Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Письмо напоминание о возврате документов». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Обычно написание подобных писем возлагается на руководителя структурного подразделения, интересы которого затронуты, юриста или секретаря организации. Но, вне зависимости от того, кто непосредственно занят его составлением, письмо желательно отдать на подпись руководителю предприятия – таким образом, оно обретет солидность и более весомое значение для адресата.
Содержание:
Как написать письмо-напоминание
- Вначале письма указывается отправитель, т.е. в нужных строках пишется полное название компании (в соответствии с учредительными документами), адрес и телефон для связи. Далее вписывается получатель: его наименование и конкретное лицо, к которому напрямую происходит обращение (должность, фамилия, имя отчество).
- Затем следует поставить дату составления письма и его номер по внутреннему документообороту компании, а также обозначить наименование документа с коротким обозначением его смысла (в данном случае «о перечислении оплаты по договору»).
- Затем можно переходить к описательной части. Сначала нужно указать причину напоминания. Если это нарушение пункта договора, то вписать его дату, номер и суть, если речь идет о денежных средствах, то их нужно указывать как цифрами, так и прописью. Потом следует сформулировать напоминание и предложить исполнить свои обязательства в конкретные сроки (тоже цифрами и прописью). Напоследок можно перечислить действия, которые отправитель готов предпринять для более кардинального решения проблемы.
- В завершение письмо нужно обязательно подписать, с расшифровкой подписи и указанием должности подписывающего лица.
Письмо можно отправить через
- электронную почту,
- факсовым сообщением
- или через почту России.
Можно совместить два варианта, например, электронное письмо с «живым» отправлением, особенно, если подкрепить последнее уведомлением о вручении (это будет служить еще одним доказательством отправки письма и, что более важно – его доставки в нужные руки). В любом случае стоит помнить о том, что через почту России письма идут довольно долго, поэтому пользуясь ею, желательно иметь в запасе некоторое время или дублировать этот способ отправки другим.
Когда организация находится в активном поиске партнеров, она может направить потенциальной стороне будущих отношений письмо с предложением сотрудничества. Так можно не только расширить рынок сбыта, но и найти выгодных поставщиков, исполнителей нужной услуги.
Такое письмо-предложение может быть адресным, но можно адресовать его сразу нескольким возможным контрагентам или создать в обобщенном виде для широко круга ознакомления.
Рекомендуется формулировать текст максимально сжато, простыми, понятными фразами. Ненавязчивый рекламный тон приветствуется.
Отправить такое письмо можно в любой удобной форме:
- по почте;
- курьером;
- по и-мейл;
- факсом;
- передать при личной встрече.
Позже такое письмо может быть переформулировано в письмо-напоминание, если от другой стороны был сигнал о возможном сотрудничестве, но первое письмо в силу, например, нехватки времени не было рассмотрено тщательным образом.
Обязательные элементы письма-напоминания:
- обращение к адресату (к руководителю организации, по имени или по должности, к конкретному человеку или, если письмо обобщенное, выбирается форма, максимально приближенная к индивидуализированной);
- название документа (предложение сотрудничества, коммерческое предложение, бизнес-предложение и др., в зависимости от цели);
- краткое изложение данных об организации-отправителе, важные для будущего сотрудничества;
- условия, на которых предлагается взаимодействие;
- координаты для контактирования (телефон, факс, электронная почта, адрес)
Обязательно указать дату, имя руководителя организации, зафиксировав собственноручной подписью и печатью.
Письмо напоминание о возврате документов
Напоминаем, что ваша организация ООО «Кладезь» (лицевой счет № 15958) является должником по абонементной плате за пользование услугами связи. Задолженность на сентябрь 2007 г. составила 1450,36 руб.
Таганский телефонный узел просит срочно произвести оплату и сообщить об этом по телефону 3520572, факс 3523815.
При непоступлении оплаты в течение 10 дней после отправки счета в соответствии со ст. 37 Федерального закона «О связи» узел будет вынужден отключить ваши телефоны. Стоимость обратного включения одного номера составляет 576 руб. ( для хозрасчетных организаций) или 511 руб. 20 коп. (для бюджетных организаций), включая НДС.
При непогашении задолженности в течение 20 дней после отправки счета узел будет вынужден в одностороннем порядке расторгнуть договор и снять ваши телефоны.
Время работы отдела расчетов за услуги связи:
рабочие дни, кроме пятницы, — с 8.30 до 17.30,
дежурный — с 17.30 до 19.00.
Пятница — с 8.30 до 16.15,
дежурный — с 16.15 до 19.00.
Суббота, дежурный — с 8.30 до 16.00.
Напоминаем, что в соответствии с вашим заказом от 02.06.2007 № 0127/164 срок поставки насосов типа ПЭ580185 в количестве 5 штук на сумму восемь миллионов рублей истекает 01.12.2007.
Отправка письма напоминания может быть связано со следующими причинами, например:
- о ранее высланном коммерческом предложении;
- о выполнении обязательств в соответствии с договором, дополнительным соглашением, другими документами;
- о поставке товаров, выполнении услуги;
- о денежном переводе в оговоренные сроки;
- о наступлении важного мероприятия;
- о начале или продолжении проведения переговоров и др.
Письмо может быть составлено любым уполномоченным на то сотрудником в соответствии со сложившейся системой иерархии. Например, напоминание на имя главного директора корректно отправить также от руководителя компании. Письмо в адрес бухгалтерии о выставлении счета можно направить бухгалтеру, напоминание об ответе на коммерческое предложение – менеджеру по продажам и т.п.
силами нашей организации __________________________________ были выполнены работы по _________________________________.Стоимость выполненных работ составила 11.890.714 /одиннадцать миллионов восемьсот девяносто тысяч семьсот четырнадцать/ рублей, что подтверждается актом сдачи-приемки выполненных работ от 30 октября 2012 года.Расчеты за выполненные работы, согласно п.
Но, вне зависимости от того, кто непосредственно занят его составлением, письмо желательно отдать на подпись руководителю предприятия – таким образом, оно обретет солидность и более весомое значение для адресата. Письмо не имеет стандартной, унифицированной формы, поэтому составляться оно может в свободном виде.
Тем не менее, при его оформлении стоит придерживаться некоторых норм и стандартов деловой корреспонденции. Письмо-напоминание обязательно должно содержать сведения об отправителе и адресате (полные наименования компаний, а если дело идет об адресате, то еще и должность и ФИО конкретного сотрудника), причину напоминания, а также ссылки на законы и нормы, которые имеют отношения к напоминаемой проблеме или ситуации (при необходимости).
Прерывать взаимовыгодное сотрудничество с партнером, у которого возникли временные трудности по оплате, – нерациональное действие. Деловая переписка уточнит нюансы, может привести к полному взаимопониманию. Избежать обращения в суд, которое сулит дополнительные расходы, по крайней мере, при возникновении конструктивного диалога между сторонами.
Поставить в известность должника об объеме задолженности и конкретных сроках.
Организация, которая посылает подобное обращение, обычно ставит четкие рамки перед должником.
До этого момента он может питать надежду, что его долг забыт, затерялся в бухгалтерских документах, растворился в воздухе. Особенно если сумма задолженности небольшая. Оптимизировать свое делопроизводство таким образом, чтобы дело приносило прибыль.
Несколько недобросовестных контрагентов, которым делаются поблажки, способны привести практически любую компанию к банкротству. Скоординировать рабочие моменты для того, чтобы избежать значительных материальных затруднений.
Письмо на возврат документов образец
Автоматизировать бухгалтерскую и налоговую отчетность, всегда быть в курсе всех взаиморасчетов с сотрудниками, контролировать денежные потоки в компании, а личный календарь вовремя напомнит о важных событиях.Фразы, которые можно использовать, составляя письмо-просьбу:
- Напоминаем вам, что согласно договора.
- Обращаем ваше внимание на пункты соглашения.
- Убедительно просим вас выполнить.
- Согласно нашему письму от. настаиваем на получении от вас.
- Ставим Вас в известность, что.
Тон послания должен быть сдержанным, исключены какие-либо развязность, панибратство.
Для официального письма не разработано никаких стандартов и шаблонов, так что писать его можно в свободной форме или по образцу, разработанному на предприятии.
Главное условие, чтобы данный документ по своей структуре соответствовал нормам делопроизводства, а по тексту — правилам русского языка.
Следует помнить о том, что существует ряд сведений, которые должны содержаться в информационном письме непременно:
- наименование организации-отправителя;
- адрес организации;
- должность и ФИО ее представителя;
- контактный телефон (для связи);
- подпись отправителя.
- суть послания;
К письму могут быть приложены какие-либо дополнительные бумаги, фото и видео документы.
Важно понимать, что слово «Приложение» пишется в единственном числе только тогда, когда документ один. Если же документов множественное число, то пишется «Приложения».
Вместе с наименованием документа приводятся:
- при необходимости указывают необходимость прошивки.
- общее количество пересылаемых экземпляров;
- дата принятия документа;
- количество страниц в каждом документе (пишется итоговое число листов по всем экземплярам);
Подписывает сопроводительное письмо к документам вне зависимости от его образца не только генеральный директор, но и соответствующее уполномоченное лицо. Подпись традиционно ставит тот сотрудник, с деятельностью которого непосредственно связаны отправляемые документы:
- Генеральный директор или начальник филиала, подразделения подписывает документы общего потока, относящиеся сразу ко всей компании, а также документы особой важности (например, годовые отчеты, которые отправляются в головной офис).
При этом следует помнить, что негласные правила деловой переписки говорят о том, что ответ на подобного рода послания также должен быть разделен на пункты.
Если запрос требует получения ответа в какой-то определенный период или к точной дате, это следует вежливо, но твердо обозначить в тексте послания.
При необходимости в текст можно вставлять ссылки на законы, нормативные и правовые акты, имеющие отношение к сути письма.
Кроме того, к запросу могут быть приложены какие-либо дополнительные документы, обосновывающие его, при этом сведения о них необходимо также включить в основную часть послания.
Письмо обязательно должно быть подписано с указанием должности и ФИО составителя, а также проштамповано (при условии, что организация использует штампы и печати для удостоверения документации).
, в письме будет достаточно сослаться на такую опись (Пример 5). Пример 5 Если приложений так много, что их удобнее перечислить в отдельной описи Если же вы прикладываете к своему письму другое письмо, имеющее собственное приложение, об этом нужно сообщить адресату (Пример 6).
Пример 6 Приложение к письму имеет собственное приложение Наконец, если ваше письмо адресовано сразу нескольким организациям, а приложение – только одной из них (другие получают письмо лишь для ознакомления), об этом тоже следует сказать (Пример 7).
Пример 7 Приложение направляется только одному получателю письма из нескольких Отметку о наличии приложений оформляют ниже текста письма и выше подписи.
Обычно эти расстояния (отступы) делают одинаковыми и равными примерно 2-3 межстрочным интервалам (это хорошо показано на образце оформления целого письма в Примере 9).
Образец написания письма о возврате документов
Далее вписывается получатель: его наименование и конкретное лицо, к которому напрямую происходит обращение (должность, фамилия, имя и отчество).
Затем ставится дата составления письма и его номер по внутреннему документообороту, а также пишется название документа с коротким обозначением его смысла (например, «о нарушении по договору поставки»).
В данном разделе следует описательная часть.
Сопроводительное письмоКак написать сопроводительное письмо к договору, образец Сопроводительное письмо к договору относится к категории деловых писем, поэтому для его оформления используется фирменный бланк организации, на котором уже напечатаны некоторые из обязательных реквизитов.
На бланке необходимо будет заполнить адресную часть и проставить исходящий регистрационный номер. Обратите внимание: Поскольку речь идет о договоре, предполагается, что руководители организации-отправителя и адресата уже знакомы, следовательно, начать письмо следует со слов «Уважаемый» и обращения по имени и отчеству.
Таковы правила хорошего делового тона.
Затем написать заявление в организацию, которая осуществляла действия по переводу денежных средств с одного счета на другой.
Это может быть:
- компания, осуществляющая интернет-переводы;
- организация по обслуживанию банкоматов, терминалов и т.д.;
- иные организация, проводящие денежные операции.
- коммерческая банковская организация;
Претензия о возврате ошибочно-переведенных денег может быть предъявлена и конечному их получателю.
Посмотрите видео. Что делать, если на расчетный счет ошибочно зачислены деньги:
1. Нам очень неудобно, что вынуждены снова напомнить. Вам о
2. На сожалению, вынуждены снова напомнить. Вам, что до сих пор не получили от. Вас оплаченных счетов
3 нам очень обидно, что вынуждены вновь напоминать о наличии нескольких сих пор не оплаченных счетов
4. Задержка. Вами оплаты противоречит нашим предыдущим договоренностям об условиях торговли. Мы сохраняем за собой право дальнейших действий
5. Ваше нежелание четко придерживаться сроков оплаты является нарушением условий контракта
Информационное письмо: что это, для чего применяют, образец заполнения
ВИДЕО ПО ТЕМЕ: “Слияние документов в Word.
Письма” русская версия файла
В заключительной части письма содержатся требования выполнить те или иные обязательства и указываются санкции, которые будут применены к адресату в случае их невыполнения, например: Просим в …-дневный срок подтвердить … Убедительно просим Вас до такого-то числа принять энергичные меры, направленные на… Требуем от Вашей организации немедленного принятия действенных мер для… Просим Вас письменно подтвердить получение данного напоминания… Настоятельно просим Вас письменно ответить на настоящее напоминание… Мы настаиваем на получении от Вас немедленного подтверждения получения этого предупреждения… Предлагаем Вам закончить предусмотренные … Составляем письмо-напоминание Важно Письмо-напоминание — деловое письмо, направляемое в случаях, когда организация-партнер не выполняет взятые на себя обязательства, принятые договоренности или установленные законом нормы.
Письмо-напоминание может сообщать о приближении установленных сроков, если у автора письма есть серьезные опасения об их возможном нарушении.
Как правило, к письму-напоминанию прибегают в тех случаях, когда нужно письменно зафиксировать факт нарушения обязательств или несоблюдения установленных норм и правил.
Обычно письма-напоминания используются тогда, когда не удается получить ответ с помощью телефонных переговоров, личных встреч или если правилами взаимоотношений сторон предусмотрено только письменное общение.
Письмо-напоминание может состоять только из одного напоминания, например: Напоминаем Вам, что в соответствии с договором от В тексте письма-напоминания может быть дана ссылка на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон, как в приведенном выше примере.
Если отправитель допускает возможность, что адресат не получил письма, отправленного ранее, письмо-напоминание отправляется второй раз с отметкой в тексте: “Вторично напоминаем, что…” или “Напоминаем вторично, что…” Письмо-напоминание может также содержать дополнительную информацию, разъясняющую или уточняющую позицию автора или содержащую новую информацию, неизвестную адресату. В отдельных случаях в письме-напоминании может быть предупреждение о возможности применения определенных санкций, если адресат не выполнит взятые на себя обязательства, например: В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции… В противном случае мы не несем ответственности за… В противном случае мы оставляем за собой право… и т. Письмо-напоминание предшествует письму-требованию. Письмо-напоминание не должно содержать требований или угроз: автор письма должен тактично указать партнеру на необходимость выполнения взятых на себя обязательств или соблюдения норм, установленных законодательством. Если у вас есть причины для серьезного недовольства партнером, нужно составлять письмо-требование или письмо-претензию.
Что это дает и как его оформить? Каковы сроки его исполнения? Как потом хранить? Сопроводительное письмо — это вид делового письма, который нужен для описания направляемого адресату пакета документов, если в этих документах отсутствует адресная часть.
Таким образом, информационной нагрузки сопроводительное письмо не несет, однако выполняет три важных функции: подтверждает факт отправки; предоставляет перечень отправленных документов и инструкцию по обращению с ними; благодаря регистрационным данным позволяет определить срок исполнения. Как и большинство деловых писем, сопроводительное письмо оформляется на фирменном бланке и получает исходящий регистрационный номер отправителя. Правила оформления служебных писем мы подробнейшим образом не раз разбирали в журнале, поэтому сейчас сосредоточимся на особенностях сопроводительного письма.
Дебиторская задолженность. Каждый из указанных документов преследует свою цель. Вы сами решаете, что именно и в какой форме отправлять контрагенту.
Единственное исключение — претензия, отправление которой является обязательным для вас перед обращением в суд, если в договоре согласован претензионный порядок решения споров либо если претензионный порядок решения споров предусмотрен для некоторых правоотношений в силу закона.
Дебиторская задолженность. Каждый из указанных документов преследует свою цель. Вы сами решаете, что именно и в какой форме отправлять контрагенту.
Выписывайте документы без ошибок и в 2 раза быстрее за счет автоматического заполнения документов в программе Бизнес. Ру Посмотреть полный каталог бланков Как составить рекламацию правильно И так по порядку. Нужно поставить дату, а если вы юридическое лицо то ещё и номер документа исходящего. Можно писать либо от руки или распечатывать на принтере созданную рекламацию.
Укажите полное имя поставщика услуг или товаров, которому планируете предъявить претензию. Обязательно нужно вписать реквизиты поставщика, то есть юридический адрес, адрес офиса или магазина, платежные реквизиты, где товар был приобретен или оказывалась услуга. Нужно указать даты и номера всех документов, которые во время взаимодействия с поставщиком были оформлены.
Деловые письма отличаются от личных писем в первую очередь тем, что деловые письма, если они только не конфиденциальные, открыты для ознакомления многих и это налагает на них определенный – деловой стиль изложения.
Образец письма-просьбы о возврате подписанного экземпляра
Письмо-напоминание может состоять только из одного напоминания, например: Напоминаем Вам, что в соответствии с договором от 01.12.2007 № 45/34 Ваше предприятие до 01.01.2008 должно оплатить обучение слушателей курсов повышения квалификации газоэлектросварщиков в количестве четырех человек. На сожалению, длительная неуплата. Вами счетов заставила нас передать это дело адвокату 5.
Внимание В связи с тем, что. Вы, несмотря на наше настоятельной просьбе погасить долг, до сих пор не прислали чек, удостоверяющий уплату, мы вынуждены приостановить исполнение всех.
Важно Ваших заказов 63 учитывая ситуацию вынуждены принять решительные меры 7.
Ваша задолженность превысила все предыдущие и составляет а срок уплаты истек еще (дата).
Мы не можем больше пренебрегать интересами фирмы и вынуждены подать иск в суд 8.
После вышеописанных пунктов, образец претензии в магазин или в другую категорию предприятия содержит подпись и дату заполнения.Документ можно писать от руки или напечатать на компьютере — отдельных условий или строгих правил относительно написания письма не выделено в законодательстве.Допустим, если продавец не захотел осуществлять возврат товара, следует составить .Претензионный порядок описывает досудебное урегулирование спора в арбитражном процессе, куда включены все законодательные нормы и правила ведения переговоров и решения возникших вопросов. Существует широкий перечень условий, при которых возникшие споры должны решать и регулироваться исключительно в судебном порядке (пример претензии для всех пунктов будет одинаков).Претензия в магазин или другое учреждение может составляться по следующим пунктам:
- При нарушении условий выполнения обязательств относительно страховых полисов ОСАГО;
- Если нарушаются условия предоставления услуг связи;
- Если замечены нарушения условий доставки почты или заказанной корреспонденции;
- Ошибки или грубое невыполнение обязательств со стороны туроператора;
- При окончании срока действия договора аренды;
- Во время окончания срока действия (нотариально оформленное соглашение, составленное без участия суда на добровольной основе);
- При возникновении споров относительно предоставления услуг транспортных перевозок (включая железнодорожный, водный, авиационный транспорт);
Нижеприведенные материалы детально раскрывают проблему возврата подписанных документов, включая примеры договорных условий.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Юрист» и «Системы Главбух». 1. Рекомендация. Как действовать, если контрагенты задерживают документы «Бухгалтерия – это серьезное подразделение, которое должно работать, как отлаженный часовой механизм.
А если контрагенты будут задерживать документы, то механизм будет давать сбои.
Конечно, иногда виной задержки документов бывают и сами сотрудники организации.
Однако даже в этом случае стиль письма должен быть вежливым, сдержаннымим.
Например: . Уважаемый! . Важно Удостоверять послание оттиском печати не обязательно, поскольку с 2020 года требование использования в деятельности печатей и штампов для юридических лиц, как ранее и для ИП отменено.
Внимание Пример составления письма-напоминания Вначале письма указывается отправитель, т.е.
Письмо-напоминание — образец и инструкция написания
Прежде чем перейти непосредственно к основным правилам его составления, следует отметить, что оно может быть адресовано, как группе лиц (например, менеджерам, сотрудникам бухгалтерского отдела, юристам и т.д.), так и какому-то конкретному адресату. Как и любой другой документ, данное письмо должно содержать вводную часть, а именно:
- причину обращения («ввиду задержки», «в связи с получением», «исходя из результатов» и т.д.);
- сведения о предприятии-отправителе, высказывающем просьбу и компании, к которой она адресована;
- цель обращения («для решения вопроса», «во избежание конфликта», «с целью устранения нарушений» и т.п.).
- ссылки на основание («на основании устной договоренности», «на основании проведенных переговоров», «на основании телефонного разговора» и т.д.);
Далее следует основная часть, касающаяся непосредственно просьбы.
Образец, как написать сопроводительное письмо к документам — смотрите в статье. Единой унифицированной формы письма не существует.
Требования к оформлению организационно-распорядительной документации описаны в . Требования указанного стандарта являются рекомендуемыми. ? Начнем с основных правил:
- на фирменном бланке;
- с указанием даты и регистрационного номера.
Рассмотрим подробнее образец сопроводительного письма о направлении документов, на какие основные разделы можно разбить текст и какую информацию в них отразить.
Сообщает адресату про то, что ему нужно сделать. К примеру, выполнить договорные обязательства, дать ответ на предложение, явиться на встречу в указанное время.
Образец:
Уважаемый Имя Отчество,
Напоминаю, что 30.08.2020 г. пройдёт семинар по теме «…».
Чтобы подтвердить участие, не забудьте зарегистрироваться по ссылке.
С уважением, …
Зачастую выступает гарантией ранее оговоренных условий и обещаний. Пример: «товар получили», «оплату провели», «ваше предложение утвердили».
Образец:
Уважаемый Имя Отчество,
Получили ваше коммерческое предложение.
О принятом решении сообщим до 01.09.2020 г.
С уважением, …
Как бороться с невозвратом первичных документов? Традиционные и цифровые способы
Эти письма зачастую самые объёмные и похожи на коммерческие предложения. Они содержат информацию о товарах и услугах, о расширении ассортимента, об изменениях ценовой политики. От обычных коммерческих писем их отличает то, что в них отсутствует призыв к действию. Это просто констатация факта. Тем не менее, послания должны быть интересными, чтобы их прочитали.
Образец:
Уважаемый Имя Отчество,
Мы расширили ассортимент. Теперь вы можете купить… Подробнее читайте в приложении.
Приложение: «Каталог товаров»
С уважением, …
Допустим, вы уже решили, какой именно информационный контент вы хотите представить подписчикам. Вам нужно лишь «упаковать» материалы. Для этой цели можно использовать готовые шаблоны писем.
В сервисе UniSender предусмотрены шаблоны для самых разных типов писем — для e-commerce, по отраслям, универсальные. Для создания инфо-писем можно выбрать шаблоны категории «Блоги и новости» или «Универсальные».
Сопроводительные письма, в которых содержится просьба вернуть подписанный экземпляр по адресу отправителя, передаются контрагентам — поставщикам, в контролирующие органы и фонды. В письме приводят опись отправленных бумаг с указанием их количества и листов в каждой из них.
ВАЖНО! И отправитель, и получатель регистрируют письмо в журналах исходящей и входящей корреспонденции. Так документ не затеряется при передаче от отправителя к получателю.
Организации направляют контрагентам коммерческие предложения, договоры на подписание, акты сверок, отчеты и другие официальные бумаги. Если отправителю требуется ответ или возврат подписанного документа, в сопровождении ставят пометку «Подписанные документы просьба выслать по адресу» и указывают почтовые реквизиты.
В некоторых случаях используют специальный штамп. Его ставят на сопроводительном письме с описью передаваемых бумаг.
Вот шаблон — пример просьбы вернуть второй экземпляр отправителю:
|
____________________________________ ____________________________________ ИНН ________________, КПП _____________, ОГРН _____________ _________________________ _________________________ _________________________ Исх. №____ «__» __________ 20__ г. Сопроводительное письмо Уважаемый _____________________! Предоставляем Вам ______________________________________________________. Просим _________________________________________________________________ в течение _________________________________ с момента получения данного письма подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр. Приложения:
Итого: ___ экз. на ___ л. С уважением, __________________________ __________________________ |
Как написать письмо контрагенту о возврате документов
Сопроводительное письмо — это формой делового этикета. Помимо простого реестра передаваемых документов оно содержит рекомендации по обращению с ними. Кроме того, по регистрационным данным можно определить сроки исполнения и факт отправки. Образец, как написать сопроводительное письмо к документам – смотрите в статье.
КонсультантПлюс БЕСПЛАТНО на 3 дня
ФГБУ «ИДЕАЛЬНЫЙ ЗАКАЗЧИК»
ИНН 1234567890 КПП 121001001
000000, Россия, г. Санкт-Петербург, ул. Идеальная, д. 1; тел. (812) 123-45-67
Генеральному директору
ООО «Идеальный контрагент»
Петрову П.П.
№ 124 от 28 октября 2020 г.
Уважаемый Петр Петрович!
В ответ на Ваше письмо от 24.10.2019 № 987 (Вх. № 365) высылаем пакет закрывающих документов по исполнению контракта № 123 от 29.06.2019, подписанных с нашей стороны.
Шаг 1. Написать шапку послания, где изложить техническую информацию: от кого и кому оно направлено.
Шаг 2. Составить обращение. Начинать его необходимо со свидетельства уважительного отношения к адресату: «Уважаемый …» или «Уважаемая…». Затем следует имя и отчество адресата. Важно указать имя и отчество того лица, которое в шапке указано как получатель.
Шаг 3. Написать вводную часть. Ее задача — предварить перечень передаваемых единиц: «Направляем Вам…» либо, если бумаги направляются в ответ на предшествующий запрос от адресата, указать реквизиты этого обращения: «В ответ на Ваш запрос от ______ № _____ (вх. № ______)».
Для определения продолжительности хранения инвентаризационных документов обращаются к норме Закона 129 от 2001 года.
Согласно пункта 163 специального перечня, для актов сверок устанавливается период нахождения в архиве организации не свыше 5 лет. При этом не значит, что этот срок отсчитывается с момента издания документа.
Начало периода следует определять как крайнюю дату его действия (например, по сентябрь 2016) или дату обревизования.Срок исковой давности
В практике хозяйствующих субъектов нередко акт сверки используется как средство пролонгации срока исковой давности. Правда, для этого надо будет добиться от своего контрагента подписания документа.
С этого момента будет считаться, что оппонент признает свой долг, срок исковой давности в 3 года прервется и начнет исчисляться заново.
Письмо-напоминание образец бланк
Ведение бизнеса невозможно представить без постоянного взаимодействия организации с контрагентами физическими или юридическими лицами. Взаимные обязательства, порождаемые договоренностями, достигнутыми между сторонами, как правило, имеют сроки исполнения.
В случае, когда у одной стороны появляются основания полагать, что другая сторона не исполнит взятые на себя обязательства, есть смысл составить письмо напоминание. Помимо этого, письмо напоминание может быть составлено в рекламных целях, например, с целью напомнить о проведении рекламной акции.
Среди поводов для написания письма-напоминания можно отметить:
- напоминание о поставке товара, об оказании услуги, о завершении работ по договорам;
- напоминание о важном мероприятии;
- напоминание о необходимости предоставления информации или документов, отчетов;
- напоминание о необходимости оплаты;
- напоминание о сроках устранения недостатков;
- напоминание о заседании/собрании/совещании и так далее.
Письмо составляется, как правило, сотрудниками/руководителями одного уровня. То есть напоминание, адресованное руководителю компании, должно быть также подписано руководителем компании, напоминания о ранее отправленном коммерческом предложении подписывается директором или менеджером по продажам и так далее.
Письмо-напоминание составляется с соблюдением основных правил деловой переписки, грамотно, с использованием делопроизводственных клише.
Письмо может содержать как только напоминание, так и просьбу, например: «Напоминаем вам о семинаре по делопроизводству, который состоится 12 мая 2021 года, и просим подтвердить участие в срок до 10 мая 2021 года».
Если напоминание касается договорных обязательств, то в письме необходимо указать реквизиты договора, которым установлен срок исполнения этих обязательств.
Нормативные акты никак не регламентируют структуру письма-напоминания. На нашем сайте имеется образец письма, которым вы можете воспользоваться, индивидуализировав его для своих нужд.
Письмо должно содержать в себе следующие основные элементы:
- «шапку», в которой содержатся сведения об адресате и отправителе письма: наименование организации, ФИО и должности;
- название письма, начинающееся с предлога «о», например: «Об оплате поставки товара», «О предоставлении документов»;
- текст письма;
- подпись и расшифровку подписи автора, контактные данные исполнителя.
Подходит для входящих и исходящих документов.
Исходящие: при печати из базы «1С» на документ наносится штрихкод. При возврате документ распознается по этому штрихкоду и прикрепляется к карточке документа в базе «1С». Документы, оригиналы которых не вернулись, видны в базе.
Входящие: документ от контрагента распознается по ключевым реквизитам. Скан-копия прикрепляется к карточке документа в базе «1С».
Также сканы документов автоматически проверяются на наличие подписей и печатей: благодаря программе можно мгновенно оценить, как процент документов у вас уже в архиве, а сколько из них требуют вашего пристального внимания.