Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Первоначальный документ содержащий исходную информацию». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Чтобы выработать определенные принципы составления, оформления документов, формы и методы работы с ними, производится их классификация по целому ряду признаков.
Учёт (регистрация) конфиденциальных документов, прежде всего, преследует цель сохранности документов и фиксации их местонахождения.
Содержание:
Классификация документов по различным признакам
Они содержат статьи и рефераты по различным общественно-политическим, научным, производственным и другим вопросам, литературно-художественные произведения.
Знаковая природа информации — еще один признак, участвующий в видообразовании документов. Она определяется как форма знаков, посредством которых фиксируется и передается основной материал издания: буквы алфавита, цифры и знаки препинания (для произведений письменности), нотные знаки (для музыкальных произведений), изображения графические, художественные и картографические.
Указание – распорядительный документ по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, поручений.
После завершения учета поступивших конфиденциальных документов они передаются для работы руководителям и исполнителям.
Процесс документирования информации и организацию работы с документами называют делопроизводством. Документоведение и делопроизводство недаром стали особой сферой человеческой деятельности. Чем сложнее организация общества, тем больше функциональная нагрузка документа.
Письменные (или рукописно – печатные) включают в себя все документы, созданные рукописным или машинописным способом, а также изготовленные на множительных аппаратах и типографским способом.
ВИДЫ И КЛАССИФИКАЦИИ ДОКУМЕНТОВ
Классификация документов позволяет выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве. С целью создания возможностей для проведения унификации и стандартизации документов, выработка правил их составления и оформления, форм и методов работы с ними, была произведена классификация документов по определенным признакам.
Наиболее актуальная, классифицирует документацию в соответствии с целями, функциями и областью применения.
Сегодня документальным считается не любой носитель данных. Документ должен быть оформлен определенным образом и иметь необходимые реквизиты (с латинского — “необходимое”).
Деловые документы классифицируют по таким признакам, как род деятельности, способ фиксации, наименование, степень сложности, место составления, срок исполнения, происхождение, степень гласности, юридическая сила, срок хранения, степень обязательности, степень унификации, характер содержания.
Вопрос 1. Понятие документа. Виды документов и их классификация.
Классификация документов – это деление документов на группы по наиболее общим признакам сходства и различия.
Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении.
Типовые документы разрабатываются заранее вышестоящими органами для подведомственных организаций и носят обязательный характер. Примерные документы тоже разрабатываются вышестоящими органами, но носят рекомендательный характер, а индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.
Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка и т. п.
Типовые документы разрабатываются заранее вышестоящими органами для подведомственных организаций и носят обязательный характер. Примерные документы тоже разрабатываются вышестоящими органами, но носят рекомендательный характер, а индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.
По наименованию различают большое количество документов. Это приказы, положения, протоколы, распоряжения, инструкции, правила, уставы, отчеты, акты, планы, письма, заявления и т. п.
И.О. автора или номер типографского заказа, помещаемые в нижнем поле первой страницы каждой тетради книжного блока (обычно па каждой 17-й (или) 33-й странице) для контроля над комплектованием тетрадей в экземпляры издания.
Это заглавный лист издания, содержащий основные сведения о нем, позволяющие отличить его от любого другого.
Например, Стенюков Стенюков, М.В. Документы делопроизводства / М.В. Стенюков. — М.: Книга-сервис, 2003. — 160 с М.В предлагает следующую классификацию документов.
Поскольку свойств в документе бесчисленное множество, это предопределяет возможность его многомерного исследования, при котором документ может одновременно рассматриваться с точки зрения разных свойств, причисляться к разным видам, входить в разные группы (табл. 2.1).
По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов.
Документы и системы документации
По срокам хранения документы делятся на: постоянного срока хранения, временного срока хранения (до 10 лет), долговременного срока хранения (свыше 10 лет).
Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится в основном централизованно, то есть предполагается проведение регистрационных операций в одном месте (службе ДОУ) или одним работником (секретарь).
Той же цели служат вспомогательные документы (справочного, информационного характера): справки, акты, докладные записки, инструкции, объяснительные записки.
В первую группу входят созданные в учреждениях, организациях и на предприятиях по вопросам их деятельности, во вторую — касающиеся конкретных лиц, т. е. заявления, письма, жалобы и т. п.
Словарь терминов, применяемых в делопроизводстве
Копия — документ с точным воспроизведением реквизитов подлинника, соответствующим образом заверенный. Следует различать такие разновидности копий, как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск — это полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя, которая изготовляется одновременно с подлинником и также заверяется подписью.
То же самое происходит и с клиентскими запросами или электронными письмами. Отправив запрос, человек ожидает, что на него придет ответ, причем достаточно быстро. По утверждению Джея Баэра, консультанта по маркетингу из США, почти 30% клиентов ожидают ответа на свои запросы в течение получаса, а более половины уверены, что компания обязана отвечать и в выходные дни и даже в ночное время.
Приказ по основной деятельности регламентирует наиболее важные вопросы перспективного развития предприятия, административно-хозяйственной и финансовой деятельности.
Документ является основным объектом труда в сфере управления. Любая управленческая деятельность связана с запечатленной информацией в документе, и любое управленческое решение обязательно фиксируется в форме документа.
В хозяйственной деятельности предприятий и организаций используются различные документы, оформляющие взаимоотношения сторон, вступающих в деловое сотрудничество и коммерческо-хозяйственные связи.
Например, чтобы понять, что у вас в руках именно договор, а не приложение к нему, необходимо изучить хотя бы первый абзац.
Типовые документы разрабатываются заранее вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями и носят обязательный характер. Примерные документы также разрабатываются вышестоящими органами для организаций своей системы, но носят примерный, рекомендательный характер, а индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.
Программы с функцией автообучения могут снизить затраты на внедрение и обслуживание. На основе входящих заявок программа может формировать автоответы для пользователей или направить заявку компетентному сотруднику.
Оптимизировать основные бизнес-процессы в самых разных отраслях бизнеса и в самых разных подразделениях компаний — задача решений ABBYY. Они подойдут для усовершенствования работы делопроизводителей, секретарей, бухгалтеров, специалистов службы поддержки или работы с клиентами в банковской сфере, энергетике, нефтегазовой отрасли.
Термины и определения», — материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом, для её передачи во времени и пространстве. Задача документа — зафиксировать информацию в таком виде, чтобы её можно было использовать во времени и передавать на расстоянии.
По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным соответствующими правовыми актами, резолюцией руководителя, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».
По наименованию существует множество разновидностей документов. Приведем лишь некоторые: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, приказы, распоряжения, указания, акты, протоколы, договора, уставы, инструкции, справки, деловые письма, телеграммы, анкеты.
ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
Предпочтительнее простые документы, так как их легко обрабатывать, контролировать исполнение, осуществлять поиск, хранить.
Трафаретные документы изготавливаются типографическим способом, причем постоянная часть текста документа отпечатана на полиграфических машинах, а для переменной информации оставляют свободные места. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания, для акта — дата события.