразделений в архив организации.
Получите доступ к демонстрационной версии ilex на 7 дней
Личное дело часто сравнивают с трудовой книжкой, но это грубая ошибка. Трудовая книжка, в первую очередь, отличается тем, что не содержит никакой дополнительной информации о работнике, кроме места его нынешней и прошлой работы.
Личное дело отображает качества работника, его возможность выполнять свои обязанности на месте работы.
В том случае, если дело начато в одной организации, а закончено в другой, на обложке проставляется три даты: дата заведения дела в первой организации, дата поступления в другую организацию (числитель — первая дата, знаменатель — вторая дата).
Если дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).
Срок хранения документа также может быть установлен и в отраслевых нормативных документах. При этом слово «постоянно» может быть заменено синонимом, например, «бессрочно».
Как оформить архивный переплет дела?
Перечень 2007 никаких подобных сносок или оформленных других способом указаний не содержит. Поэтому если документ по Перечню 2007 имеет срок хранения «постоянно», это означает хранение в период всего существования организации.
Сайт-помощник по составлению различных договоров. Шаблоны и бланки. Всё готово, от вас — вставить в редакторе свои данные и распечатать.
Для удобства поиска необходимых папок оформляйте корешок их обложки. Единой формы для этого не существует, в правилах делопроизводства указывается только на то, что надо писать цифровые обозначения дел (индекс дела согласно номенклатуре).
Часто для решения текущих задач или развития бизнеса субъекты хозяйствования обращаются за кредитами. Нам важно ваше мнение о процессе подготовки и принятия решения о выдаче кредита. Опрос завершен. Итоги: 1.
Ошибки при оформлении обложек дел
Дата составления ПУД − важный реквизит. Она доставляет немало сложностей для арендодателя и арендатора при перевыставлении стоимости возмещаемых услуг. В каком месяце отразить такие услуги, важна ли дата подписания ПУД?
Сдача документов в архив является одним из ключевых этапов делопроизводства. Речь идет о внутреннем архиве организации. Самыми сложными вопросами являются временной промежуток и правила хранения архивных документов, поскольку требования и положение разбросаны по разным нормативно-правовым актам.
Если документы фондов, составляющих объединенный архивный фонд, включены в отдельные описи, составляется общее предисловие, в которое включаются все сведения, относящиеся к объединенному фонду и его отдельным фондам и описям, по принципу формирования объединенного архивного фонда.
Все папки «Дело» размещаются на специальных нумерованных стеллажах, длительного хранения — в коробках или футлярах, менее ценные (до 10 лет) можно размещать в связках. Запрещено класть отдельные папки «Дело» на пол или подоконники.
Приложение N 28. Обложка дела
Обложки дел должны быть оформлены по установленным форме и правилам. При подготовке дел к сдаче в архив обычно на обложке каждого дела необходимо дополнить такие данные, как даты дела и количество листов в деле.
Подготовка дел к передаче в архив — это систематизация и составление описи документов, передаваемых на хранение, с целью сохранения данных о деятельности организации с возможностью быстрого поиска необходимой информации.
При обнаружении ошибок в нумерации листов дела необходимо провести перенумерацию листов: старые номера зачеркнуть и рядом поставить новый номер листа. В этом случае в конце дела вставляется новый лист- заверитель, а старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.
В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел (структурного подразделения), количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации.
Обложка дела – образец оформления переписки
Таким образом составляются описи папок «Дело» постоянного и временного хранения и «Дело» по личному фонду.
Описи папок «Дело», в свою очередь, подлежат отдельному учету. Их нужно включать в архивное хранение также по отдельной описи.
Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.
Подготовка дела к хранению начинается задолго до того, как документ будет завершен в делопроизводстве. Все процессы ДОУ выполняются последовательно и связаны между собой.
Напоминаем, что дела должны сдаваться в специальных архивных коробах, предназначенных для хранения дел и в упорядоченном состоянии.
Организации, не сдающие документы в государственные архивы, составляют опись на дела постоянного хранения, на дела со сроком хранения 10 и более лет и по личному составу в трех экземплярах.
Как правило, систематизация документов осуществляется при разработке номенклатуры. При ее составлении, в частности, учитывают сроки хранения документов, правила группировки приказов и т.д.