Соглашение на подключение к электронному документообороту пфр

admin 21.01.2021 Комментариев нет

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Соглашение на подключение к электронному документообороту пфр». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Организации для начала документооборота с ПФР необходимо заполнить следующие документы:

заявление о подключении к электронному документообороту в 3 экземплярах;
соглашение о подключении к электронному документообороту в 2 экземплярах.

Вышеперечисленные документы необходимо передать в отделение Пенсионного фонда, с которым, собственно, и будет заключено соглашение. Предоставить их может либо руководитель, либо другое лицо, на основании доверенности от этой организации. Доверенность может быть составлена в произвольной форме, она должна содержать информацию о том, что данное физическое лицо имеет право доставлять и получать документы, связанные с оформлением подключения электронного обмена бумагами с Пенсионным фондом. Такую доверенность должен подписать руководитель, также в ней необходимо проставить печать организации-страхователя.

Перед заполнением заявления и соглашения необходимо определиться с выбором аккредитованного удостоверяющего центра или его уполномоченных представителей, которые берут на себя техническую сторону подключения по телекоммуникационным каналам связи. На сегодняшний день организаций, предоставляющих подобные услуги, более чем достаточно.

Что касается соглашения о подключении к электронному обмену документами, то его бланк можно скачать на сайте ПФР.

Содержание:

Система электронного документооборота ПФР

Суть заявления в том, что организация-страхователь намерена наладить обмен документами с Пенсионным фондом. В шапке заявления необходимо указать, в какое именно отделение вы подаете заявление, а ниже — дату, с которой необходимо подключить услугу. Затем заполняют следующие данные:

наименование организации;
ИНН, КПП;
регистрационный номер в ПФР;
данные о банке, в котором обслуживается данная организация;
юридический и фактический адрес;
среднесписочная численность сотрудников.

Неправильно заполненный бланк работники Пенсионного фонда вернут на исправление, поэтому будьте внимательны. Если вы получили бланк в Пенсионном фонде, то обычно реквизиты нужного отделения ведомства уже заполнены. Если вы скачали Соглашение о подключении к электронному документообороту без реквизитов Пенсионного фонда, то тогда вам необходимо прописать наименование и контактную информацию того отделения фонда, куда вы обратились. Необходимо также заполнить все данные страхователя. После этого надо подписать документ и поставить печать. Образец шапки этого документа представлен ниже.

Официальная форма соглашения об электронном документообороте (ЭДО) представлена в открытом доступе на сайте ПФ РФ. Также бланк можно получить в территориальном фонде по месту нахождения вашего учреждения. Заполнять реквизиты соглашения на ЭДО нужно внимательно. Если представители Пенсионного обнаружат ошибки, описки или неточности, то соглашение вернут на доработку, а срок подключения будет отодвинут.

С 1 по 17 февраля 2020 года работодатели в первый раз отчитываются по форме СЗВ-ТД. Под новую отчётность ПФР запускает новую информационную систему федерального уровня. Если раньше отчёты поступали сначала в региональную базу данных, а потом уже передавались в централизованную, то теперь они сразу будут попадать в единое, на всю Россию, хранилище.

Пока в этой системе будут обрабатываться отчёты СЗВ-ТД и исходящие документы ПФР о выявленных нарушениях и об уплате штрафов. Позднее на эту базу данных могут перевести и остальные формы.

Поскольку это новая система документооборота, в ней нужно заново регистрироваться независимо от того, заключали ли вы раньше Соглашение об обмене электронными документами с ПФР.

Чтобы зарегистрироваться в новом приёмном комплексе ПФР, нужно направить Заявление на подключение страхователя к электронному документообороту (ЗПЭД). Оно должно быть подписано лично страхователем.

Сделать это можно в электронном виде — через ту же систему, с помощью которой вы сдаёте отчётность. Заявление нужно заверить квалифицированной электронной подписью, выданной на имя руководителя организации.

Для регистрации в системе электронного документооборота ПФР страхователи направляют заявление на подключение к этой системе. Оно должно содержать:

регистрационный номер в ПФР;
регистрационный номер оператора электронного документооборота;
наименование страхователя в ПФР – юридического лица, оператора;
Ф.И.О. (при наличии) страхователя – физического лица;
сведения об адресе (месте нахождения) оператора;
контактный телефон и адрес электронной почты оператора;
страховой номер индивидуального лицевого счета (ИЛС) страхователя;
ИНН;
КПП;
сведения о представителе по доверенности.

ПФР в течение 2-х рабочих дней после получения заявления на подключение направляет уведомление о результате его рассмотрения с отметкой об удовлетворении или об отказе.

Плюсы электронного документооборота (ЭД) с ПФР очевидны:

вам не нужно лично посещать территориальный орган ПФР;
система ЭД позволяет оперативно исправлять выявленные в отчетности ошибки;
иные преимущества (обеспечение конфиденциальности передаваемой информации, возможность формирования на предприятии электронного архива всего документооборота с ПФР и др.).

Чтобы подключиться к ЭД, необходимо оформить с ПФР Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота.

Кроме того, для организации ЭД вам понадобится:

установить необходимое программное обеспечение (для формирования отчетов по установленным формам, криптографическое программное обеспечение);
воспользоваться услугами удостоверяющего центра по созданию и поддержке сертификатов ключей электронной подписи для ЭД ПФР;
назначить ответственное за организацию ЭД с ПФР лицо на вашем предприятии.

Сдавать отчетность в ПФР в электронном виде можно через аккредитованный удостоверяющий центр либо через уполномоченных представителей. Последний вариант будет дешевле, но первый — удобнее. Удостоверяющие центры предоставляют абсолютно все необходимое программное обеспечение (в том числе и собственную ЭЦП) и осуществляют техподдержку — бухгалтер может прямо на рабочем месте видеть: ушел ли отчет в фонд, вернулся на доработку с замечаниями или был принят без нареканий.

Как оформить заявление о подключении к электронному документообороту с ПФР

1.1. Абонент системы, Орган ПФР и их территориальные органы осуществляют обмен документами в электронном виде в Системе электронного документооборота Пенсионного фонда Российской Федерации на территории Ставропольского края (СЭД ПФР) в соответствии с Федеральным законом от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
1.2. Стороны признают, что использование в СЭД ПФР средств криптографической защиты информации (СКЗИ) «Верба-OW», которые реализуют шифрование и электронную цифровую подпись (ЭЦП), достаточно для обеспечения конфиденциальности информационного взаимодействия сторон при условии выполнения Сторонами «Требований к юридическим и физическим лицам, на которые распространяется действие лицензий ФАПСИ», а также для подтверждения того, что:
— электронный документ исходит от стороны, его передавшей (подтверждение авторства документа);
— электронный документ не претерпел изменений при информационном взаимодействии сторон (подтвер-ждение целостности и подлинности документа);
— электронный документ юридически эквивалентен документу на бумажном носителе.
1.3. Для работы в СЭД ПФР стороны руководствуются действующим законодательством Российской Фе-дерации, нормативными актами ПФР.

2.1. Абонент системы за свой счет приобретает, устанавливает и обеспечивает работоспособность аппаратных, аппаратно-программных средств защиты информации от несанкционированного доступа (НСД) и СКЗИ, необходимых для подключения к СЭД ПФР.
2.2. Абонент системы оплачивает средства связи и каналы связи, необходимые для работы в СЭД ПФР.
2.3. Изготовление и сертификацию ключей шифрования и ЭЦП для Абонента системы осуществляет Отдел по защите информации Органа ПФР на машинных носителях информации (МНИ) Абонента системы с соответствии с «Протоколом о взаимном доверии сторон при изготовлении и сертификации ключей» (Приложение 3).

3.1. Каждая Сторона имеет право в электронной форме передавать другой стороне в СЭД ПФР защищенные электронные документы. Форматы документов, порядок их подготовки, обработки и регламент документообо-рота определяются отдельными соглашениями Сторон.
3.2. Сторона, отправляющая электронный документ, обязана:
— провести проверку правильности оформления документа;
— при помощи СКЗИ произвести простановку ЭЦП на электронном документе и его шифрование с провер-кой правильности выполнения указанных функций.
3.3. Сторона, получившая электронный документ, обязана:
— направить отправителю уведомление о получении файла;
— произвести расшифрование и проверку ЭЦП лица, подписавшего документ;
— в случае успешного расшифрования и проверки ЭЦП провести проверку правильности оформления передающей стороной электронного документа.
Успешно расшифрованный электронный документ, с успешно проверенными электронными цифровыми подписями, необходимыми для данного типа электронного документа и оформленный надлежащим образом должен быть принят.
В случае отрицательных результатов проверок на любом этапе электронный документ не принимается, о чем уведомляется отправляющая сторона.

5.1. Стороны несут ответственность за использование информации в соответствии с законодательством Российской Федерации.
5.2. Стороны не несут ответственности за ущерб, возникший вследствие принятия электронных документов к исполнению со скомпрометированной ЭЦП, в случае получения информации о компрометации ЭЦП после принятия электронного документа к исполнению.
5.3. Стороны не несут ответственности за ущерб, возникший в результате:
— неправильного заполнения другой стороной электронных документов в СЭД ПФР;
— разглашения другой стороной системы паролей или доступности третьим лицам ключей шифрования и ЭЦП.
5.4. Стороны несут ответственность за сохранность программного обеспечения системы, архивов открытых ключей ЭЦП и электронных документов, размещенных на своих компьютерах.
5.5. Если одна из Сторон предъявляет другой Стороне претензии по электронному документу при наличии подтверждения другой стороны о получении такого документа, а другая Сторона не может представить архивную копию спорного электронного документа вследствие нарушения требований к хранению архива, которые оговоре-ны в пункте 4.2. настоящего Соглашения, виновной признается Сторона, не представившая архивную копию спорного документа.

8.1. Настоящее Соглашение заключается сроком на один год и вступает в силу с даты его подписания Сторонами. Соглашение автоматически продлевается на один год, если за 1 месяц до окончания срока его действия от Сторон не поступит письменного уведомления о его прекращении.
8.2. Изменения и дополнения в настоящее Соглашение могут вноситься только в письменном виде по взаимному согласию Сторон.
8.3. В случае нарушения одной из Сторон обязательств, предусмотренных данным Соглашением, другая Сторона вправе в одностороннем порядке расторгнуть настоящее Соглашение, уведомив об этом в письменном виде другую Сторону в 30-дневный срок.
Настоящее Соглашение составлено в двух экземплярах, каждая из которых имеет одинаковую юридиче-скую силу, по одному для каждой Стороны.

Заключить соглашение об обмене электронными документами с ПФР

К настоящему Соглашению прилагаются и являются его неотъемлемой частью:
Приложение 1. Требования к юридическим и физическим лицам, на которые распространяется действие лицензий ФАПСИ, выданных ПФР.
Приложение 2. Порядок разрешения споров и конфликтных ситуаций, возникающих при ведении элек-тронного документооборота ПФР
Приложение 3. Протокол о взаимном доверии Сторон при изготовлении и сертификации ключей СКЗИ.

9 июня 2020

В соответствии с пунктом 2 статьи 8 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 14, ст. 1401; 2019, N 51, ст. 7488) Правление Пенсионного фонда Российской Федерации постановляет:

1. Утвердить прилагаемый Порядок электронного документооборота между страхователями и Пенсионным фондом Российской Федерации при представлении сведений для индивидуального (персонифицированного) учета.

2. Признать утратившими силу порядок и условия направления в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи страхователю форм документов, используемых в целях привлечения страхователей к ответственности, предусмотренной статьей 17 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», утвержденный постановлением Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 11 января 2018 г. N 3п «Об утверждении формата, порядка и условий направления в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи страхователю форм документов, используемых в целях привлечения страхователей к ответственности, предусмотренной статьей 17 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (зарегистрировано Минюстом России 5 февраля 2018 г., регистрационный N 49887).

3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на Председателя Правления ПФР Топилина М.А.

Председатель

М. Топилин

Зарегистрировано в Минюсте РФ 5 июня 2020 г.

Регистрационный № 58604

Приложение
Утвержден
постановлением Правления ПФР
от 11 марта 2020 г.
N 178п

1. Настоящий Порядок электронного документооборота между страхователями и Пенсионным фондом Российской Федерации при представлении сведений для индивидуального (персонифицированного) учета определяет общие принципы, правила и условия организации информационного обмена при представлении страхователями сведений индивидуального (персонифицированного) учета в электронном виде (далее — представление индивидуальных сведений в электронном виде) и направлении в электронном виде страхователю документов, используемых в целях привлечения страхователей к ответственности, предусмотренной статьей 17 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 14, ст. 1401; 2019, N 51, ст. 7488) (далее — Федеральный закон от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ).

2. Участниками информационного обмена при осуществлении электронного документооборота являются:

страхователи, признаваемые таковыми в соответствии с абзацем четвертым статьи 1 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ, подпунктом 1 пункта 1 статьи 6 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. N 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2001, N 51, ст. 4832; 2018, N 49, ст. 7497) (далее — Федеральный закон от 15 декабря 2001 г. N 167-ФЗ), статьей 2 Федерального закона от 30 апреля 2008 г. N 56-ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, N 18, ст. 1943; 2014, N 30, ст. 4217) (далее — Страхователь);

Пенсионный фонд Российской Федерации;

операторы, обеспечивающие обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота между Пенсионным фондом Российской Федерации и страхователями (далее — Оператор).

3. Индивидуальные сведения могут быть представлены страхователем в Пенсионный фонд Российской Федерации в форме электронного документа с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, с использованием Личного кабинета страхователя на официальном сайте Пенсионного фонда Российской Федерации (далее — Кабинет страхователя), обеспечивающих возможность направления и получения однозначной и конфиденциальной информации, а также промежуточных сообщений и ответной информации в электронном виде, в том числе с использованием электронной подписи, в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.

4. Для регистрации в системе электронного документооборота ПФР Страхователи направляют заявление на подключение к системе электронного документооборота ПФР (далее — Заявление на подключение), которое содержит:

регистрационный номер Страхователя в ПФР;

регистрационный номер Оператора;

наименование Страхователя в ПФР (юридического лица), Оператора;

фамилию, имя, отчество (при наличии) Страхователя (физического лица);

сведения об адресе (месте нахождения) Оператора;

контактный телефон и адрес электронной почты Оператора;

страховой номер индивидуального лицевого счёта Страхователя;

индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН);

код причины постановки на учет (КПП);

сведения о представителе (в случае представления Страхователем индивидуальных сведений в электронном виде через представителя, осуществляющего свои полномочия на основании доверенности, выдаваемой в порядке, установленном статьей 185 Гражданского кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, N 32, ст. 3301; 2013, N 19, ст. 2327), или уполномоченного распорядительным актом).

5. ПФР в течение двух рабочих дней после получения Заявления на подключение направляет Страхователю уведомление о результате рассмотрения с отметкой об удовлетворении или об отказе в удовлетворении Заявления на подключение.

6. В случае если в Заявлении на подключение сведения о Страхователе внесены не полностью или содержат ошибки ПФР вправе отказать в удовлетворении Заявления на подключение.

7. В случае прекращения доверенности Страхователь направляет уведомление о прекращении полномочий представителя.

8. Для отключения Страхователя от системы электронного документооборота ПФР Страхователь направляет в ПФР заявление на отключение от системы электронного документооборота ПФР (далее — Заявление на отключение).

9. ПФР в течение двух рабочих дней после получения Заявления на отключение направляет Страхователю уведомление о результате рассмотрения с отметкой об удовлетворении Заявления на отключение.

ПФР урегулировал вопросы электронного документооборота со страхователями при предоставлении сведений для индивидуального (персонифицированного) учета. Прописаны способы направления данных.

Утратил силу порядок направления в электронном виде плательщикам страховых взносов документов, используемых для привлечения страхователей к ответственности.

Как подключиться к электронному документообороту с ПФР

Обязанность отчитываться в электронной форме возникает у тех компаний-страхователей, в которых среднесписочная численность работников превышает 25 человек, — об этом сказано в ст. 15 Федерального закона «О страховых взносах» от 24.07.2009 № 212-ФЗ. Такие работодатели должны заверять свои отчеты в ПФР усиленной квалифицированной электронной цифровой подписью и направлять по ТКС. Для этого им, конечно же, нужна такая подпись, а также бланк соглашения об электронном документообороте с ПФР-2019. Все остальные работодатели: предприниматели, частные нотариусы и адвокаты, имеющие наемных работников, и юридические лица могут осуществлять ЭДО с ПФР по своему желанию. Правда, у самого Фонда есть целый ряд аргументов, почему это удобно и надежно. Вот только некоторые из них:

бухгалтер не должен тратить рабочее время на поездку в отделение ПФР;
исключена вероятность ошибки при переносе данных из бумажного отчета в базу данных Фонда;
сдать отчет можно в любое удобное время (вечером и в выходные);
в перспективе ЭДО станет обязательным для всех, независимо от количества работников.

Конечно, для того чтобы начать сдавать отчеты таким способом, придется понести затраты: как временные, так и финансовые. Получение квалифицированной электронной подписи стоит денег, как и договор на передачу данных и установку необходимого программного обеспечения. Хотя обычно удостоверяющие центры за общую плату могут предоставить своим клиентам как ЭПЦ, так и ПО с техподдержкой. Абсолютно бесплатно работодатель может только скачать соглашение с ПФР об электронном документообороте и заявление на подключение.

Начинать писать заявление на электронный документооборот с ПФР нужно только после того, как страхователь выбрал уполномоченного представителя или удостоверяющий центр, который будет оказывать услуги по передаче данных по ТКС. Это связано с тем, что в документе нужно обязательно привести данные такой компании. Кроме этого, придется подробно указать следующие сведения:

наименование, ИНН и ОГРН организации;
ее юридический и фактический адрес;
регистрационный номер в системе ПФР;
банковские реквизиты;
среднесписочную численность работников;
данные оператора связи;
другую необходимую информацию.

Электронная отчетность придумана не просто так – этот способ связи с государственными органами обеспечивает оперативность, надежность и достоверность.

Вся информация передается в зашифрованном виде, и прочесть ее может только сотрудник Пенсионного фонда, имеющий ключ к расшифровке послания.

Специалисты бухгалтерских отделов освобождены от обязанности каждый раз ездить в территориальный отдел фонда и сидеть в очередях, кроме того, сводится на нет возможность ошибок при ручном внесении данных из распечатанных отчетов в компьютеры инспекторов. Иными словами, происходит экономия времени, а человеческий фактор утрачивает свое значение.

Единственный небольшой минус заключается в том, что для того, чтобы перейти на электронную сдачу отчетности, организации придется для начала обзавестись собственной электронной цифровой подписью. И то – минусом это можно считать довольно условно, поскольку электронная подпись существенно расширяет возможности любого предприятия в плане делового документооборота, придавая любой бумаге статус юридического документа.

Таким образом, электронная передача данных в государственные структуры возможна только при одном условии: у компании должна быть официально зарегистрированная цифровая подпись.

Причем это требование распространяется не только на юридические лица (предприятия и организации), но и на индивидуальных предпринимателей, адвокатов, нотариусов и пр. – то есть всех тех, кто имеет работников в найме.

ПФР принимает отчетность:

через посредничество специальных уполномоченных агентов (представителей);
через удостоверяющие центры, имеющих аккредитацию.

Оба эти варианта имеют востребованность, поскольку первый значительно более удобен и прост (удостоверяющие центры имеют в своем распоряжении все нужные технологии, в т.ч. и собственную цифровую печать, а также обеспечивают полную техническую поддержку клиентов), а второй – менее затратен.

Но вне зависимости от того, каким именно способом компания решит сдавать отчетность, прежде всего, необходимо заключить с местным отделом ПФР Соглашение об электронном документообороте, а для этого необходимо написать соответствующее заявление.

Для того, чтобы предприятие получило возможность использовать систему электронного документооборота, необходимо наличие технической оснащенности рабочего места, с которого будет осуществляться обмен информацией с органом ПФР, в частности:

доступа в интернет;
программного обеспечения подготовки и отправки отчетности;
антивирусного программного обеспечения (необязательное условие);
криптографического программного обеспечения, совместимого с используемым ПФР.

Для использования ЭЦП необходимо также наличие сертификата ключа ЭЦП руководителя организации. Сертификат ключа подписи — документ на бумажном носителе или электронный документ, которые выдаются удостоверяющим центром участнику информационной системы для подтверждения подлинности электронной цифровой подписи и идентификации владельца сертификата ключа подписи.

Вопрос о возможности и порядке представления информации в электронной форме решается территориальным органом ПФР совместно с конкретным страхователем и оформляется «Соглашением об обмене электронными документами в системе электронного документооборота».

Подключение к электронному документообороту с ПФР

При представлении индивидуальных сведений страхователь соблюдает следующий порядок:

Формирует файлы со сведениями о застрахованных лицах и иными необходимыми сведениями для отправки в орган ПФР.
Проверяет правильность подготовки отчета, при необходимости устраняет ошибки.
Подписывает сведения о застрахованных лицах своей ЭЦП и в зашифрованном виде отправляет в орган ПФР. При этом отправленные сведения считаются представленными своевременно, если дата их поступления в территориальный орган ПФР будет не позднее срока, установленного действующим законодательством РФ.
В течение двух рабочих дней с момента отправки документа страхователь получает квитанцию о его доставке в орган ПФР и сохраняет ее.
В течение четырех рабочих дней с момента отправки сведений получает в зашифрованном виде протокол контроля сведений, содержащихся в переданных в ПФР файлах (расчетов РСВ, данных персонифицированного учета и пр.), подписанный ЭЦП органа ПФР.
Отправляет в орган ПФР квитанцию о доставке протокола контроля, подписанную ЭЦП страхователя, что является подтверждением получения протокола. Протокол контроля страхователь сохраняет в своем архиве.
Если в протоколе содержится информация о том, что переданные в ПФР сведения не прошли контроль, то страхователь устраняет указанные в протоколе ошибки и повторяет всю процедуру представления сведений.
Если страхователь не получил от органа ПФР в установленное время квитанцию о доставке сведений или протокол контроля сведений, он заявляет органу ПФР о данном факте, выясняет причину отсутствия квитанции и при необходимости повторяет процедуру представления сведений.
В случае возникновения технических сбоев на стороне органа ПФР страхователь через своего оператора связи получает соответствующее сообщение.

Программа «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ЗУП) начиная с версии 2.5.26 снабжена механизмом обмена документами в электронном виде между страхователями и органами ПФР.

Для того, чтобы воспользоваться возможностью информационного взаимодействия с ПФР в ЗУП, на компьютере пользователя должно быть установлено лицензионное средство криптографической защиты информации КриптоПро CSP версии 3.0 или выше. Также в системных хранилищах цифровых сертификатов операционной системы должны быть зарегистрированы:

сертификат ключа ЭЦП руководителя организации;
сертификат удостоверяющего центра и список отозванных сертификатов, регулярно обновляемый по данным удостоверяющим центром;
сертификат открытого ключа подписи отделения ПФР.

Сертификат открытого ключа подписи отделения ПФР и список отозванных сертификатов пользователь «1С:Предприятия» должен получить в удостоверяющем центре при регистрации его как участника электронного документооборота по телекоммуникационным каналам связи.

Для корректной работы электронного обмена, в программе ЗУП должны быть обязательно заданы определенные настройки. В частности, должна быть введена информация об отделении ПФР, с которым предполагается осуществлять обмен данными. Для ввода и хранения такой информации предназанчен специализированный справочник Органы ПФР.

Также необходимо задать информацию о почтовом сервере, на котором у страхователя заведены учетные записи для целей обмена с этим контролирующим органом. Эта информация предоставляется страхователю при регистрации его в качестве абонента системы информационного взаимодействия с ПФР по каналам связи. Информация о сервере хранится в справочнике Серверы документооборота. Здесь указывается адрес электронной почты, на который будут отправляться сообщения в ПФР.

Далее следует выполнить настройку учетной записи страхователя. Данные учетных записей регистрируются в справочнике Учетные записи документооборота. Для учетной записи страхователя указывается:

почтовый адрес — адрес электронной почты страхователя на сервере ПФР;
параметры доступа к почтовому серверу органа ПФР, через который планируется организовать обмен;
цифровой сертификат руководителя, выбираемый из списка сертификатов, зарегистрированных в системном хранилище личных сертификатов;
цифровой сертификат ответственного лица, который должен использоваться для целей шифрования. Ответственное лицо, сертификат которого будет использоваться для шифрования, отдельно указывается при получении ЭЦП в удостоверяющем центре.

Для каждой учетной записи страхователя можно задать интервал автоматического обмена — это период времени, через который программа будет доставлять новые и отправлять готовые к отправке сообщения.

Дополнительные настройки учетной записи позволяют отрегулировать процедуру обмена таким образом, чтобы осуществлять требуемый регламент обмена всеми типами документов полностью автоматически, без участия пользователя. В то же время существует возможность ручного формирования подтверждений на входящие сообщения и ручного шифрования и расшифровки сообщений.

В форме учетной записи реализована кнопка проверки заданных настроек. По этой кнопке программа попытается подключиться к активному почтовому серверу с заданными параметрами, а также проверит корректность заполнения критичных для документооборота реквизитов, достоверность сертификатов ответственных лиц организации, почтового сервера и органа ПФР.

Теперь каждую организацию предприятия, от имени которой подаются сведения в ПФР, необходимо привязать к одной из настроенных учетных записей. Для этого в форме элемента справочника Организации на закладке Документооборот необходимо отметить верхнюю позицию переключателя Использовать встроенный механизм информационного взаимодействия по каналам связи и указать соответствующую учетную запись.

В органы ПФР страхователям передается два типа отчетности: отчеты по расчету страховых взносов РСВ-1, РСВ-2, РВ-3 и отчетность по персонифицированному учету. В программе ЗУП процедура подготовки отчетности не изменилась и, как прежде, работа с отчетами по расчету страховых взносов производится из формы Регламентированная и финансовая отчетность, а данные персонифицированного учета собираются с помощью специализированных документов программы*.

Примечание:
* Подробнее читайте на ИТС, раздел «Налоги и взносы».

При работе с отчетами или документами ПФР по организации, для которой указана учетная запись электронного документооборота, пользователь сразу увидит дополнительные, новые, поля на формах и команды на верхней командной панели — инструменты нового механизма электронного документооборота (см. рис. 1).

Как уже говорилось, обмен данными с органом ПФР не ограничивается отправкой сообщения. После того как сообщение отправлено, необходимо получить от ПФР квитанцию о доставке, протокол с результатами проверки отчета и отправить в ПФР квитанцию о получении протокола. ЗУП позволяет осуществлять все эти действия в автоматическом режиме, однако предоставляет пользователю доступные и наглядные средства для контроля за процессом обмена.

Следить за прохождением электронным документом всех требуемых по регламенту этапов документооборота можно непосредственно в форме Регламентированная и финансовая отчетность. При нажатии на верхней командной панели кнопки Отображать циклы обмена, в нижней части журнала отчетов будет показан фрагмент журнала обмена, в котором графически будет отображаться цикл обмена электронными документами с отделением ПФР, относящийся к отчету, выбранному в верхней части формы.

В процессе прохождения электронными документами этапов цикла обмена, будут заполняться колонки журнала обмена, каждая из которых соответствует определенному этапу цикла обмена (слева направо):
отправка первичного сообщения с формой отчетности
получение квитанции о доставке отчета. Статус отчета переводится в состояние «Доставлен»
получение протокола входного контроля. В зависимости от результата входного контроля, статус отчета меняется на «Сдан» или «Не приянят» отправка квитанции о получении (доставке) протокола контроля

В зависимости от вида отправленных и полученных сообщений, будет меняться статус отчета в журнале отчетов.

При необходимости может быть открыта форма электронного сообщения, в которой можно увидеть, какие именно проблемы возникли в процессе обмена, и сразу внести необходимые коррективы. Для получения детальной информации о прохождении электронными документами необходимых этапов цикла обмена предназначена форма цикла обмена.

В форме цикла обмена можно:

увидеть и, при необходимости, открыть для редактирования информацию о субъектах переписки;
перейти к исходному расчету страховых взносов;
получить общую информацию о состоянии цикла;
просмотреть информацию об отправленных и полученных сообщениях, об их статусах, времени получения (формирования);
открыть любой электронный документ из цикла обмена и просмотреть его содержимое;
в случае возникновения каких-либо ошибок в цикле обмена — принять меры для их устранения.

Чтобы отправлять СЗВ‑ТД, нужно зарегистрироваться в новом приёмном комплексе ПФР

Контроль за исполнением регламента электронного документооборота при представлении в ПФР отчетности по персонифицированному учету выполняется в специализированном журнале обмена. Открыть журнал обмена, соответствующей конкретному отчету с данными персонифицированного учета можно, нажав в верхней командной панели формы соответствующего документа персонифицированного учета кнопку Отправка и выбрав пункт Показать отправки.

После этого будет открыта форма журнала обмена, в которой установлен отбор по отправкам выбранного отчета, рис. 2.

ПФР предоставляет страхователю два способа предоставления индивидуальных сведений в электронном виде:

через «Кабинет страхователя» портала электронных сервисов ПФР (КС);
через телекоммуникационные каналы связи.

Как известно, в настоящее время первый способ не применяется. Для бухгалтеров это будет новацией.

Вообще, ПФР принимает отчетность в двух видах: бумажном и электронном. Правда, правило это касается только малых предприятий, с небольшим количеством наемных работников.

Если на предприятии числится свыше 25 человек (среднесписочный параметр), то отчетность во все внебюджетные фонды нужно подавать только в электронном формате.

бухгалтер не должен тратить рабочее время на поездку в отделение ПФР;
исключена вероятность ошибки при переносе данных из бумажного отчета в базу данных Фонда;
сдать отчет можно в любое удобное время (вечером и в выходные);
в перспективе ЭДО станет обязательным для всех, независимо от количества работников.

Новый регламент 2020 электронного документооборота с ПФР по персучёту

Для предоставления права сдавать индивидуальные сведения представителем страхователя необходимо подать электронный документ «Уведомление о предоставлении полномочий представителю», подписанный УКЭП руководителя либо иных лиц, уполномоченных на это приказом или доверенностью от имени страхователя.

В случае если страхователь не является участником информационного обмена в рамках ЭДО ПФР, то для представления индивидуальных сведений через представителя ему необходимо лично или через представителя уведомить территориальный орган ПФР о праве представителя формировать и подписывать индивидуальные сведения страхователя, предоставив оригиналы документов, подтверждающих полномочия.

Для отзыва права представителя страхователю необходимо подать электронный документ «Уведомление о прекращении полномочий представителя», подписанный УКЭП руководителя либо иных лиц, уполномоченных на это приказом организации или доверенностью от имени страхователя.

Представление индивидуальных сведений в электронном виде по ТКС возможно при наличии у страхователя программного обеспечения, которое осуществляет:

формирование индивидуальных сведений в соответствии с форматами, порядком и условиями, установленными ПФР, для их последующей передачи в виде электронных документов по ТКС;
прием и отправку технологических электронных документов, сопровождающих электронный документооборот между страхователем и органами системы ПФР;
шифрование при отправке и расшифрование при получении информации с использованием СКЗИ;
подписание электронных документов при передаче информации и проверку УКЭП.

ПФР в течение одного рабочего дня с момента поступления электронных документов отправляет электронный документ «Уведомление о доставке».

В течение трех рабочих дней с момента направления уведомления о доставке ПФР выполняет следующие действия:

1) проверяет УКЭП Оператора и состав пакета;

2) расшифровывает входящие документы.

В случае выявления ошибок по первым двум пунктам отправляется электронный документ «Уведомление об отказе в приеме пакета».

3) проверяет УКЭП страхователя.

4) осуществляет проверку индивидуальных сведений программами ПФР на соответствие формы, формата и порядка заполнения;

По результатам этих двух проверок ПФР формирует и отправляет страхователю протокол проверок или «Уведомление об устранении ошибок и (или) несоответствий между представленными страхователем сведениями и сведениями, имеющимися у ПФР».

Представление индивидуальных сведений в электронном виде через КС возможно при наличии у страхователя:

средств доступа к ИТКС «Интернет»;
программного обеспечения для подписания электронных документов УКЭП.

Индивидуальные сведения, предоставляемые страхователем (представителем) с помощью сервисов КС, должны быть подписаны УКЭП уполномоченного лица страхователя (представителя).

ПФР в течение трех рабочих дней проверяет УКЭП уполномоченного лица страхователя (представителя) и осуществляет проверку индивидуальных сведений программами ПФР на соответствие формы, формата и порядка заполнения, по результатам которой формируются и отправляются протокол проверки или «Уведомление об устранении ошибок и (или) несоответствий между представленными страхователем сведениями и сведениями, имеющимися у ПФР».

Страхователь вправе направить в орган ПФР по месту регистрации обращение (заявление, возражение, запрос и др.), направление которого предусмотрено законодательством РФ и относится к компетенции ПФР, в форме электронного документа.

Датой предоставления документов страхователя считается дата, зафиксированная в электронном документе «Квитанции о регистрации», сформированном КС.

Датой получения документов от органов ПФР страхователем (представителем) считается дата их размещения в КС.

При размещении в КС документов от органов ПФР автоматически формируется и размещается в КС электронный документ «Уведомление о доставке».

При представлении сведений персучета через КС на портале электронных сервисов ПФР для организации защищенного удаленного подключения страхователей (представителей) должны использоваться шифрованные транспортные механизмы и сертификаты безопасности, применяемые на портале электронных сервисов ПФР. Представление сведений индивидуального (персонифицированного) учета страхователей без установления защищенного удаленного подключения не допускается.

Чтобы получить бланк соглашения об электронном документообороте, вам нужно просто зайти в пфр, которое курирует область или город, где вы проживаете.

Если нет возможности сходить в пенсионный фонд, то скачайте бланк соглашения с пфр об электронном документообороте с официального сайта этого учреждения.

Соглашения создаются в количестве двух штук, ибо один экземпляр остается у сотрудников Пенсионного фонда Российской Федерации, а другой — у написавшего заявление. Кстати, оба написанных экземпляра соглашения должны быть заверены и подписаны сотрудниками пфр.

Итак, давайте теперь подробнее остановимся непосредственно на заполнении соглашения с пенсионным фондом Российской федерации об электронном документообороте.

Сразу оговоримся, что неправильно написанное соглашение сотрудники пфр у вас просто не примут, поэтому особенно важно все сделать правильно сразу, ведь это сэкономит вам время и нервы.

Для этого мы рекомендуем вам скачать образец соглашения с пфр об электронном документообороте, который располагается в самом конце нашей статьи.

Наиболее популярная ошибка в составлении заявления об электронном документообороте с пфр является халатное и неточное предоставление реквизитов своей компании

Отнеситесь к этому внимательно и скрупулезно. Если возникают какие-либо туманности и непонятные моменты в соглашении, то смело обращайтесь к сотрудникам пенсионного фонда Российской Федерации. У вас есть такая возможность, ведь оба экземпляра заявления вам нужно будет отнести в пфр.

В соглашении об электронном документообороте обязательно укажите реквизиты, наименование и контактную информацию, которая касается отделения пенсионного фонда Российской Федерации, в который вы обращаетесь.

Следует прописать и все данные страхователя. Если у вас нет на руках этой информации, то вы можете её получить в местном отделе пфр.

В том случае, когда страхователь – это сотрудник компании, на имя которой пишется соглашение, то здесь мы даем полную информационную выкладку об организации.

Если мы внимательно прочитаем бланк соглашения с пфр об электронном документообороте, то увидим там следующие условия: с подписанием этой бумаги вы можете рассчитывать на обмен информацией с пенсионным фондом Российской Федерации посредством интернета, факса и других современных коммуникационных систем.

Но есть одно условие: вам нужно иметь ЭЦП. Что такое эцп? Эцп сокращенно называют электронную цифровую подпись. То есть это та форма, которая в электронном документообороте заменяет «бумажную».

Сразу предупредим, что электронную цифровую подпись для своей компании лучше сделать сразу после открытия, ибо она в дальнейшем может заметно облегчить жизнь своим сотрудникам.

Но, как и все хорошее в этом мире, это средство не является бесплатной опцией. В среднем за создание электронной цифровой подписи специалисты берут тысяч шесть или семь рублей. Естественно, стоимость может отличаться, в зависимости от региона проживания, а также в зависимости от финансовой ситуации в стране.

Электронные документы — это информация, представленная в виде набора символов, хранящаяся на цифровых носителях (жесткий диск, USB накопитель, облачный сервер и т. д.).

Система для организованного обмена такими документами называется электронным документооборотом (ЭДО).

Если организация решила отправлять отчетность в электронной форме, она получает следующие преимущества:

пропадает необходимость физического посещения территориального органа ПФР, что ведет к снижению транспортных затрат;
процесс передачи информации по телекоммуникационным каналам связи занимает считанные секунды;
распечатки и подписи отчетов больше не нужны, экономится время и канцелярские расходники;
редактировать и просматривать цифровую документацию могут несколько человек одновременно;
в цифровой форме проще найти и исправить недочеты, что минимизирует возможные штрафы.

Пользуясь электронным документооборотом, страхователь, не покидая рабочего места, высылает в ПФР нужные сведения.

Внимание! Документы нужно проверить программой (предоставляется на сайте ПФР) на предмет ошибок, после чего фонд вышлет протокол проверки.

ЭДО также позволяет получать рассылки из Пенсионного фонда, ответы на запросы и отправлять электронную почту.

Заявление в ПФР на подключение электронной отчетности

ПФР старается убедить своих клиентов в необходимости перехода на электронный документооборот. Уже порядка 80% всех сотрудничающих организаций предоставляют отчетность в электронном виде. В список отсылаемых документов входят:

личная информация о застрахованных гражданах и личная информация за предыдущие отчетные периоды, если ее необходимо откорректировать;
сведения на сотрудников, которые обратились за пенсией;
отчеты по выплаченным взносам в виде обязательного страхования в ПФР;
заявления граждан, желающих осуществлять дополнительные страховые взносы;
реестры граждан, за которых вносились дополнительные выплаты.

Важно! Страхователь обязан лично выбрать Удостоверяющий центр и технологию отправки данных. Большинство технологий, которые использует ПФР, совместимы с аналогичными программами отправки отчетов в другие государственные учреждения (ФНС и т. д.).

При переходе на ЭДО предоставлять отчетность во все госструктуры станет проще в разы.

Чтобы выполнить требования Пенсионного фонда и высылать отчеты в электронном виде, страхователь обязан заключить соответствующий договор, позволяющий подключиться к системе ЭДО ПФР. Работу системы обеспечивают операторы, которых в Российской Федерации более 100.

Весь процесс можно разделить на 6 основных этапов.

Вначале работодателю нужно выбрать оператора — компанию, предоставляющую услуги по пересылке документов. Помимо прямых обязанностей по обмену документации, компания обеспечивает защиту данных и техническое обслуживание телекоммуникационных каналов связи.

Сотрудничать можно с операторами, которые имеют аккредитацию Пенсионного фонда.Список аккредитованных компаний имеется на сайте фонда.

Сотрудничество основывается на договоре между страхователем и оператором. При его заключении, стоит обратить внимание на такие пункты:

полный список услуг (гарантия безопасности, круглосуточная поддержка и т. д.);
стоимость услуг;
санкции в случае нарушения обязанностей.

Совет! Существует 4 спецоператора, контролирующих более 80% рынка. Они задают тарифы и услуги конкурентам. Это «СКБ Контур», «Такском», «Тензор», «Калуга Астрал». Рационально выбрать одну из этих компаний.

Цифровые сведения должны сопровождаться виртуальной подписью (ЭЦП). Для этого необходимо владеть ключом цифровой подписи. ЭЦП выдает Удостоверяющий центр, который аккредитуется Минсвязи.

На данном этапе также потребуется заключить соглашение, для которого понадобится:

заявление с просьбой выдать инструменты криптографической защиты;
нотариально заверенные копии документов ИП (компании).
документация, которая подтвердит право владельца ЭЦП подписывать отчетность Пенсионного фонда. Если ключ оформляется на представителя организации, а не директора, нужна доверенность.

Полный список аккредитованных компаний также можно найти на официальном портале фонда.

ЭДО подразумевает наличие специализированного программного обеспечения. Оптимальным вариантом является наличие соответствующего пункта в договоре с оператором. Если в соглашении с компанией такого условия нет, представителю организации следует найти специалиста.

Выбирая ПО, нужно обратить внимание на совместимость с программами Пенсионного фонда.

Новый порядок электронного обмена с ПФР

ЭД с ПФР проводится по утвержденной им инструкции. Регламент несколько специфичен. Согласно ему, после отправки отчета страхователь получает от ПФР:

по истечении 4 рабочих дней — подтверждение доставки с указанием даты и времени доставки файла в территориальный орган ПФ;
в течение еще 6 рабочих дней управление ПФР высылает протокол с результатом проверки.

Результат, полученный от Пенсионного фонда, может быть положительным, свидетельствующим о согласовании переданного отчета, или отрицательным – констатирующим его неприятие. В первом случае датой представления отчетности считается дата формирования уведомления о подтверждении доставки, во втором отчетность фигурирует как непредставленная.Страхователь обязан устранить ошибки и подать ее еще раз.

Из этого следует, что во избежание просрочки в случае ошибки следует подавать документы заблаговременно – как минимум за 11 дней до окончательной даты приема. Благо, что при установленных строках (15 число второго месяца после отчетного периода) это не составляет проблемы.

Организациям и предпринимателям, которые сдают , требуется учитывать специфику обработки данных форм, чтобы подать документы вовремя и не штрафы за просрочку.

Датой сдачи электронной формы отчетности считается дата и время, которые были сформированы при создании квитанции о приеме приемным шлюзом ПФР. На основании установленных нормативов, квитанция может быть сформирована в течение двух дней.

Сдача отчетности в ПФР в электронной форме дисциплинирует организации, и для того, чтобы избежать штрафных санкций, им рекомендуется:

осуществлять все процедуры по получению доступа к электронной отчетности и по установке требуемого программного обеспечения заранее, желательно в до-отчетный период;
подавать необходимые декларации и отчеты в налоговую инспекцию заранее – минимум за сутки до окончания приема документов.