Значения в табеле учета рабочего времени 2020

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Значения в табеле учета рабочего времени 2020». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Код НН, или отсутствие работника по невыясненным причинам, проставляется всякий раз и до тех пор, пока работника нет на работе, а у ответственного лица нет документов о причинах его отсутствия. Даже в случае, если руководитель отсутствующего лица клянется, что работник в прогуле (код ПР), не торопитесь ставить этот код в документы первичного учета, дождитесь, пока человек принесет документ, объясняющий свое отсутствие. А то может случиться так, что табель с неверным кодом будет предоставлен в бухгалтерию, а потом окажется, что работник отсутствовал по уважительной причине, и тогда придется вносить изменения в документы первичного учета.

По сути эти дни не являются выходными в строгом смысле этого слова, и отмечать их кодом В или цифровым аналогом 26 неверно. Целесообразно ввести новое обозначение этого периода, например, НОД — нерабочие оплачиваемые дни, и зафиксировать это в своей учетной кадровой политике. Если работники в этот период работают, им ставится код Я или его цифровой аналог 01.

Согласно статье 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 06.12.2011, с 2014 года коммерческие организации сами выбирают формы первичной документации. В нашем случае это Т-12 и Т-13, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ №1от 05.01.2004. Первую ведут вручную, вторую — с применением средств автоматизации. Подробно об их заполнении мы уже рассказывали в отдельной статье о заполнении.

Бюджетные же учреждения должны использовать официально утвержденные регистры (о них подробнее узнайте из Приказа Минфина России от 30.03.2015 N52н).

Госучреждения пользуются документом по ОКУД 0504421, и к нему Приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н утверждены иные обозначения в табеле учета рабочего времени в 2020 году (форма 0504421): их можно увидеть в таблице:

Показатель	Код
Трудовая деятельность в нерабочие, выходные и праздничные дни	В
осуществляемая ночью	Н
Осуществление государственных обязанностей	Г
Ежегодный, очередной или допотпуск	О
Временная нетрудоспособность (включая нетрудоспособность, вызванную будущим материнством, и режим самоизоляции)	Б
Отпуск, предоставляемый в связи с необходимостью осуществления ухода за малолетним ребенком	ОР
Сверхурочная трудовая деятельность	С
Прогул	П
Отсутствие на месте осуществления трудовой деятельности, неявка на работу по причинам, остающимся невыясненными	НН
Служебная поездка, командировка	К
Отсутствие на работе, неявка с разрешения работодателя, администрации комании	А
Учебный допотпуск	ОУ
Выходные, предоставленные в связи с обучением	ВУ
Замещение в 1-3 классах	ЗН
Замещение, производимое в группах продленного дня	ЗП
Замещение, осуществляемое в 4-11 классах	ЗС
Трудовая деятельность, осуществляемая в нерабочие дни (праздники и на входных)	РП
Часы, фактически отработанные	Ф

Скачать форму Т-12

Функционально табель необходим для следующих целей:

контроля персонала в отношении явок и неявок на рабочее место (а также их причин);
анализа фактической занятости каждого работника;
расчета переработок;
начисления заработной платы и иных выплат, зависящих от фактически отработанного времени;
доказательства при возникновении трудовых споров;
основания для увольнения при наличии прогулов;
для составления отчетности в органы контроля.

Содержание:

Обозначения в табеле учета рабочего времени в 2019-2020 годах

Каждая организация вправе вести табель одним из способов, который выбирается независимо от применяемого режима работы:

сплошным порядком с регистрацией явок и неявок на рабочее место;
фиксацией только отклонений в виде сверхурочных рабочих часов, неявок и т.д.

Использовать метод учета сплошной регистрацией необходимо при сменном графике работы, когда необходимо суммировать отработанные часы за различные дни. Так можно выявить случаи сверхурочного пребывания на работе.

А затем проанализировать их и скорректировать таким образом, чтобы впоследствии минимизировать привлечения работников за рамками установленной продолжительности труда.

Второй способ наиболее оптимален для организаций, где рабочий день составляет постоянное количество часов. Тогда в табеле указываются лишь отклонения.

При заполнении документа следует применять нормы, прописанные в Указаниях, утвержденных Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Им подчиняется ведение всех документов, связанных с учетом трудового времени и его оплаты.

Для фиксации рабочего времени применяется унифицированная форма Т-13. Заполняется она в единственном экземпляре.

Дни очередного оплачиваемого отпуска кодируются в табеле обозначением «ОТ». Поскольку эти дни не являются для работника рабочими, под кодом не проставляются часы.

В случае попадания в период отпуска праздничных выходных дней табельщик проставляет с соответствующую ячейку код «В». Такие дни не являются отпускными.

Если сотрудник заболел во время нахождения в отпуске, то это необходимо подтвердить больничным листом. Тогда он продлится на время болезни. В табеле отмечаются болезни – кодом «Б». Как только больничный будет закрыт, снова ставится ОТ на те дни, которые служат продолжением отдыха.

При заполнении табеля учета рабочего времени применяются следующие условные обозначения:

Наименование	Код
Явка на рабочее место по обычному графику в дневные часы	Я
Выходные дни и нерабочие праздничные даты	В
Ночная смена	Н
Выполнение государственных обязанностей	Г
Сверхурочные часы работы	С
Продолжительность времени работы вахтовым методом	ВМ
Нахождение в служебной командировке	К
Отсутствие на работе в связи с направлением на курсы повышения квалификации	ПК
Нахождение на курсах повышения квалификации при выезде в другой населенный пункт	ПМ
Отпуск очередной ежегодный	ОТ
Продолжительность дополнительного оплачиваемого отпуска	ОД
Время нахождения в учебном отпуске при совмещении с работой	У
Отпуск учебный дополнительный неоплачиваемый	УД
Рабочее время для обучающихся и работающих, для которых частично сохранена зарплата	УВ
Отпуск по беременности и родам	Р
Дополнительный отпуск, связанный с уходом за ребенком до 3 лет	ОЖ
Неоплачиваемый день отпуска по согласованию с руководителем организации	ДО
Неоплачиваемый день отпуска, предоставленный в соответствии с законодательством	ОЗ
Дополнительный неоплачиваемый отпуск	ДБ
Время нахождения на больничном листе с соответствующей оплатой пособия	Б
Больничный лист неоплачиваемый	Т
Сокращенный рабочий день	ЛЧ
Вынужденный невыход на работу по причине признания незаконными действий работодателя по увольнению или иных обстоятельств с восстановлением на прежней должности	ПВ
Прогул	ПР
Неполный рабочий день	НС
Оплачиваемые выходные дни	ОВ
Неоплачиваемые выходные дни	НВ
Время нахождения на забастовке	ЗБ
Неявка на работу без объяснения	НН
Случаи простоя по вине работодателя	РП
Простой по вине работника	ВП
Простой по не зависящим от работника или работодателя причинам	НП
Приостановка работы в связи с задержкой выплаты зарплаты	НЗ

Чем отличаются формы Т-12 и Т-13?

Помимо формы Т-13 для учета рабочего времени применяется унифицированная форма Т-12. Ее отличие в указании не только продолжительности работы и иных периодов, но и данных о начисленной заработной плате, а так же данный вид документа заполняется вручную.

Более распространен бланк Т-13, в котором отражается только занятость каждого из работников, заполняется в электронном виде, благодаря этому существует множество сервисов для автоматизации работы.

Каким образом указываются в табеле Т-13 дни участия сотрудников на конференции или в иных учебных мероприятиях?

Руководитель принимает решение, как считать эти дни. Тут два варианта: либо рабочими, тогда в табеле будет стоять код «Я», либо курсами повышения квалификации с кодом «ПК». Но оплата для них может различаться.

Можно ли поставить код «Я», когда рабочая смена больше 8 часов?

Такое возможно при наличии распоряжения руководства о продленном рабочем дне или установленном ненормированном режиме работы. Тогда в первом случае сверхурочно отработанные часы можно пометить кодом «С». Во втором случае такие часы никак не обозначаются и дополнительно не оплачиваются.

Быстро освоить данный материал поможет это видео, которое расскажет как оформить табель рабочего времени применяя унифицированную форму Т-13.

Наличие табеля позволяет бухгалтерии и отделу кадров организации:

Учитывать часы, которые провел на рабочем месте каждый из наемных трудящихся.
Держать под контролем соблюдение рабочего распорядка (явки/отсутствие, опоздание).

Указанные сведения помогают в расчете заработной платы по каждому работнику и составлении статистики. Располагая табельной информацией, сотрудник кадрового отдела сможет обосновать наложенные на трудящегося санкции (например, за опоздание). А бухгалтер – разъяснить, насколько правомерны выплаты компенсаций и иных пособий.

Согласно ст. 62 ТК РФ, трудящийся вправе запросить у работодателя выписку со своими данными из табеля.

Обратите внимание: с января 2013 г. унифицированные формы документа не являются обязательными. Хотя их формат прост и удобен в использовании. При этом с работодателей не снимается обязанность о ведении данного учета. Об этом гласит Трудовой Кодекс (часть 4 статья 91). Руководители вправе контролировать время работы сотрудников любым удобным способом.

Установленные формы первичных бумаг учета имеют указания по использованию:

Формированием и ведением документации следует заниматься только уполномоченному лицу.
На подпись бумага предоставляется руководству подразделения и сотруднику отдела кадров.
Затем табель учета рабочего времени в excel передается работнику отдела бухгалтерии.

Конкретная должность, представителю которой положено заполнение ТУРВ, правилами не предусмотрена. Руководителем может быть назначен любой сотрудник.

После выбора ответственного лица подготавливается приказ или вмененная обязанность фиксируется в трудовом соглашении выбранного работника. В противном случае сотрудник имеет право не заниматься табелированием.

Если организация имеет внушительный штат, ответственное лицо выбирают в каждом отделе. Ведение ТУРВ происходит следующим образом:

В течение расчетного месяца назначенный работник фиксирует информацию по своему подразделению.
Далее руководитель отдела сверяет все данные и общее оформление. При отсутствии ошибок подписывает табель и передает его кадровому работнику.
Работники отдела кадров проводят сверку данных, фиксируют нужные для своей деятельности параметры. После бумага заверяется подписью и перенаправляется в бухгалтерию.

Маленькие организации соблюдают упрощенную цепочку. В них вести табель полагается кадровому отделу.

Табель учета рабочего времени (ТУРВ) позволяет отследить фактическую занятость (явки и неявки) каждого работника. Информация необходима бухгалтеру для последующего начисления заработной платы, отпускных, командировочных и других выплат, перечисляемых работникам. Кроме того, документ может понадобится проверяющим лицам других служб:

Налоговой инспекции, чтобы проверить обоснованность расчета выплат и уплаченных налогов и убедится, что работодатель не занижает налоговую базу.
Фонда соцстрахования, чтобы рассчитать размер социальных пособий (по уходу за ребенком и пр.).
Росстата, чтобы собирать статистические данные для разных целей (к примеру, оформления единой формы П-4).

Вести табель учета рабочего времени в 2020 году можно на одном из специально разработанных типовых бланков:

Т-12 – универсальный вариант, используется для отражения отработанного/пропущенного времени, а также для расчета заработной платы
Т-13 – более распространенный вариант, который применяется только для отражения чистого времени занятости. Он подходит для предприятий с автоматизированными системами учета явки сотрудников (специальные турникеты). Документ будет действительным при условии наличия обязательных личных подписей ответственных лиц на распечатанных экземплярах).
ОКУД 0504421 – утвержден Приказом Минфина № 52 от 30.03.2015 исключительно для использования в органах государственной власти, местного самоуправления, управления государственными внебюджетными фондами, муниципальных учреждений.

Скачать образцы форм Т-12 в форме документа Excel

Скачать образцы форм Т-13 в форме документа Excel

С 2013 года работодатели имеют право использовать собственные образцы бланков, если в них будут обязательные реквизиты (перечень установлен законом № ФЗ-402).

Ранее ведением ТУРВ занимались табельщики, в последнее время эта обязанность зачастую возлагается на сотрудника отдела кадров, который ведет отчетность в электронном виде с помощью специальных программ.

Главное – наличие приказа руководителя с указанием ФИО и должности ответственного лица или указание такой обязанности в трудовом договоре. Иначе действия такого лица будут неправомерны.

Для заполнения табеля в 2020 году можно выбрать один из вариантов:

Ежедневно указывать данные о явке/неявке сотрудников и отработанном времени.
Заполнять данные только в случае отклонений от установленного рабочего режима. Вариант идеально подходит для организаций, где для большинства персонала установлен одинаковый режим работы.

Независимо от выбранного способа, информация о неявках на работу должна быть подкреплена надлежаще оформленными документами (листком нетрудоспособности и пр.).

ТУРВ составляется согласно указаниям, изложенным в Постановлении Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004. При этом используются специальные обозначения для каждого обстоятельства в буквенном или цифровом виде (на усмотрение работодателя) с указанием продолжительности работы.

Условные обозначения в табеле учета рабочего времени в 2020 году

Трудовым законодательством РФ не регламентируется применение действующей формы табеля, но скачать в Excel готовый бланк будет намного проще и быстрее, чем самостоятельно его составлять. Форма Т-12 ведется вручную и состоит из 2-х разделов:

Подсчет времени потраченного на работу;
Расчет, связанный с выплатой з/п.

В документ заносятся отработанное и неотработанное время, которое отображается в часах и минутах. Он оформляется за месяц и должен содержать ведомости о штате работников. Готовый бланк подписывается главным лицом и специалистом кадрового отдела, после чего направляется к бухгалтеру.

Согласно правилам внесения данных в табель учета времени, формы 0504421 на период 2017 года информация относительно присутствия и отсутствия работника отображается в виде кодов. Предусматриваются обозначения с использованием букв и цифр:

«Я», «01» — работа в дневную смену;
«Р», «14» — отпуск в связи с беременностью, родами и усыновлением недавно рожденного ребенка;
«ОЖ», «15» — отпуск для ухода за новорожденным малышом до момента исполнения им 3-х лет;
«ОТ», «09» — главный отпуск, который оплачивается;
«ОД», «10» — дополнительный отпуск, который оплачивается.

На нашем сайте вы сможете бесплатно загрузить чистый бланк табеля учета рабочего времени и прочих документов, которые востребованы в различных сферах деятельности. При необходимости есть возможность посмотреть пример правильного заполнения документации с учетом всех требований. Для поиска нужного файла воспользуйтесь поиском.

Если вы не нашли ответ на свой вопрос или остались недопонимания, обратитесь за бесплатной консультацией к юристу в чате на нашем сайте

Табель учета рабочего времени Т-12

Табель учета рабочего времени 0504421

Табель учета рабочего времени-Т-13

Табель учета рабочего времени универсальный Украина

Табель учета рабочего времени Украина П-5

Табель учета рабочего времени скачать чистый бланк Ссылка на основную публикацию

21 октября 2020

Департамент бюджетной методологии и финансовой отчетности в государственном секторе Министерства финансов Российской Федерации (далее — Департамент) рассмотрел обращение по вопросу заполнения Табеля учета рабочего времени и сообщает следующее.

В соответствии со статьей 4 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» рассмотрению подлежат следующие виды обращений граждан:

предложения по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества;

просьбы граждан о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщения о нарушении законов или иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц;

жалобы граждан — просьбы о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав и свобод или законных интересов других лиц.

Содержащийся в обращении запрос не соответствует приведенным видам обращений граждан, подлежащих рассмотрению федеральными органами государственной власти.

Учитывая изложенное, а также принимая во внимание, что суть вопроса в обращении сводится к особенностям ведения организациями государственного сектора бухгалтерского учета, обращаем внимание, что подобные вопросы следует направлять в виде запроса организации (бюджетного учреждения), оформленного надлежащим образом (на бланке организации (бюджетного учреждения), подписанного уполномоченным лицом.

Вместе с тем сообщаем, что согласно статье 91 Трудового кодекса Российской Федерации работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.

Форма Табеля учета рабочего времени (ф. 0504421) и указания по ее применению установлены приказом Министерства финансов Российской Федерации от 30.03.2015 N 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению» (далее — Приказ N 52н, Методические указания).

Табель учета использования рабочего времени (ф. 0504421) (далее — Табель (ф. 0504421) применяется организациями государственного сектора в целях документального отражения фактически отработанного рабочего времени (для учета использования рабочего времени в целях расчета обязательств по уплате заработной платы сотрудникам).

Отражение фактически отработанного времени в Табеле (ф. 0504421) осуществляется одним из двух методов, установленных нормативно:

— отражением регистрации явок и неявок сотрудника в течение времени, за которое формируется Табель (ф. 0504421),

— отражением в течение времени, за которое формируется Табель (ф. 0504421), различных случаев отклонений от нормального использования рабочего времени, обеспечивающих определение отклонения от нормативного объема рабочих часов (норматива рабочего времени), фактически отработанного сотрудником времени.

Одновременно сообщаем, что утвержденные постановлением Госстандарта от 05.01.2004 N 1 для организаций всех форм собственности (за исключением бюджетных учреждений) унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, в числе которых формы N Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» и N Т-13 «Табель учета рабочего времени» (далее — вместе — Табель) и согласованные (пункт 2 указанного постановления) с Министерством финансов Российской Федерации, Министерством экономического развития и торговли Российской Федерации, Министерством труда и социального развития Российской Федерации, а также порядок их заполнения в части учета рабочего времени, содержат аналогичные указания о применении в Табеле метода сплошной регистрации явок и неявок на работу или регистрацию только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.).

В редакциях Трудового кодекса Российской Федерации N 1 от 30.12.2002 (действующей на момент утверждения форм Табеля постановлением Госстандарта от 05.01.2004 N 1) и в редакции N 104 от 31.07.2020 положение об учете времени, фактически отработанного каждым работником, остается неизменным.

Учитывая изложенное, по мнению Департамента, при выполнении нормативных положений по ведению Табеля (ф. 0504421) с отражением отклонений от нормального использования рабочего времени, установленных положениями Приказа N 52н, выполняются требования Трудового кодекса Российской Федерации по учету затрат рабочего времени, фактически отработанного работником.

Следует отметить, выбранный метод учета рабочего времени должен быть утвержден субъектом учета в рамках формирования его учетной политики.

Указанные положения отражены как в положениях Приказа N 52н, так и в положениях федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Учетная политика, оценочные значения и ошибки», утвержденного приказом Министерства финансов Российской Федерации от 30.12.2017 N 274н.

Заместитель директора Департамента бюджетной методологии и финансовой отчетности в государственном секторе

С.В. Сивец

Порядок заполнения форм табеля рабочего времени в 2020 году такой:

или в табеле можно или каждый день проставлять сведения о явках и неявках, а также отработанное сотрудниками время;
или указывать только отклонения от установленного режима работы.

Как правильно? На наш взгляд, последний вариант заполнения табеля Т-12 или Т-13 удобно использовать тем работодателям, у которых большая часть персонала работает в одном и том же режиме рабочего времени. А если в организации в связи со спецификой производственного процесса, допустим, применяется суммированный учет рабочего времени, то, конечно, имеет смысл фиксировать работу сотрудников каждый день.

Информация о неявках работника вносится в табель на основании надлежаще оформленных документов, к примеру, листка нетрудоспособности, если работник отсутствовал на работе в связи с болезнью (Указания по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1).

Для отметок о работе в таблицах форм отведено по 2 строки на каждую дату месяца. В верхней указывается код, определяющий явку работника или неявку по определенной причине, в нижней – продолжительность работы. Если сотрудник в этот день не работал, то нижняя строка не заполняется.

Хотите посмотреть на пример заполнения табеля рабочего времени? Приведем пример табеля по форме № Т-13 при одном виде оплаты. В таком табеле учитывают, сколько отработал каждый сотрудник. Сюда заносите сведения как о фактически отработанных сотрудниками часах (в т. ч. сверхурочных), так и о неотработанном времени.

По правилам заполнения табеля учета рабочего времени 2020 сведения о явках и неявках работников указываются с помощью кодов. Правила оформления таковы, что этих кодов нужно придерживаться. Кстати, на титульном листе формы № Т-12 приведены буквенные и цифровые обозначения, используемые в табеле учета рабочего времени.

Таблица: обозначения в табеле учета рабочего времени в 2020 году

В исходном табеле зачеркиваются одной чертой неверные данные (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 4.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.83 № 105). Наверху вносится правильная информация, на свободном месте — удостоверяющая надпись: «По инженеру Петрову таб. № 1 исправлено за 5,6,7 сентября 2020 года код «НН» на код «К» на основании приказа о направлении в командировку и командировочного удостоверения верно. Руководитель отдела кадров Сидоров А.Б., подпись, дата внесения записи».

все изменения относительно личного состава (добавление сотрудника, изменение фамилии и тому подобное) должны сопровождаться приказом;
документ оформляется в единственном экземпляре;
если документ заполняется вручную, можно использовать чернила только черного и синего цвета;
открывается табель не позднее 2-3го числа текущего месяца;
закрывается табель в последний день отчетного месяца;
для каждой штатной единицы отводиться отдельная графа. Следует полностью прописывать имя и отчество работника, во избежание путаницы между однофамильцами. Желательно, чтобы в ведомости был прописан табельный номер трудящегося;
в горизонтальные ячейки напротив фамилий вноситься информация о явках, неявках и отработанных часах;
каждый столбец табеля равен определенному дню месяца;
заполнение табеля производится каждый день. Основанием для заполнения ячеек являются приказы, докладные записки и прочая служебная информация;
при обнаружении ошибки после закрытия табеля необходимо оформить корректировочную форму. Она отражает только внесенные изменения.

Весь период отсутствия работника в связи с болезнью, при предоставлении больничного отмечается буквой «Б», без обозначения выходных дней. Это же правило распространяется при обозначении отпуска по беременности и родам.

Обратите внимание! Результаты проверок учетной документации многих предприятий показывают, что нередко забывается правило о сокращении предпраздничного рабочего дня на 1 час. Фактически персонал отрабатывает законные 7 часов, а в документах отмечается норма в 8 рабочих часов.

01 (Я) — работа в дневное время;
02 (Н) — работа в ночное время;
03 (РВ) — работа в выходные и нерабочие праздничные дни;
04 (С) — сверхурочный труд;
05 (ВМ) — вахтовый метод;
06 (К) — служебная командировка;
07 (ПК) — повышение квалификации с отрывом от производства;
08 (ПМ) — повышение квалификации с отрывом от производства в другой местности;
09 (ОТ) — ежегодный основной оплачиваемый отпуск;
10 (ОД) — ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск;
11 (У) — учебный отпуск с сохранением зарплаты (ставится в табеле учета рабочего времени сотрудников, в 2020 году совмещающих работу с обучением);
12 (УВ) — сокращенная продолжительность рабочего времени для сотрудников, обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением зарплаты;
13 (УД) — учебный отпуск без сохранения зарплаты;
14 (Р) — отпуск по беременности и родам или в связи с усыновлением новорожденного ребенка;
15 (ОЖ) — отпуск по уходу за ребенком до трех лет;
16 (ДО) — отпуск без сохранения зарплаты, предоставленный работнику с согласия работодателя;
17 (ОЗ) — отпуск без сохранения зарплаты, предоставленный в предусмотренных законом случаях;
18 (ДБ) — ежегодный дополнительный отпуск без сохранения зарплаты;
19 (Б) — временная нетрудоспособность с назначением пособия (больничный);
20 (Т) — временная нетрудоспособность без назначения пособия;
24 (ПР) — прогул;
26 (В) — выходной или нерабочий праздничный день;
30 (НН) — неявка на рабочее место по невыясненным причинам.

Обязанность вести учет рабочего времени на 2020 год прямо закреплена ст.91 Трудового кодекса РФ.

Поэтому все работодатели, независимо от сферы экономической деятельности и формы собственности предприятия, должны отражать данные об использовании персоналом рабочих часов и дней (смен) в специальном табеле. Вести форму, по которой заполняется этот документ, можно как в бумажном, так и в электронном виде.

явки или отсутствие отмечают каждый день — сплошное заполнение;
указывают только «отклонения» — опоздания, неявки, работу в выходные, простой. Такой способ применяют и при суммированном учете рабочего времени.

Для заполнения информации о явках и неявках сотрудников используют сокращённые условные обозначения. Их список вы найдете в конце статьи в отдельном пункте. В нашем примере для работника Петрова А.А. использовано 4 сокращения:

Вопрос: Какие буквенные обозначения следует указывать в табеле рабочего времени в случаях, когда, например, сотрудница находится в отпуске по уходу за ребенком и одновременно работает на условиях неполного рабочего дня, работник уезжает в командировку и выходит в этот день на работу и т. д.?

Обозначения в табеле учета рабочего времени зависят от того, какой бланк использует организация: унифицированный или разработанный самостоятельно. О том, какие обозначения использовать, смотрите в материале далее.

Инструкция: как вести табель учета рабочего времени

Документационное обеспечение работы с персоналом

Соответствует требованиям профстандарта «Специалист по управлению персоналом»
За прохождение — удостоверение о повышении квалификации
Учебные материалы представлены в формате наглядных конспектов с видеолекциями экспертов
Доступны готовые шаблоны документов, которые можно скачать и оставить себе для работы

Для учета явок/неявок сотрудников на титульном листе формы Т-12 предусмотрен буквенный и числовой шифр обозначений в табеле учета рабочего времени. Изучим наиболее распространенные условные обозначения в табеле учета рабочего времени:

Расстановка обозначений в табеле учета рабочего времени производится следующим образом: напротив фамилии каждого из трудящихся в нижней строчке отображается числовое обозначение отработанных/неотработанных часов, а в верхней строчке указываются шифры по каждой конкретной ситуации. Количество отработанных часов и дней суммируется и проставляется по итогам месяца.

Обозначения в табеле учета рабочего времени зависят от того, какой бланк использует организация: унифицированный или разработанный самостоятельно. О том, какие обозначения использовать, смотрите в материале далее.

«Я» – обозначает выполнение работником должностных обязанностей в нормальном рабочем режиме;
«Н» – часы работы с 22-00 до 6-00, то есть работа ночью;
«РВ» – выход на работу в выходные и праздники;
«К» – нахождение работника в командировке, независимо от того, рабочий это день или праздничный;
«С» – часы сверхурочной работы, в случаях, когда переработку можно определить только по итогам месяца проставляется только в итоговых колонках табеля;
«РП», «ВП» и «НП» – обозначают простой в табеле учета рабочего времени: по вине работодателя, работника и по обстоятельствам, независящим от воли сторон соответственно.

Поскольку в настоящее время использовать унифицированные бланки табелей необязательно, то и коды предприятие может установить самостоятельно. Можно также дополнить унифицированный список своими кодовыми обозначениями.

Оба бланка утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года №1. Организации коммерческого типа могут использовать формы табеля, разработанные в индивидуальном порядке на основании статей 7 и 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, письма Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012.

Буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени

Сотрудники могут получить отпуск по беременности и родам, ежегодный оплачиваемый отпуск, учебный, предоставляемый для сдачи сессии. Обозначение в табеле учета рабочего времени будет иметь свой буквенный и цифровой код.

Форма 0504424 открывается ежемесячно, за 2-3 дня до начала расчетного периода.
Изменение списочного состава (фамилия, должность, режим работы) вносятся в форму на основании приказов по личному составу.
В форме 0504424 в верхней половине строки регистрируются отклонения от нормального использования рабочего времени. Фиксируются часы, в нижней половине клетки — условные коды отклонений.
В случае если у работника за один рабочий день два вида отклонений, то запись вносится через дробь, где числитель дроби — код, а знаменатель — часы работы. К примеру, код Н/2 означает, что работник отработал ночью 2 часа. В случае более двух отклонений, необходимо ввести дополнительную строчку на этого сотрудника и отразить отклонение в документе.
Если в форме 0504424 внесены ошибочные данные, то оформляется корректирующий документ. Он создается с учетом всех изменений, сроков и в порядке, утвержденным учреждением.
В строке «Вид» указывается: при первичном заполнении — цифровой код «0», при корректировке, начиная с единицы, проставляется код «1», «2» и т. д.

Графы учета рабочего времени заполняются с использованием символов. Трудовое законодательство не требует обязательного использования кодировки. Каждый код, проставляется в соответствии с подтверждающими документами.

Заполняем табель учета рабочего времени по форме Т-12

Отмеченные в табеле отклонения от явки должны быть подтверждены надлежаще оформленными документами. Например, уход работника в отпуск осуществляется на основании соответствующего приказа, и в табеле в этом случае отмечаются именно те дни, которые указаны в приказе. Так же дела обстоят с командировками, больничными и прогулами. В бухгалтерии просматривают дополнительные документы, обосновывающие отметки в табеле, и только при совпадении в них данных делают соответствующий расчет зарплаты.

Кроме утвержденных унифицированных форм в постановлении Госкомстата № 1 также присутствуют разъяснения по их заполнению, которыми можно воспользоваться при возникновении проблем с оформлением той или иной формы. Согласно этим разъяснениям, в табеле отмечается фактически отработанное/неотработанное каждым сотрудником организации время. Для этого напротив фамилии каждого работника проставляются определенные буквенные обозначения за каждый день месяца (учитываются в том числе выходные и праздничные дни), под которыми ставится количество часов (если можно или нужно сосчитать время, проведенное работником за работой).

Часто используемые обозначения, перечисленные в предыдущем пункте, хорошо известны кадровым служащим и работникам бухгалтерии. Однако в организации случаются и нештатные ситуации, связанные с выходом/невыходом сотрудников на рабочие места, — и их тоже нужно помечать в табеле во избежание неразберихи.

Я (01) – часы работы (различают дневные и вечерние). Для проставления данных можно ориентируются на отметки пропускной службы (охраны). При этом руководитель отдельного подразделения должен подтвердить факт присутствия сотрудников.
Н (02) – работа ночью. Для занесения информации тоже учитывают отметки пропускной службы. Начальник подтверждает присутствие на работе.
РВ (03) – труд сотрудников в праздничные дни. В процессе внесения данных обращают внимание на отметки охраны или пропускного пункта. Руководящий состав подтверждает факт нахождения подчиненного на рабочем месте.
С (04) – часы работы сверхурочно. Должен быть составлен приказ на имя руководителя относительно необходимости и одобрения работы сверх нормы. Документ по сверхурочной работе подписывает сотрудник и подтверждает пропускная служба.
К (06) – служебная командировка. Составляют приказ о необходимости выездной работы, который подписывает сотрудник. При этом иногда оформляют удостоверение и задание о направлении по служебным поручениям. По прибытии составляется отчет.
ОТ (09) – ежегодный оплачиваемый отдых (основной). На отдел кадров возложена функция составления приказа с наличием подписи самого работника.
ОД (10) – дополнительный оплачиваемый отдых, который предусмотрен действующим законодательством (нормативными актами либо коллективным договором). Необходимо составление приказа с наличием подписи самого сотрудника.
У (11) – отпуск для обучения с сохранением з/п. Может выдаваться для повышения квалификации, с отрывом от производственного процесса и т. д. Его оформляют на основании составленного приказа об отпуске, направления на курсы по повышению квалификации и т. п.
УВ (12) – укороченные трудовые часы (актуально для обучающихся сотрудников без отрыва от производства). При этом предусмотрена возможность частичного сохранения оплаты труда.
УД (13) – предоставление дополнительного отпуска по причине обучением без сохранения оплаты труда. Составляют приказ, который подписывает работник.
Р (14) – отпуск по беременности и родам. Составляют приказ, который подписывает сам работник.
ОЖ (15) – отпуск по уходу за ребенком (частично оплачивается). Отдел кадров составляет приказ, подписывается самим работником.
ДО (16) – отпуск без сохранения з/п, предоставляемый согласно разрешению работодателя. Составляется приказ и подписывается самим работником.
ОЗ (17) – неоплачиваемый отпуск (без сохранения з/п). Составляется приказ и подписывается самим работником.
Б (19) – временная нетрудоспособность (не считая случаи, которые предусмотрены кодом «Т»). Таким символом обозначают также отпуск по уходу за больным человеком и по причине карантина. Во всех случаях должны быть оформлены листки нетрудоспособности.
Т (20) – нетрудоспособность, которую не оплачивают. Она может быть представлена бытовой травмой, необходимостью ухода за больным человеком и т. д.
ЛЧ (21) – часы сокращения труда работникам и служащим. Необходимо позаботится о наличии приказа руководителя организации.
РП (31) или НП (32) – простои не по вине сотрудника. Составляется приказ руководителя организации.
Г (23) – невыходы с сохранением з/п. Необходимо составить приказ руководителя организации.
ПР (24) – прогулы, которые представляют собой неявку на рабочее место в течение не менее 4-х рабочих часов непрерывно. В эту категорию относят также административный арест, нахождение в вытрезвителе, псевдозабастовки и т. д. Отметку проставляют на основании предоставленных докладных записок от начальников отделов, объяснительных записок сотрудников, актов комиссий и т. д.
НС (25) – отработанные часы в рамках неполного рабочего дня по инициативе работодателя. Отметки в табеле ставят на основании выписок из трудового договора, приказов и т. д.
В (26) – выходные дни. Учитываются установленные на законодательном уровне.
ЗБ (29) – забастовки. Проставляют отметку на основании документации, которая подтверждает законность проводимого мероприятия.
НН (30) – неявки по неизвестным причинам. При этом отсутствует документация, которая может объяснить основания отсутствия работника.

Существует также метод регистрации отклонений. Он применяется, когда рабочий день имеет одинаковую продолжительность на протяжении всего периода.

В этом случае отмечаются только нестандартные ситуации, то есть неявки, сверхурочная работа, командировки и т. п.

При использовании такого метода затрачивается намного меньше времени, а итоговый результат получается одинаковым в обоих случаях.

Табель учета рабочего времени непременно ведется каждым работодателем (ст. 91 ТК РФ). Фирма имеет право использовать унифицированные формы Т-12 или Т-13 или разработать бланк документа индивидуально для личного пользования.

Ведите учет отработанного времени в программе БухСофт. Она включает в себя полный кадровый учет, табели, расчет и индексацию зарплаты для любой системы, а также калькуляторы больничных и отпускных, автоматическое формирование всей отчетности (4-ФСС, РСВ, 2-НДФЛ, 6-НДФЛ, персучет и т.д.) и многое другое. Попробуйте бесплатно:

Что касается работодателей государственной сферы, то они проставляют обозначения в табеле рабочего времени на едином бланке по форме из ОКУД 0504421, которая содержится в приказе Минфина от 30.03.15 г. № 52н. Этот бланк приведен ниже и доступен для скачивания по ссылке:

Табель заполняется каждый месяц, его открывают за 2-3 дня до начала отчетного периода.
В документе не используются числовые коды (как в формах Т-12 и Т-13), а только буквенные.
После того, как табель заполнен сотрудник, ответственный за его заполнение подсчитывает итоговые суммы по всем видам времени работы и отдыха.
Табель предоставляется в бухгалтерию в сроки, которые указаны в учетной политике. Как правило, за несколько дней до даты выплаты заработной платы.

Отражать все виды рабочего времени и отсутствия сотрудника на его рабочем месте.
Отражать только время, которое отклоняется от обычного. В этом случае в табеле проставляют выходные, командировки, отпуска, больничные и т.д. А клетки, остающиеся пустыми, по умолчанию считаются днями явки на работу с обычным рабочим днем. Такой способ удобен при 8 часовом рабочем дне с двумя выходными в неделю.

Такой табель должен существовать в единственном экземпляре и находиться у того сотрудника, который был назначен ответственным за его оформление.

Чаще всего эту работу поручают отделу кадров и бухгалтерии, иногда руководителю подразделения или старшему менеджеру.

Назначение на должность «табельщика», а точнее вменение соответствующих обязанностей, должно быть отражено в трудовом договоре.

Методом сплошной регистрации явок и неявок — отмечается каждый трудовой и выходной день в отчетном месяце. Проставляется код и количество отработанных часов.
Методом фиксации отклонений — заносятся только отклонения от установленного режима. Отмечаются неявки, сверхурочные, опоздания, отпуска и т.п., в форме 0504424 указывается только буквенный код.

На практике довольно часто возникают вопросы, связанные с ненормированным рабочим днем. Причем неверную позицию может занять как работодатель, считая, что работник должен на него трудиться 24 часа в сутки 7 дней в неделю, так и работник, который, задержавшись после работы, требует оплачиваемый отгул или приходит на работу позже.

Как правильно оформить документы, чтобы избежать спорных ситуаций?

— перечень условных обозначений. Теперь он представлен в Методических рекомендациях, утвержденных Приказом N 52н.

Отметим, что данный перечень дополнен условным обозначением «Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств) — НН», а код показателя «Отпуск по уходу за ребенком» изменен на «ОР» (ранее был «Р»).

Учреждению предоставлено право самостоятельно дополнять применяемые условные обозначения в рамках формирования своей учетной политики;

Приказ Минфина России от 30.03.2015 N 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».

В табеле имеются специальные графы, в которых отображается информация, касающаяся отклонений от нормальных условий работы, к примеру, выход в нерабочие дни или ночное время суток. Отдельно суммируется и выносится время и его кодировка, касающаяся невыходов сотрудника на работу, к примеру, прогулы, отпуск по уходу за ребенком и др.

Я — явка, срок, отработанный трудящимся согласно его рабочему графику;
РВ — период, отработанный в нерабочие дни;
С — сверхурочный временной отрезок, который проработал работник сверх его обычной продолжительности трудовой деятельности по графику;
Н — работа в ночной временной промежуток согласно законодательству (с 22:00 до 06:00);
К — командировка, в которую направляется сотрудник по приказу руководства фирмы;

«В» — выходные дни и праздники, когда работник отдыхал;
«Б» и «Т» – в табеле обозначают временную нетрудоспособность, оплачиваемую и неоплачиваемую соответственно;
«ОТ» – продолжительность ежегодного оплачиваемого отдыха (отпуска);
«ОД» в табеле обозначает дополнительный отпуск, который оплачивается;
«Р» – данным кодом обозначается больничный, который дается женщине в связи с беременностью и родами;
«ОЖ» в табеле – расшифровка этого кода означает отпуск, предоставляемый для ухода за ребенком;
«У» и «УД» – учебные отпуска, оплачиваемый и за свой счет соответственно;
«ДО» – обозначает отпуск за свой счет, то есть без начисления оплаты;
«ПР» – прогул, установленный в ходе проведения служебного расследования;
«НН» в табеле – расшифровка этого кода обозначает отсутствие работника по неизвестным причинам. Как правило, он впоследствии заменяется на одну из вышеперечисленных причин неявки на рабочее место.

Предоставление дня отдыха в удобное для работника время, в случае, когда он работал в свои выходные (обозначается кодом «В»);
Один день, предоставляемый работнику за свой счет (обозначается кодом ОД);
Невыход сотрудника на рабочее место по договоренности с работодателем, только по заявлению, без отражения в табеле (будет отражаться буквой «Я»). Хотя данный случай идет вразрез с трудовым законодательством.

Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).

Последний вариант удобно использовать тем работодателям, у которых большая часть персонала работает в одном и том же режиме рабочего времени. А если в организации в связи со спецификой производственного процесса, допустим, применяется суммированный учет рабочего времени, то, конечно, имеет смысл фиксировать работу сотрудников каждый день.

«НН» — неявка по невыясненным причинам. Проставляется в табеле, если работодателю неизвестны причины, по которым работник не вышел на работу. Эта обозначение предполагает, что после выяснения причин оно может быть исправлено. Например, сотрудник не выходил на работу на протяжении недели, на телефонные звонки при этом не отвечал, связаться с ним другими способами не представлялось возможным. В табеле в это время проставляется «НН». Если через неделю работник появился и принес больничный, тогда «НН» может быть исправлено на «Б» (временная нетрудоспособность с назначением пособия).
«ОЗ» — отпуск без сохранения зарплаты, предусмотренный законодательством. Например, согласно нормам ст. 128 ТК РФ гражданам по их требованию обязаны предоставить до 5 рабочих дней в связи с регистрацией брака или смертью близких родственников. Если же речь идет об отпуске без сохранения зарплаты, предоставляемом по разрешению работодателя, проставляется «ДО» (неоплачиваемый дополнительный отпуск).
«НВ» — дополнительные выходные без сохранения зарплаты. Подразумевается, что выходной день в этом случае предоставляется работнику по решению работодателя сверх выходных, которые закреплены в трудовом законодательстве (проще говоря, это отгул). Если же за такой дополнительный выходной еще и сохраняется зарплата (например, при предоставлении дополнительных выходных донорам), то проставляется «ОВ» (оплачиваемый дополнительный выходной).
«ОЖ» — отпуск по уходу за ребенком до 3 лет. На протяжении всего времени декрета за сотрудником сохраняется рабочее место — значит, его фамилия проставляется в табеле, а напротив ставится соответствующая отметка.

Форма N Т-12. Представляет собой кадровый документ, в котором все графы оформляются вручную, а информация в него записывается ответственным лицом.
Форма N Т-13. В отличие от предыдущего случая, это электронная версия табеля. в электронном варианте не изменяется. Это удобный вариант для предприятий, на которых широко используется автоматическая обработка информации. После оформления в электронном виде листы должны быть распечатаны и подкреплены живыми подписями ответственных лиц: начальником отдела кадров (или человеком, исполняющим его должностные обязанности) и непосредственным руководителем подразделения (начальником, заведующим и т.д.).